Учет производственных запасов и пути его совершенствования в современных условиях хозяйствования

    При перевозке тары и тарного материала также оформляется ТТН- 1 (Приложение № 5), к товарно – транспортной накладной №1 прилагаются документы (прейскурант № 1, спецификации, протокол согласования цен, ветеринарное свидетельство № 288870, качественное удостоверения № 3) (Приложение № 6).

          При перевозке инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды также оформляется ТТН- 1 с приложенной спецификацией (Приложение № 14, № 15 , № 16).

          Используется и другая форма накладной – товарная накладная (форма № ТН – 2) (Приложение № 17), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой, вручную), и заполняется в двух экземплярах: первый – с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй – у грузоотправителя. Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (килограммах, тоннах, штуках, комплектах и т.д.).

В товарной накладной (форма № ТН – 2) указывается:

Дата – 4 декабря 2007г, УНН, ОКПО отправителя – колбасный цех и получателя – центральный склад, основание отпуска   - вторсырье, кому выданы товарно – материальные ценности – через Галюк Т.Н., наименование продукции,  товара – макулатура, единица измерения – тонн, количество – 0,330, цена единицы продукции – 67797 руб, стоимость продукции – 22373 руб, ставятся штампы (печати),  росписи материально ответственных лиц. [4]

          Если при приемке груза обнаружено несоответствие количества и качества груза, то приемка  приостанавливается и создается комиссия, оформляется акт о приемке материалов (форма №  М-7) (Приложение № 18), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Комиссия производит осмотр груза и определяет причины его непригодности и виновных лиц. Списание непригодного груза производится после утверждения акта руководителем предприятия. Акт о приеме материалов является первичным документом при приходовании ценностей, и приходный ордер не оформляется. Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика). Он утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия для учета движения материальных ценностей, а второй – отделу материально – технического снабжения для предъявления претензии виновнику. Акт примерно такой же формы составляется и на материалы, поступающие без документов поставщика (неотфактурованные  поставки). [10] с. 152

         На ОАО «Гомельский мясокомбинат»  складской учет материалов ведется не в книгах, а на карточках складского учета (Приложение № 19). Карточка выписывается бухгалтером на каждый номенклатурный номер материала и  передается на склад. Записи в карточках кладовщик производит на основании первичных документов (приходные ордера или накладные, лимитно-заборные карты и т.д.) по мере совершения хозяйственных операций. В них указывают: номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, единицу измерения, дата записи и т.д. Кладовщик заполняет в них колонки прихода, расхода и остатка материалов в натуральном (количественном) выражении. После каждой записи в карточке обязательно выводится остаток материалов (приход – расход). Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или  ниже  установленной  нормы  запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения. [15] с. 104

         Материалы со складов предприятия отпускаются в цехи для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации. Под реализацией понимают продажу материалов другим организациям, а также продажу материальных ценностей персоналу своей организации. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода периодичности их отпуска. Каждая операция отпуска обязательно фиксируется в первичных документах.

         Расход материалов со склада оформляется лимитно-заборными картами (форма № М – 8п), товарно-транспортными накладными (форма № ТТН-1), накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11п).

          Лимитно - заборные карты являются накопительными документами, которые применяются для оформления отпуска материалов, систематически отпускаемых на цели производства (Приложение № 20). Они выписываются на одно или несколько наименований материалов. Их выписывает плановый отдел в двух экземплярах, сроком на 1 месяц. Один  экземпляр лимитно – заборной карты для получателя (цеха, объекта и др.), второй – для склада отпустившего материалы. В лимитно-заборных картах указывают:  наименование отпускаемого материала – мука 1 сорта, количество - 9400, единицу измерения - кг, лимит месячного расхода материалов - 13200, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода, отправителя и получателя, корреспондирующий счет – 10.01, код вида продукции - 64, дату, цену – 652 руб, подпись руководителя подразделения, заведующего складом, расшифровка подписи, ставится печать. По окончании месяца лимитно-заборные карты вместе с другими приходно – расходными документами сдаются в бухгалтерию для учета движения материалов и подведение итогов. Удобство лимитно - заборных  карт  в том,  что сокращается  количество  выписываемых  расходных   документов   и контролируется фактический отпуск материалов. [11] с.192

          Отпуск  тары на цели производства оформляется лимитно – заборной картой и заполняется так же как написано выше (Приложение № 21).

          При доставке материалов  автомобильным транспортом отпуск оформляют товарно – транспортной накладной (форма № ТТН-1). Товарно – транспортная  накладная  является  документом   строгой отчетности. Она выписывается грузоотправителем, как правило, в четырех экземплярах (Приложение № 22).

          При отпуске инвентаря и прочих материалов, специальной оснастки и специальной одежды также оформляется товарно – транспортной накладной (форма № ТТН-1) (Приложение № 23, № 24,№ 25).

          На склады поступают также материалы из собственных цехов завода (неиспользованные материалы; отходы, полученные при ликвидации основных средств, от брака и т.д.). Они приходуются на склады по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11п) (Приложение № 26). Накладные – требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами складов, которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика (склада, цеха) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя (цеха, склада).

Тара, специальная оснастка и специальная одежда, инвентарь также приходуются на склады по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) (форма № М-11п) (Приложение № 26, № 27, №28).

          В установленные сроки заведующий складом на основании первичных приходных и расходных документов составляет отчеты о движении ГСМ, о движении материалов, о движении тары. Отчеты сдаются в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Они составляются в двух экземплярах, имею общие черты и назначения. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами остается в центральной бухгалтерии организации, а второй – с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

          Отчеты отличаются друг от друга формами и порядком составления. В отчете по движению ГСМ указывают:

          Наименование ГСМ – бензин А 92, единица измерения - литр, остаток на начало отчетного периода - 2398, по  приходу ничего, расход - 749, остаток на конец - 1649, показания счетчика за январь - 660307 и февраль – 661056. Для того чтобы найти остаток на конец отчетного периода необходимо:

Остаток на конец = Остаток на начало - расход (2398-150-429-40-130 =1649)

Затем показания за февраль – январь (661056 – 660307 = 749), показания должны соответствовать с расходом (150 + 429 + 40 + 130 = 749) (Приложение № 29).

К отчету прилагаются  карточки № 68, ведомости движения материалов в разрезе видов операций (Приложение № 30, № 31).

В отчете по движению тары указывают:

          Наименование тары – стакан, остаток на начало 910, приход – 3100, расход – 615, остаток на конец 3395  (910 + 3100 - 615). Отчет подписывает материально ответственное лицо (Приложение № 32) .

          В материальном отчете форма № М – 19п № 433 (Приложение № 33) указывается: структурное подразделение – участок сантехники и канализации, подпись и расшифровка материально - ответственного лица – начальник участка Вишнякова С.В., номенклатурный номер 72000, наименования материала – жидкое стекло, ед. измерения - кг, цена за единицу – 1123.25 руб, остаток на начало - 4, отражается поступление по количеству и сумме, израсходовано - 4, остаток на конец по количеству - 4 и сумме, ставится подпись и печать бухгалтера.

          До составления отчета по материалам № 433 за месяц составляются  отчеты о расходах основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами, на предбазе за 26 апреля 2007г (Приложение № 34). В них указывается:

Наименование – жидкое стекло, единица измерения - кг, количество – 4, цена – 1123.25 руб, сумма (4 * 1123.25) 4493 руб, норма на ед. – 1, норма на объем – 4, фактический расход – 4, ставится роспись начальника сантехного участка и мастера предбазы.

          До  составления отчета на предбазе составляется акт № 3, дефектный акт (Приложение № 35, № 36) в котором указывается результат обследования предбазы.

          В бухгалтерии поступившие отчеты подвергаются проверке. При проверке обращается внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность отражаемых операций; соответствие дат, документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

          Если при проверке в отчете, будут обнаружены какие – либо ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера. По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке. Ее сущность заключается в составлении бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для отражения  в учетных регистрах.

          Все службы предприятия имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия.

На ОАО «Гомельский мясокомбинат»:

1 первичные документы по движению запасов оформляются тщательно, документы содержат все необходимые реквизиты, исправления встречаются редко.

2 осуществляется эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и рациональным использованием материалов.

3 в наличии имеется достаточное количество складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями, что обеспечивает правильную приемку, хранение и отпуск ценностей.

4 расчеты с поставщиками осуществляются своевременно.

5 договоры о материальной ответственности с работниками складов и кладовых заключают своевременно.

6 применение типовой первичной документации позволило сократить число форм, унифицировать привила заполнения, сократить трудоемкость выписки  и последующей обработки данных.

7 упрощено оформление операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

8 в условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой.

9 своевременно проводятся контрольные и выборочные проверки, которые имеют важное значение в сохранности материалов.