Учет производственных запасов и пути его совершенствования в современных условиях хозяйствования

27

3 Документальное оформление  движения производственных запасов

          Материальные ценности поступают в ОАО «Гомельский мясокомбинат» от различных источников рисунок 1.

                    Рис. 1 Поступление материальных ценностей

  Под движением производственных запасов понимается их поступление, перемещение внутри предприятия и выбытие. Источниками поступления и причины выбытия производственных запасов бывают самые различные. Это можно увидеть на рисунке 1.

                          Рис. 2 Движение запасов   

Документы по  движению производственных запасов делятся на две группы: приходные, расходные.

          Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием производственных запасов.

          Первичные документы по движению материалов должны оформляться в соответствии с правилами, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.

          На поставку материалов с покупателями (поставщиками) заключаются договора (Приложение №2, №3). Договоры обеспечивают взаимную ответственность поставщиков и покупателей за выполнение обязательств. В договорах указываются: наименование материальных ценностей, их количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы доставки на предприятие, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки материалов и др. Оперативный учет выполнения договоров поставок ведется на предприятии отделом материально-технического снабжения (ОМТС). Контроль над организацией этого учета осуществляет бухгалтерия. [20] с. 96

     Поступающие   на   предприятие   материалы   оформляются    первичными документами в следующем порядке.

          Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю платежное требование и другие сопроводительные документы, подтверждающие количество и качество отправленного груза (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и др.), служащие основанием для расчетов.

          Платежное требование – это  письменное требование поставщика к покупателю об уплате де­нежной суммы за отгруженные материальные ценности или ока­занные услуги (работы) через банк. Платежное требование составляется в 2-х экземплярах – один непосредственно покупателю, другой – через банк.

          Полученные от поставщиков документы направляются в отдел материально-технического снабжения, где проверяют правильность их оформления. В службе снабжения производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям. В результате этой проверки делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках или на копиях договоров, после чего документы передают в бухгалтерию предприятия для оплаты. Также производятся записи в журнале учета поступающих грузов (форма № М-1), который ведется отделом материально-технического снабжения для контроля поступивших грузов. В журнале учета поступающих грузов (форма № М-1)  указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

          При получении  материальных ценностей со складов местных поставщиков экспедитор должен иметь доверенность. Для этого ему бухгалтерия предприятия оформляет и выдает под расписку доверенность (форма № М-2) (Приложение № 4), которая выписывается в одном экземпляре, и выдается только лицам, работающим на ОАО «Гомельский мясокомбинат». Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером лицом, и заверяется печатью. Лицо, выдавшее доверенность может в любой момент отменить ее. Лицо, которому выдана доверенность, может отказаться от нее. В доверенности указывается дата выдачи и срок действия, паспортные данные. Перечень подлежащих получению производственных  запасов записывается на оборотной стороне доверенности. Экспедитор, который не отчитался в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности не выдаются. Срок действия выдаваемой доверенности на ОАО «Гомельский мясокомбинат» 10 дней.

          Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале учета выданных доверенностей (форма № М-3). Неиспользованные доверенности возвращаются доверителю на следующий день по истечении срока действия доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производится отметка «не использована» и хранится доверенность до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию.

          Принятые грузы экспедитор доставляет на центральный склад ОАО «Гомельский мясокомбинат» и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества ассортимента и качества материалов, указанных в сопроводительных документах. В необходимых случаях проводятся лабораторные анализы, испытания и другие проверки. Принятые кладовщиком материалы оформляются приходными ордерами. Приходный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором.

          Если перевозку материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную форма № ТТН – 1 (Приложение № 5) к нему прилагаются документы (прейскурант № 1, спецификации, протокол согласования цен, ветеринарное свидетельство № 288870, качественное удостоверения № 3) (Приложение № 6). Товарно-транспортная накладная форма № ТТН – 1 выписывается грузоотправителем, как правило, в четырех экземплярах. Первый – остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй – остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры,  заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий  - служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику – заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю. Оформление ТТН- 1 осуществляется следующим образом:        

          В заголовочной части товарно – транспортной накладной  необходимо указать  номер  лицензии  грузоотправителя – 0001601, грузополучателя – 851, заказчика – 851; дату выписки. В графах «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Заказчик» указывается коды УНН и ОКЮЛП. В графе «Заказчик» указывается сведения о предприятии, производящей оплату в данном случае ОАО «Гомельский мясокомбинат». В  строках  «Грузоотправитель»  и  «Грузополучатель»   записывается наименования  и  адреса  организаций,  производящих соответственно отгрузку (списание) и получение  (оприходование)  перечисленных в документе товарно-материальных  ценностей,  с  указанием   адреса, расчетного счета и наименования банка. По строке «Вид перевозки», записывается наименование вида перевозки – авто, наименование автомобиля – Газ АВ 3180-3, Ф.И.О водителя транспорта – Савенок В.П. По строке «Основание отпуска» указывается дата и номер договора на поставку продукции – договор №367 от 5.05.07г. Отмечается цель приобретения продукции (товара) – для собственного производства. Также заполняются строки «Пункт погрузки» - д. Терешковичи и «Пункт разгрузки» - г. Гомель, ул. Ильича 2.

В разделе «Сведения о грузе»:

          Указывается наименование продукции (товара) – меланж, единица измерения - кг, цена единицы продукции производителя – 3648 руб, количество продукции - 960, ставка НДС – 10%, стоимость – 3502080 руб (цена единицы продукции * количество продукции), сумма с НДС – 350208 руб (стоимость *10/110), всего с НДС – 3852288 руб.

          В строке «Отпуск разрешил» указывается ответственное за отгрузку ценностей должностное лицо – директор Гаджиев Рафик Рамиевич, своей подписью удостоверяющее правильность сделанных записей в ТТН – 1 и ставится штамп отправителя. Прием – передача груза подтверждаются подписями материально ответственных лиц, отгрузивших и получивших продукцию водителя, принявшего груз к перевозке. При приемке к перевозке ТМЦ грузополучателем предъявляется доверенность на получение ценностей. В ТТН – 1 грузоотправитель указывает, кем выдана доверенность – Савенок В.П., ее номер и дата выдачи - № 134 от 10.01.08г, Ф.И.О лица, получившего груз по данной доверенности - Савенок В.П. Кроме того, в накладной отмечается время прибытия – 10.10 и убытия машины с грузом – 12.30. [4]

         Принятый кладовщиком материал оформляются приходным ордерам (Приложение № 7). В ордере отмечается наименование материала - меланж, дата – 10.01.08, номер документа - 1821180, единица измерения - кг, цена – 3648 руб, фактическое количество – 960, сумма – 3502080 руб, сумма с НДС – 3502080 руб. Приходный ордер подписывается заведующим складом.

          Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Это сокращает количество первичных документов.

    При перевозке мяса (бычки до двух лет) также оформляется ТТН- 1 с пометной скот (Приложение № 8), к товарно – транспортной накладной №1 прилагается ветеринарное свидетельство № 075745 (Приложение № 9). ТТН- 1 заполняется аналогично, как написано выше. Также выписывается накладная форма 3аг – 2 мясо № 020445 на приемку скота и передача его в переработку (Приложение № 10). В накладной указывается: Предприятие - ОАО «Гомельский мясокомбинат», поставщик – Хойники, дата – 1.04.2008г, сдатчик – КУП «Оревичи», вид животных – бычки до двух лет, гуртовая ведомость № 0029387, время доставки скота – 12.30, ветсвидетельство № 075745, начало приемки и конец приемки, скидка 15% б/у, количество голов – 20, номер загона – 11, примечание – 9740, ставится подпись сдатчика, материально ответственного лица принявшего на базу и подпись мастера убойного цеха.

          На приемку мяса оформляется отвес - накладная форма № 1803 на приемку мяса – говядины от взрослого скота № 017838 (Приложение № 11). Составляется опись КРС (бычков), принадлежавших КСУП «Оревичи», подлежавших сдачи на мясокомбинат (Приложение № 12). Выписывается приемная квитанция на закупку сельскохозяйственной продукции форма № ПК – (ЭВМ) (Приложение № 13).