Учет расчетов с подотчетными лицами

 

     По  данным показателям финансового  состояния предприятия в целом  можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей собственного капитала и предполагает стабильность его деятельности в будущем. Но снижение коэффициента обеспеченности собственными средствами в 2005 году (-0,7) (таблица 2.3) вызывает опасение и поэтому предприятию следует обратить внимание на использование собственного капитала.

     Анализ  финансовых результатов общества показаны в таблице 2.5. 

     Таблица 2.5–Анализ финансовых результатов  деятельности МУП «Кристалл», тыс. руб.

 

     Анализ  структуры полученной прибыли в 2004-2005гг (63,7 и 24,7) позволяет установить, что основную ее часть составляет прибыль от основной деятельности. Убыток (-98,6) полученный в 2003 году полностью получен от реализации услуг.

     У предприятия прочие операционные расходы  намного превышают прочие операционные доходы, это дало в 2004г отрицательный  результат, снизив чистую прибыль на 30 тыс.руб.

     В 2003г предприятие имеет внереализационные  доходы. А в 2004-2005гг. у предприятия  отсутствует внереализационная  деятельность.

 

      3. Учет расчетов с подотчетными лицами

 

     Предприятие в процессе финансово – хозяйственной  деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

     Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

     Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно – хозяйственные  и командировочные расходы.

     В организациях выдаются деньги подотчет на следующие цели :

     - командировочные расходы;

     - хозяйственные расходы;

     - представительские расходы. 

     

1. Документальное  оформление и учет командировочных  расходов

 

     Командировкой считается поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы, срок командировки определяется руководителем предприятия и не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути).

     В случае производственной необходимости руководитель организации может направлять в служебную командировку граждан, связанных с предприятием договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора.

     Коллективный  договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем через их представителей (ст. 40 Трудового кодекса РФ). Коллективным договором может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права по согласованию с представительным органом работников. Работодатель может принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах его компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. При этом локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом РФ порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными (ст. 8 Трудового кодекса).

     Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам  гражданско-правового характера  регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляется за счет средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счет компенсации производственных расходов включаются в облагаемый подоходным налогом доход.

     Направление работников в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по схеме.

     В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке, и невозможности вернуться к месту постоянного жительства. Работнику, кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки.

     При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение, которое может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки в данном документе заверяются печатью, обычно используемой в хозяйственной деятельности организации. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны быть заверены печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по данным отметкам о дне пребывания в место командировки и дне выбытия из него.

     В каждой организации следует вести журнал регистрации выбывающих и пребывающих командированных работников.

     Примером  локального нормативного акта является приказ руководителя предприятия. Учитывая их социальное значение, кадровое и  бухгалтерским службам организаций  необходимо уделять особое внимание нормам Трудового кодекса РФ, связанным с процедурой принятия и сферой применения локальных нормативных актов.

     Таким образом, организации имеют право  самостоятельно своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры  возмещения командировочных расходов. Иными словами организации могут устанавливать любые размеры командировочных расходов, но не ниже норм, установленных постановлениями Правительства РФ.

     С 1 января 2004 г. нормы возмещения командировочных  расходов для работников бюджетных организаций установлены постановлением Правительства РФ от 02 октября 2003 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление № 729).

     В соответствии с Постановлением № 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, производится в следующих размерах:

     - расходы по найму жилого помещения  – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими  документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии  документов, подтверждающих эти  расходы, - 12 руб. в сутки;

     - расходы на выплату суточных  – в размере 100 руб. за каждый  день нахождения в служебной  командировке;

     - расходы по проезду к месту  служебной командировки и обратно  к месту постоянной работы (включая  страховой взнос на обязательное  личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

     - железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

     - водным транспортом – в каюте  V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте 11 речного судна всех линий сообщения, в каюте 1 категории судна паромной переправы;

     - воздушным транспортом – в  салоне экономического класса;

     - автомобильным транспортом –  в автотранспортном средстве  общего пользования (кроме такси).

     При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, они возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

     - железнодорожным транспортом –  в плацкартном вагоне пассажирского  поезда;

     - водным транспортом – в каюте  Х группы морского судна регулярных  транспортных линий и линий  с комплексным обслуживанием  пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

     - автомобильным транспортом –  в автобусе общего типа.

     При расчете суточных необходимо руководствоваться  инструкцией Минфина СССР, госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62), которая ныне применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству (в первую очередь Трудовому кодексу РФ).

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, а также за время вынужденной остановки в пути (п.14 Инструкции № 62). При расчете суточных учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

     При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с нуля часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (п.7 Инструкции № 62).

     Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактических произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

     В соответствии с Постановлением от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении  Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» при оформлении проживания в гостинице организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие гостиничные услуги выдают командированному работнику квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, в указанных документах должны содержаться следующие реквизиты:

     - наименование организации (для  индивидуальных предпринимателей  – фамилия, имя, отчество, сведения  о государственной регистрации);

     - фамилия, имя, отчество командированного работника;

     - сведения о предоставляемом номере ( месте в номере );

     - цена номера (места в номере);

     - срок проживания;

     - другие необходимые данные по  усмотрению исполнителя.