Учет поступления основных средств

Если основные средства импортируются, то в их первоначальную стоимость включаются таможенные сборы и пошлины [17, 18]

Первоначальная стоимость основных средств может изменяться при достройке, дооборудовании, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценке объектов (приложение 2, таблица 2).

Коммерческая организация может не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать группы однородных объектов основных средств по восстановительной стоимости. Восстановительная стоимость — это стоимость их воспроизводства на определенную дату Обычно восстановительная стоимость определяется путем пересчета первоначальной стоимости (либо восстановительной стоимости, если объект уже переоценивался), путем индексации или методом прямой (либо экспертной) оценки по документально подтвержденным рыночным ценам. Одновременно пересчитываются и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта. Если организация решает переоценить группу основных средств, то это необходимо будет делать регулярно. Результаты проведенной переоценки объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете обособленно. Они не включаются в отчетность предыдущего года, а используются при формировании остаточной стоимости объектов на начало текущего года [17, 71]

Суммы дооценки основных средств в результате переоценки увеличивают добавочный капитал организации. Сумма уценки объектов относится на уменьшение добавочного капитала, образованного за счет сумм дооценки этого объекта, проведенной в предыдущие годы. Превышение сумм уценки объекта над суммой его дооценки относится на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) и обязательно раскрывается в бухгалтерской отчетности организации.

Для определения остаточной стоимости необходимо из первоначальной (или восстановительной) стоимости вычесть сумму начисленной амортизации основных средств. Именно по этой стоимости они и отражаются в бухгалтерском балансе.

1.3. Документальное оформление поступления основных средств

Рассмотрим подробно формы первичной документации по учету основных средств.

При поступлении основных средств в организацию создается приемочная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства.

Если основное средство полностью готово к эксплуатации, то оно принимается к бухгалтерскому учету на основе одного из следующих документов:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1) (приложение 3) применяется для приемки основных средств, кроме зданий, сооружений;

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а) применяется только для приемки зданий и сооружений (приложение 4);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма N ОС-1б) применяется для приемки групп однотипных основных средств (кроме зданий, сооружений), поступивших в одном месяце (приложение 5).

Документы по форме N ОС-1 (N ОС-1а, ОС-1б) заполняются как при поступлении основных средств, так и при их выбытии.

Все эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии. Первый экземпляр остается у организации-получателя, а второй передается организации-сдатчику [16, 32].

В любой из документов по форме N ОС-1 заносят, в частности, следующие реквизиты: полное наименование объекта согласно технической документации; название организации-изготовителя; место приемки; первоначальную стоимость основного средства на дату принятия его к бухгалтерскому учету (при наличии соответствующей графы - и в налоговом учете); срок полезного использования; способ начисления амортизации и другие данные.

Таблица 2. Унифицированные формы первичной учетной документации

После подписания акты приема-передачи передаются в бухгалтерию вместе со всей технической документацией; они являются основанием для постановки на учет основного средства и ввода его в эксплуатацию.

Отсутствие актов приема-передачи может явиться причиной для отказа в признании расходов, связанных с эксплуатацией и техническим обслуживанием основных средств, а также в начислении амортизации при налогообложении прибыли [16, 33]

Данные актов о приеме-передаче объектов основных средств заносят в инвентарные карточки учета основных средств формы N ОС-6 (N ОС-6а, ОС-6б) (приложение 6, приложение 7, приложение 8).

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2) оформляется при перемещении объектов основных средств между структурными подразделениями организации. Данный документ оформляется структурным подразделением - сдатчиком в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у подразделения-сдатчика, третий передается вместе с объектом подразделению-получателю. Все три экземпляра подписываются лицами, получившими и сдавшими объект (приложение 9).

В бухгалтерии на основании формы N ОС-2 делается отметка в инвентарной карточке учета основных средств.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3) заполняется для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации (приложение 10).

Акт формы N ОС-3 заполняется после завершения работ по ремонту, реконструкции, модернизации и подписывается всеми членами приемочной комиссии, утверждается руководителем организации и передается в бухгалтерию.

Если работы проводились сторонней организацией, то акт оформляется и подписывается в двух экземплярах: первый остается в организации, второй передается представителю сторонней организации.

Если стоимость основного средства, его технические и технологические характеристики изменились, то в инвентарную карточку учета основных средств заносятся все произошедшие изменения, а также ставятся отметки о проведенных ремонтах [16, 35].

Основным аналитическим регистром учета основных средств является Инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6). Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет по одной из следующих форм:

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6) заполняется на отдельный поступивший объект основных средств;

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а) заполняется при приеме группы однородных объектов основных средств;

Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б) применяется для учета объектов основных средств на малых предприятиях.

Эти формы заполняются на основе актов приема-передачи по формам N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б бухгалтерией организации и удостоверяют факт ввода основного средства в эксплуатацию.

В карточки заносят в числе прочих реквизитов следующие сведения по поступившему основному средству: инвентарный номер; первоначальная стоимость для целей бухгалтерского учета (при введении дополнительной графы - и для налогового учета); срок полезного использования для бухгалтерского (налогового) учета; способ начисления амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете и др.

Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация о внутреннем перемещении, ремонте, модернизации объекта основных средств и т.п., а при его выбытии - причины выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств по форме N ОС-4 (N N ОС-4а, ОС-4б).

На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта.

Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.

Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14) заполняется при поступлении на склад оборудования, которое требует монтажа. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемочной комиссией на основании внешнего осмотра и при отсутствии в поступившем оборудовании дефектов (приложение 11).

В акте о приеме (поступлении) оборудования наряду с другими данными указываются тип, марка оборудования, способ его доставки, а также вид упаковки, масса груза, количество мест и т.д.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15) заполняется при передаче оборудования в монтаж. Акт составляется в двух экземплярах, первый передается в бухгалтерию, а второй - либо в цех, проводящий монтаж, либо осуществляющей монтаж подрядной организации. Акт подписывают представители заказчика и подрядчика, а также материально ответственные лица, принявшие переданное оборудование на хранение (приложение 12).

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16) заполняется в случае выявления дефектов оборудования при его монтаже, наладке или испытании. В акте указываются все выявленные дефекты и описываются работы для устранения выявленных дефектов, исполнители и сроки устранения дефектов. Акт составляется в трех экземплярах, которые передаются представителю организаций заказчика, подрядчика и организации-исполнителя. Для целей бухгалтерского учета организация должна использовать при документировании операций с основными средствами формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если для учета конкретной хозяйственной операции первичный документ вышеназванным Постановлением Госкомстата России не предусмотрен, то организация может самостоятельно разработать такую форму, используя обязательный набор реквизитов [16, 34].

Глава 2. Каналы поступления основных средств на предприятии

2.1. Учет поступления ОС по договору купли продажи

Большую часть основных средств организация приобретает за деньги у поставщиков на основании договоров купли-продажи или договоров поставки (приложение 13, схема 3).

Источником для приобретения, сооружения, изготовления объектов основных средств являются капитальные вложения. Капитальные вложения - это совокупность затрат на осуществление долгосрочных инвестиций организации, связанных с приобретением, сооружением, реконструкцией и модернизаций основных средств.

Вся информация о поступлении основных средств в организацию сначала отражается на счете 08. Счет 08 - активный, сальдо дебетовое, показывает величину вложений в незавершенное строительство, незаконченные операции по приобретению основных средств и других внеоборотных активов. По дебету счета 08 отражают сумму фактических затрат на приобретение основных средств, строительство (создание), включаемых в первоначальную стоимость. Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, оформленных в установленном порядке, списывают с кредита счета 08 в дебет счета 01 [12, 43].

При этом делается запись:

Д-т 01 К-т 08-3 (08-4) - отражена постановка на учет основного средства по первоначальной стоимости формы N ОС-1.

Организации могут приобретать основные средства, как требующие монтажа, так и не нуждающиеся в нем.

Сначала остановимся на особенностях учета и налогообложения операций по приобретению основных средств, не требующих монтажа.

При приобретении объектов основных средств, не требующих монтажа, в учете делают следующие записи:

Д-т 08-4 К-т 60 - отражается покупная стоимость основного средства без НДС;

Д-т 19-1 К-т 60 - отражается сумма «входного» НДС согласно счету-фактуре поставщика.

По дебету счета 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств», отражаются также иные затраты, связанные с покупкой основного средства: на его доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно к использованию, на оплату консультационных, информационных услуг, погрузочно-разгрузочных работ и др.

Указанные операции оформляются следующими записями:

Д-т 08-4 К-т 60 - отражена стоимость услуг сторонних организаций в сумме расходов, связанных с приобретением основного средства (без учета НДС);

Д-т 19-1 К-т 60 - отражена сумма «входного» НДС по произведенным расходам;

Д-т 08-4 К-т 70, 69, 71... - отражены прочие затраты организации по приобретению основного средства (например, начислена заработная плата собственным рабочим за доставку, разгрузку, установку с отчислениями в социальные фонды и др.);