Учет расчетов с подотчетными лицами

     При приобретении товарно-материальных ценностей  подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).

     Если  материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателя либо другие документы, подтверждающие расход. 

     3.3 Учет компенсаций  за использование личного транспорта 

     Сотрудниками  организации могут выдаваться средства за использование автотранспорта. При  этом затраты могут быть компенсированы либо в форме выплат в фиксированной  сумме за использование в служебных  целях личного автотранспорта, либо в виде арендной платы, заработной платы. При этом часто средства на использование автотранспорта, на закупку ГСМ, ремонт выдаются в подотчет.

     Компенсация за использование для служебных  поездок личных легковых автомобилей  осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 г. № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» и приказом Минфин РФ от 04.02.2000 г. № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личного легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».

     Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 установлены  следующие требования для выплаты  компенсации:

     1) если работа по роду производственной  деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;

     2) наличие приказа руководителя  предприятия, устанавливающего размер  и условия оплаты. Размер компенсации  устанавливается в зависимости  от интенсивности использования автомобиля и предусматривает возмещение затрат по эксплуатации автомобиля, его амортизацию, стоимость горюче – смазочных материалов, расходы на техническое обслуживание и технический ремонт;

     3) представление в бухгалтерию  организации копии технического паспорта личного автомобиля;

     4) компенсация выплачивается один  раз в месяц независимо от  количества календарных дней;

     5) компенсация не выплачивается  за время, когда личный автомобиль  не эксплуатировался (за время  нахождения в отпуске, командировке, за время болезни и по другим причинам).

     При этом компенсация выплачивается  с разрешения вышестоящих органов  в пределах ассигнований на содержание данного вида транспорта, предусмотренных  на эти цели сметой соответствующих  расходов.

     Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять указанные выше нормы с увеличением до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легкового автомобиля и мотоцикла.

     При использовании для служебных  поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается в размерах, установленных для отечественных машин соответствующего класса.

     Суммы начисленных компенсаций за использование  личных автомобилей отражают по дебету счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 

     

4. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные (подотчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     При журнально-ордерной форме учета  операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это  комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера на расхождение в  суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенных арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода. 

     

5. Учет  представительских  расходов

 

     Во  многих организациях для осуществления  успешной финансово-хозяйственной  деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные  с коммерческой деятельностью расходы предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.

     К представительским расходам относят  расходы на официальный прием  и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах  в целях установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах (транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечение заболеваний.

     Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот отчетный период.

     При этом произведенные расходы должны быть обоснованы, приложенными к исполнительной смете правильно оформленными документами. Первичные документы фиксируют  факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся чеки, квитанции, акты закупки, заполненные по установленной форме и обеспечивающие достоверность отражения в учете операций. При этом в случае невозможности подтверждения расходов документами соответствующие суммы учитываются при обложении подоходным налогом физического лица, получившего средства под отчет. Также личными доходами сотрудников с вытекающими из этого последствиями считаются потраченные на представительские расходы средства при отсутствии смет расходов, указаний конкретных лиц, участвующих во встрече с одной стороны и с другой стороны.

     Число лиц, участвующих в переговорах  со стороны принимающей организации, не должно превышать число представителей других предприятий (по аналогии с бюджетными организациями, для которых установлено  данное правило по отношению к официальному приему иностранных делегаций). Также для бюджетных организаций определено, что количество сопровождающих иностранную делегацию лиц и переводчиков определяется из расчета: один сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.

     Сотрудники  организации, получив средства в  подотчет на представительские расходы, обязаны отчитаться в течение  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Данным сроком, очевидно, является последний день приема представителей другого предприятия.

     Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также  авансовый отчет с приложенными счетами из магазинов, гостиницы, ресторана, театральными билетами. 

     3.6 Совершенствование  учета расчетов  с подотчетными лицами 

     1С:Бухгалтерия  – это универсальная бухгалтерская  программа, которая на сегодняшний  день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

     Возможности 1С:

     1) Ведение аналитического и синтетического  учета;

     2) Ведение количественного и многовалютного  учета;

     3) Заполнение и выведение на  печать первичных документов;

     4) Получение автоматически бухгалтерских  итогов;

     5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.

     В 1С: Бухгалтерия можно реализовать  и собственную схему автоматизации  бухгалтерского учета, которая будет  существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.

     На  предприятии МУП «Кристалл» бухгалтерский  учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.

     Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

     При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

     Если  представляется авансовый отчет  о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

     Если  расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности  или перерасхода по предыдущему  авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

     При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

     Если  аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).

     В реквизите «Сумма» следует указать  сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление  ценностей, рекомендуется оформлять  предусмотренный для этого документами  конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.

     Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».