Учет расчетов с персоналом торговой организации

Сумма компенсации определяется по правилам расчета среднего заработка для отпусков. Выходные пособия выплачиваются в соответствии со статьей 178 ТК РФ.

1.4.           Учет рабочего времени

Для учета рабочего времени при повременной системе оплаты труда применяют унифицированные формы табеля учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12, № Т-13) форма Т-12 применяется, если учет ведут ручным методом, Т-13 - если автоматизировано.

В табеле указывают количество явок и неявок (и их причин) сотрудника на работу, сведения о сверхурочных работах, отпусках, командировках, простоях и т.д. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

При сдельной системе оплаты труда оплата работ производится на основании наряда на сдельные работы, табеля-расчета, наряда-книжки, маршрутных листов и других аналогичных документов.

При комиссионной системе оплаты труда - основанием для расчетов служат сведения о выручке организации и размере процента, установленного в трудовом договоре сотрудника.

Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51) или в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49)

2. Организация Учета расчетов с персоналом торговой организации

2.1. Организация расчетов с работниками по заработной плате

Основные правила организации расчетов с работниками по заработной плате определены ст. 136 ТК РФ.

Заработная плата и другие выплаты в торговой организации начисляется:

1. За счет отнесения зарплаты на себестоимость реализации товаров, работ и услуг.

Для отражения начисленной в этом случае зарплаты используется счет 44 «Расходы на продажу». По дебету указанного счета и заносятся начисленные суммы заработной платы работников. По кредиту указан счет 70 «Расчеты с работниками по оплате труда».

2. Из собственных средств и резервов предприятия.

Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу. В частности на этом счете отражаются суммы предстоящей оплаты отпусков работников, выплаты ежегодного вознаграждения за выслугу лет.

На счете 84 «Нераспределенная прибыль» ведется учет средств, которые могут быть выданы работнику в качестве поощрительной (премии) или вспомогательной (материальная помощь) выплаты.

При начислении выплат работникам за счет нераспределенной прибыли текущего или прошлых лет применяется проводка:

Дебет счета 84.1 «Прибыль, подлежащая распределению»

Кредит счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда».

3. За счет средств Фонда социального страхования, остающихся на предприятии (приложение 2).

Указанные средства являются частью той суммы взносов в Фонд социального страхования, которая начисляется в этот Фонд с месячного фонда оплаты труда за вычетом сумм, выплаченных по договорам гражданско-правового характера (в том числе договорам подряда и поручения).

Именно из этих средств производится выплата работникам предприятия различных социальных пособий:

по временной нетрудоспособности;

по беременности и родам;

единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

единовременное пособие при рождении ребенка и других.

Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда».

В состав затрат на оплату труда в торговых организациях включаются:

1)                      выплаты заработной платы за фактически выполненную работу, исчисленные исходя из сдельных расценок, тарифных ставок и должностных окладов, в соответствии с принятыми в организации торговли формами и системами оплаты труда:

Д-т 44 К-т 70 - на суммы начисленной заработной платы работникам;

Д-т 70 К-т 50 - на сумму произведенных выплат;

Д-т 70 К-т 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам", - на сумму не выданной заработной платы, депонированной установленным порядком;

2) стоимость продукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты работникам, проводится по счетам учета продаж.

Схема проводок при натуральной оплате будет следующей:

Д-т 44 К-т 70 - на сумму начисленной оплаты труда;

Д-т 90/2 К-т 41 - на сумму стоимости товаров, переданных работнику в оплату труда;

Д-т 90/3 К-т 68 - на сумму НДС по стоимости переданных товаров;

Д-т 70 К-т 90/1 - на сумму отпускной стоимости товаров.

Когда товары передаются по ценам ниже определяемых в соответствии со ст. 40 НК РФ, необходимо доначисление НДС на разницу в ценах. Та же разница подлежит обложению НДФЛ; стоимость продукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты работникам, проводится по счетам учета продаж.

3) выплаты стимулирующего характера по системным положениям: премии (включая стоимость натуральных премий) за производственные результаты, вознаграждения по итогам работы за год, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и т.д.

В бухгалтерском учете начисление и выплата перечисленных сумм отражаются так же, как и начисление и выплата основной заработной платы. В отношении премий отнесение расходов на издержки обращения правомерно только тогда, когда они связаны с результатами торговой (производственно-хозяйственной) деятельности организации, но не с личными качествами сотрудников. Обязательным условием для начисления, выплаты премий и включения их в издержки производства является наличие разработанного и утвержденного положения о премировании - отдельным распорядительным документом или в составе коллективного договора. Это говорит о систематичности получения таких премий в отличие от премий за личные качества, которые выплачиваются нерегулярно;

4) выплаты компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в т.ч. надбавки и доплаты к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, сверхурочную работу, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых условиях труда.

По данным видам расходов особенностей в отражении в учете также нет. Трудовой кодекс РФ определяет минимальный уровень выплат компенсирующего характера. Сверхурочная работа на предприятии оплачивается за первые 2 часа работы не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст.152 ТК РФ). Оформляются такие работы табелем учета рабочего времени и справкой-расчетом бухгалтерии. Основанием для расчета доплаты за работу в сверхурочное время, служит табель учета рабочего времени.

Оплата за работу в праздничные дни производится:

Работникам с часовыми или дневными тарифными ставками - не менее двойной часовой или дневной ставки;

Работникам с месячным окладом в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производится сверх месячной нормы времени, и одинарной сверх оклада, если работа выполнялась в пределах месячной нормы рабочего времени.

С согласия работающего денежная компенсация может быть заменена предоставлением другого дня отдыха, но с оплатой в одинарном размере.

Сверхурочные работы в праздничные дни дополнительно не оплачиваются, т. к. все часы оплачиваются в двойном размере (ст.153 ТК).

Оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определённых трудовым договором;

5) стоимость выдаваемых бесплатно в соответствии с действующим законодательством предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании, или сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам.

Списание подобных предметов на издержки обращения будет оформляться проводкой: Д-т 44 К-т 10 "Материалы".

Поскольку перечисленные предметы имеют определенный срок полезной эксплуатации (носки, использования), необходима организация аналитического учета, при которой можно было бы определить степень изношенности предметов, а также сумму стоимости предметов, числящихся за каждым работником. Это необходимо хотя бы для того, чтобы в случае утери, порчи или приведения в состояние непригодности для дальнейшего использования можно было определить сумму ущерба, подлежащую взысканию с работника.

Утраченное имущество в бухгалтерском учете (в корреспонденции со счетом учета издержек обращения) не восстанавливается. Сумма задолженности работника относится на увеличение финансовых результатов в составе прочих расходов:

Д-т 73/2 К-т 91 - на сумму, подлежащую взысканию.

Сумма ущерба может быть определена как остаток стоимости в части, относящейся к периоду между моментом обнаружения ущерба и окончанием срока полезной эксплуатации (в случае порчи имущества эта сумма может быть уменьшена на стоимость ветоши, фурнитуры и прочих материалов, оприходованных по учету и пригодных для использования в каких-либо иных целях);

Д-т 70 К-т 73 - на сумму удержаний с сумм оплаты труда в счет возмещения нанесенного ущерба или

Д-т 50 К-т 73 - на сумму материального ущерба, внесенного работником в кассу торговой организации;

6) оплата в соответствии с действующим законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков (компенсации за неиспользованный отпуск).

В общем случае списание расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете оформляется аналогично выплате сумм основной и дополнительной заработной платы. Однако в торговых организациях с большой численностью персонала используется создание резервов на оплату отпусков. Таким образом, в случае, когда для оплаты отпусков используются средства соответствующего резерва, в бухгалтерском учете будут оформлены следующие проводки:

Д-т 44 К-т 96 "Резервы предстоящих расходов" - на сумму средств, ежемесячно направляемых в резерв на оплату отпусков;

Д-т 96 К-т 70 - на сумму начисленной оплаты;

Д-т 70 К-т 50 - на сумму произведенных выплат.

Необходимо обратить внимание на то, что трудовое законодательство допускает в ряде случаев предоставление отпуска за отчетный год в следующем году или объединение отпусков за два года (например, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). В этой ситуации остаток созданного резерва может переходить на следующий год.

Во избежание недоразумений с налоговыми органами следует обеспечить правомерность переходящего остатка соответствующими расчетами. Если в результате производства расчетов выяснится, что сумма резерва избыточна для осуществления предстоящих выплат, относящихся к отчетному году (например, в случае увольнения работников до истечения года), сумма, превышающая необходимый остаток, должна быть включена в состав прочих расходов:

Д-т 96 К-т 91.

Такая же проводка оформляется в случае, когда по состоянию на начало года имеется остаток резерва, а расходы за его счет в следующем отчетном периоде производиться не будут.

Расчет среднедневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск: средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4);

7) выплаты работникам, высвобождаемым с предприятий и из организаций в связи с их реорганизацией, сокращением численности работников и штатов.

Поскольку с момента увольнения (выдачи трудовой книжки и производства расчетов по оплате труда за последний период работы) работник уже не состоит в штате торговой организации, более правильно начислять пособие в корреспонденции со счетом 76:

Д-т 44 К-т 76 - на сумму начисленного пособия;

Д-т 76 К-т 50 - на сумму произведенной выплаты или

Д-т 76 К-т 51 - на сумму пособия, перечисленного работнику (по его просьбе) на вклад в кредитном учреждении.

Помимо указанных сумм трудовое законодательство обязывает выплачивать пособия увольняемым работникам (в размере двухнедельного заработка) в следующих случаях:

- при призыве или поступлении на военную службу;

- при отказе работника от перевода на работу в другую местность вместе с организацией;

- при отказе продолжать работу вследствие существенных изменений условий труда;

- при увольнении по причине обнаружившегося несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья;

- при увольнении в связи с восстановлением на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу;

- при увольнении вследствие нарушения администрацией законодательства о труде, коллективного или трудового договора (контракта).

Поскольку все эти выплаты производятся, как правило, в последние один - три дня работы увольняемого работника, оформление начисления пособий и их выплат производится в порядке, установленным для начисления и выплаты основной и дополнительной заработной платы: