Учет расчетов с персоналом по оплате труда

   ·  Невыход работника на работу в связи с болезнью оформляется листком о временной нетрудоспособности (Приложение 24), то есть больничным листом. Лицевую сторону заполняет врач после осмотра больного, куда заносит дату составления, диагноз, фамилию, имя, отчество больного, режим и др.

   На  обратной стороне больничного листа  бухгалтер заполняет сведения об этом работнике и рассчитывает фактический  размер пособия по временной нетрудоспособности.

   ·  Исполнительные листы служат основанием для удержания и перевода алиментов. Бухгалтерия регистрирует полученные исполнительные листы в специальном журнале или карточке. Удержания алиментов на основании поданного заявления могут производиться и в случаях, если общая сумма удержания превышает 50%, а также если с должника взыскивают по решению суда алименты на детей от другой матери, нетрудоспособных родителей, супруга.

   Алименты  удерживают с сумм заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, начисленных за отчетный месяц после  удержания из них налогов, а также с сумм начисленных пенсий и стипендий.

   В 3-дневный срок со дня, установленного для выплаты заработной платы, пенсий и стипендий, суммы удержанных алиментов  должны быть выплачены получателю или  переведены по почте за счет взыскателя.

   Не  взыскиваются алименты с сумм материальной помощи, единовременных вознаграждений и премий за рационализаторские предложения и т.д.

   ·  Журнал регистрации платёжных ведомостей (ф. № Т-53а), применяется для учёта и регистрации платёжных ведомостей по производственным выплатам работникам организации. Ведётся работником бухгалтерии.

   Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т. п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых  делают пометку «Разовый расчёт по заработной плате».

   Расчётно-платёжная  ведомость выполняет несколько  функций – расчётного документа, платёжного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учёта  расчётов с работниками по заработной плате.

   Однако  на практике использовать расчётно-платёжные ведомости для подсчёта средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за двенадцать месяцев при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоёмкие выборки из различных ведомостей.

   ·  Записка-расчёт при прекращении (распоряжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т – 61), применяется для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им лицом. Расчёт причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

   В целом первичный учёт соответствует  требованиям нормативных актов  по бухгалтерскому учету, однако имеют  место недостатки:

   1) заполняются не все строки и графы, предусмотренные бланками документов (например, путевой лист легкового автомобиля). Это может привести к отсутствию полной информации о хозяйственных операциях, что приведет к искажениям данных при их учете.

   2) отсутствуют необходимые подписи, подтверждающие достоверность документа (например, расчетная ведомость, платежная ведомость). Такие документы и совершаемые на их основании операции могут быть признаны недействительными.

   3) не прочеркнуты пустые строки  и графы, вследствие чего в такие документы могут быть внесены записи, искажающие сущность операции (например, платежная ведомость, расчетная ведомость).

   2.2 Аналитический и  синтетический учёт  расчётов с персоналом  по оплате труда

   Бухгалтерия предприятия осуществляет не только расчет сумм причитающейся работникам заработной платы, премий, пособий, но и ведет как аналитический, так  и синтетический учет, то есть по каждому работнику в отдельности, так и обобщенно. Поэтому и  учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

   В Благодарненском филиале ГУП  «Буденновское МДРСУ» учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется  в журнально-ордерной форме учета  с применением компьютерной техники, учет ведется с использованием бухгалтерской программы «1С-бухгалтерия».

   Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных  бухгалтерских программ, в связи  с чем в Благодарненском филиале  ГУП «Буденновское МДРСУ» используется программа «1С: Бухгалтерия», так как эта программа позволяет пользователю одновременно работать с Планом счетов, журналом регистрации хозяйственных операций и формировать различные выходные формы.

   Информационная  база этой программы по учету труда и его оплаты включает большое число информационных массивов, как переменной информации, снимаемой с первичных документов, так и условно-постоянной, вводимой единовременно с соответствующих классификаторов и справочников.

   Характерным при обработке информации по учету труда и его оплате является выполнение многих расчетных действий (определение размеров производственных работ, начисление оплаты труда и др.). Все эти расчетные действия выполняются автоматически.

   Сформированные  бухгалтерские записи по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе корреспондирующих счетов автоматически поступают в информационный массив бухгалтерских записей по синтетическим счетам (базу данных сводного синтетического учета).

   Широко  используется также на данном участке и аналитический учет с применением принципа «субконто», так как данные по учету труда и его оплате систематизируются в учете по самым различным направлениям: подразделениям, категориям персонала, различным параметрам, используемым при налогообложении, и т.п.

   Аналитический учет расчетов по оплате труда в  Благодарненском филиале ГУП  «Буденновское МДРСУ» ведется в  расчетных и платежных ведомостях, лицевых счетах и налоговых карточках  работника.

   Лицевой счет (форма №Т-54) представляет собой  регистр аналитического учета и заполняется на каждого работника предприятия. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, число детей, структурное подразделение, куда он принят, его табельный номер и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о суммах к выплате или задолженности работника перед предприятием. Лицевой счет открывается на год. По окончании года счет закрывается, и на следующий год открывается новый.

   На  основании данных лицевых счетов заполняется расчетная ведомость (форма №Т-51) (Приложение 25). Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. В расчетной ведомости отражаются расчеты по оплате труда с персоналом подразделения предприятия. В ведомости указываются фамилия, инициалы каждого работника, его табельный номер, занимаемая должность. Приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за месяц перед предприятием.

   Выдача  заработной платы производится по платежным ведомостям (форма №Т-53) (Приложение 26)в установленные в организации дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в реквизитах платежной ведомости приказа в кассу для оплаты указанной суммы в срок. Подписывают приказ руководитель организации и главный бухгалтер.

   На  титульном листе указывается  общая сумма выплаченной и  депонированной заработной платы. При  необходимости в графе «Примечание» указывается номер предъявленного документа.

   По  истечении трех дней кассир против фамилии не получивших заработную плату  в графе «Роспись в получении» проставляет штамп или пишет  от руки «Депонировано».

   Платежная ведомость закрывается двумя  суммами: выдано на руки и депонировано.

   На депонированные суммы кассир составляет реестр невыданной заработной платы, его сдает в бухгалтерию для проверки и выписки расходного кассового ордера.

   Депонированную  сумму кассир сдает в банк, где  она хранится и учитывается отдельно, так как работники их могут потребовать в любой день. Своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату предприятие хранит в течение 3 лет и учитывает ее в составе счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Депонированная заработная плата».

   Благодарненский филиал ГУП «Буденновское МДРСУ» предоставляет каждому работнику  предприятия основной (дополнительный) оплачиваемый отпуск с продолжительностью не менее 28 рабочих дней. При начислении отпускных используется следующий  расчёт (Приложение 27):

   заработная  плата за 12 месяцев/29,4 * 28

   Например:

   Сотрудник предприятия Кабацкий В. В. взял отпуск с 01.03.09 по 28.02.10 на 41 день. Заработная плата  за 12 месяцев - 125806,06 руб. Всего дней по календарю отпуска – 327,7 д.

   125806,06 + 6473.00 = 132279,06 руб. – с учетом премии.

   Средний дневной заработок составил:

   132279,06 / 327,7 = 403,66 руб.

   Начислены всего отпускные в размере:

   403,66 * 41 = 16550,06 руб.

   В соответствии с действующим законодательством  все работники предприятия подлежат обязательному государственному социальному страхованию независимо от характера и длительности выполняемых работ. Для расчёта больничного листа в Благодарненском филиале ГУП «Буденновское МДРСУ» используется следующий расчёт (Приложение 24):

   Например:

   Сотрудник предприятия Проясва Л. С. болела в период с 12.08.09 по 22.08.09г. включительно. Заработная плата сотрудника за 12 месяцев составляет 55306,06 руб. Всего дней в расчетном периоде 301 д.

   Средний дневной заработок будет равен:

   55306,06 руб. : 301 день = 183,74 руб.

   Сотрудник болел 11 календарных дней.

   Сумма пособия за весь период нетрудоспособности будет равна:

   183,74 руб. x 11 дн. = 2021,14 руб.

   Первые 2 дня болезни сотрудника работодатель оплачивает за счет собственных средств, остальные — за счет средств ФСС  России.

   Часть пособия, выплачиваемая за счет средств  работодателя, составит:

   183,74 руб. x 2 дн. = 367,48 руб.

   Доля  пособия, возмещаемая за счет ФСС  России, равна:

   183,74 руб. x 9 дн. = 1653,66 руб.

   В соответствии с действующим законодательством  по труду из сумм начисленной заработной платы, вознаграждений, премий и других доходов трудового и нетрудового характера производят обязательные удержания налога на доходы физических лиц. Уплата налога за счет средств организаций не допускается. Налог должен быть в обязательном порядке удержан из дохода самого физического лица. В соответствии с требованиями НК РФ организации обязаны на каждого работника вести налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц (Приложение 28, 29). Карточки ведут на всех работников: штатных, нештатных, временных, сезонных, а также лиц, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера. Карточки заполняются на основе данных лицевых счетов работников, расчетных и платежных ведомостей, первичных документов, послуживших основанием для начисления соответствующих доходов, и произведенных расходов и обеспечивают информацию обо всех видах доходов для целей налогообложения.

   Аналитический учет носит персональный характер и  организуется в разрезе каждого  табельного номера, а синтетический фиксирует его суммы, объединяя в составе счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счёт 70 - пассивный. По кредиту счёта отражают начисления по оплате труда, пособий за счёт отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченных в срок сумм оплаты труда и доходов. Сальдо этого счёта кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам в пятом разделе пассива баланса.