Учет расчетов с подотчетными лицами

     Гостиницы при оказании услуг в обязательном порядке должны применять контрольно–кассовые машины (ККМ) при расчетах с заказчиками, в том числе и с иностранными физическими лицами, как правило, гостиницы дают счет, подтверждающий заключение договора на оказание услуг по найму жилья и чек ККМ.

     Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы производятся работником только с разрешения работодателя. К таким расходам можно отнести :

     - расходы по оплате услуг связи;

     - дополнительные услуги, связанные  с наймом жилья (в том числе  бронирование номера).

     - другие расходы, определенные  работодателем.

     Вернувшись  из командировки работник должен в  течение трех дней сдать в бухгалтерию  авансовый отчет о суммах, которые  он там потратил. об этом сказано  в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. К авансовому отчету сотрудник прикладывает командировочное удостоверение и первичные документы, чтобы подтвердить свои расходы (билеты, счета, чеки и т.д.).

     Командировки  за пределы России.

     Как указывалось выше, правоотношения работника  и работодателя определяются Трудовым кодексом РФ. Отдельно стоит отметить главу 53 Трудового кодекса РФ, которая  регулирует труд работников, направляемых на работу в дипломатические представительства и консульские учреждения РФ, а также в представительства федеральных органов исполнительской власти и государственных учреждений РФ за границей. В то же время основные положения и условия направления работников в заграничные командировки, а также оплата их труда регламентируются постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г.№ 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей» (далее – Правила № 365). Данное постановление в настоящее время применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству РФ. Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и в страны СНГ.

     Действие  положений статьи 168 Трудового кодекса  РФ распространяется и на служебные командировки за пределы Российской Федерации. В соответствии с нормами данной статьи работнику при заграничной командировке работодателем возмещаются следующие расходы:

     - расходы по проезду;

     - расходы по найму жилья;

     - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

     - иные расходы, произведенные работником  с разрешения работодателя.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками за пределы  Российской Федерации, определяются коллективным договором или локальны нормативным  актом организации.

     Размеры возмещения командировочных расходов при загранкомандировках не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

     Размеры суточных при загранкомандировках  установлены постановлением Правительства  РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере  и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (далее – Постановление № 1261). В соответствии с пунктом 2 Постановления № 1261 Минфин России по согласованию с Министерством иностранных дел РФ при необходимости вносит изменения в размеры суточных, предусмотренные данным постановлением. Кроме того, Минфину России поручено устанавливать размеры суточных при краткосрочных командировках, если их размеры не были установлены.

     С 1 января 2003 г. размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (далее – Приказ № 92н).

     При выплатах суточных необходимо помнить следующие положения Постановления № 1261.

     1) Если работник в период краткосрочной  командировки за границу обеспечивается  иностранной валютой на личные  расходы за счет принимающей  стороны, то организация (направляющая  сторона) выплату суточных лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением № 1261.

     2) В случае пребывания работника  в краткосрочной командировке  за границей более 60 дней выплата  суточных, начиная с 61 дня, производится  в размерах, установленных для  работников загранучреждений Российской  Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

     3) Работникам, выехавшим в командировки  за границу и возвратившимся  в Россию в тот же день, суточные  в иностранной валюте выплачиваются  в размере 50 % нормы.

     Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При выезде из Российской Федерации со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется, а при въезде в Россию со дня пересечения границы – по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по таможенной отметки в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется. Данные разъяснения были приведены в письме Минтруда РФ и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037- ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».

     Рассмотрим  изложенные положения на примерах.

     Пунктом 7 Постановления № 1261 определено, что  предельные нормы возмещения расходов по найму жилья при загранкомандировках  устанавливает Минфин России по согласованию с Министерством Иностранных дел РФ. С 1 января 2003 г. приказом Минфина РФ от 04 марта 2003 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (далее – Приказ № 15н) установлены указанные предельные нормы. В связи с ведением с 1 января 2003 г. главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ нормы, установленные Приказом № 15н используется исключительно для организаций бюджетного финансирования, а также в качестве нижнего предела при установлении организацией норм возмещения расходов по найму жилого помещения при загранкомандировках.

     При определении пределов возмещения расходов на проезд командированного работника  за рубеж в служебную командировку следует руководствоваться пунктом 10 Правил, установленных постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. № 365 «Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей». В соответствии с указанными Правилами командированным за границу работникам, возмещаются следующие расходы по проезду:

     - на железнодорожном транспорте  – по тарифу второго класса;

     - на воздушном транспорте –  по тарифу экономического класса;

     - на морском и речном транспорте  – по тарифу туристического  класса;

     - расходы по оплате аэродромных, страховых и комиссионных сборов (при следовании указанными видами транспорта).

     С разрешения руководителя предприятия  расходы по проезду железнодорожным  транспортом могут возмещаться  командированному сотруднику и по тарифу первого класса, и по тарифу мягкого вагона. Также по разрешению руководства организации могут возмещаться затраты на пользование постельными принадлежностями в поездах.

     Если  классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, каюты первой, второй и третьей категории считаются каютами первого класса, а каюты других категорий – второго (туристического) класса. При отсутствии в стране вагонов (а на судах – кают) второго класса, расходы возмещаются по тарифу первого класса.

     Стоимость проезда по железным дорогам в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу первого класса. Если проезд железнодорожным или водным транспортом происходил в ночное время, то возмещается и стоимость спальной плацкарты.

     Командированному  работнику, кроме указанных расходов, также компенсируются:

     - расходы по проезду на вокзал, аэродром или пристань, а также  с вокзала, аэродрома или пристани  в местах отправления, назначения  и пересадок (кроме тех случаев,  когда работнику предоставляются  бесплатные средства передвижения);

     - расходы по проезду по грунтовым,  шоссейным дорогам и водным  переправам;

     - расходы по провозу багажа (возмещается  не более 30 кг. независимо от  количества багажа, полагающегося  провозить бесплатно по билету  того вида транспорта, которым  следует работник).

     Расходы возмещаются по установленным нормам только по представлению работником подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

     Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что иные командировочные расходы  работника возмещаются работодателем только с согласия. К указанным расходам можно отнести:

     - расходы на получение и регистрацию  заграничного паспорта;

     - расходы на получение визы;

     - расходы за услуги аэропортов;

     - комиссионные сборы;

     - расходы по оплате услуг связи;

     - расходы, связанные с обменом  наличной валюты или чеков  в банке;

     - другие подобные расходы.

     При этом еще раз подчеркнем, что Трудовой кодекс РФ дает организации возможность  для самостоятельного установления размеров командировочных расходов, но не ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. 

     3.2 Учет хозяйственных  расходов 

     Для обеспечения оперативной деятельности предприятий подотчетными лицами могут  быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы

     С работниками, которые включены в  список постоянных получателей денег  на хозяйственно - операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

     Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок товарно–материальных ценностей на рынках, у населения, а также у других юридических лиц.

     Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями  почтовых отделений, мастерских по ремонту  техники или автомобилей, счетами  и чеками магазинов, счетами оптовых  организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

     При получении товарно-материальных ценностей (а также денежных средств) от организации  через подотчетное лицо требуется  доверенность, выданная на его имя.

     При оформлении авансового отчета по произведенным хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку. К данным документам относятся счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, а в случае осуществления покупки на рынке или у населения – акты-справки.

     В акте подробно излагается содержание операции с указанием даты и места  покупки, количество и цена, а также  реквизитов, позволяющих проконтролировать  факт приобретения материалов у физического  лица.