Учет материально – производственных запасов

    Утверждается  акт руководителем организации  или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию  для учета движения материальных ценностей, другой – в отдел снабжения  или бухгалтерию для направления  претензионного письма поставщику.

• Лимитно – заборная карта нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. В производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно – заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах – на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению – потребителю материалов, другой – складу.

    Отпуск  материалов в производство осуществляется складом только при предъявлении представителем структурного подразделения  своего экземпляра лимитно – заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих  экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток  лимита материала. В лимитно –  заборной карте структурного подразделения  расписывается кладовщик, а в  лимитно – заборной карте склада – представитель структурного подразделения. Лимитно – заборные карты склад  сдает в бухгалтерию после  использования лимита.

• Требование – накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов.

    Накладная составляется в двух экземплярах  материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для  списания ценностей (складом, цехом), второй – для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием – накладной. 

    Замена  одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, так  же допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием  – накладной указанной формы. Этот документ вместе с лимитно –  заборной картой заменяемого материала  передается на склад, и кладовщик  уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов – заменителей.

• Накладная на отпуск материалов на сторону используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй – получателю.

    При отпуске материалов самовывозом  или выносом накладную, подписанную  получателем, кладовщик передает в  бухгалтерию для выписки расчетно-платежных  документов, если материалы отпускались  с последующей оплатой.

• Карточка учета материалов служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день свершения операции в натуральном выражении.
• Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

    Учет  материалов на складе и в бухгалтерии:

      Учет  материалов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщиком), которых  принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером и при  условии обязательного заключения договора «О полной материальной ответственности».

      От  занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден, только после  сплошной инвентаризации ТМЦ (Товарно  Материальные Ценности) и передаче их по акту.

      Учет  движения и остатков ТМЦ кладовщик  осуществляет на карточках складского учета, открываемых отдельно на каждый номенклатурный номер. Складской учет называют сортовым и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операций.

      После каждой записи выводит остатка ТМЦ, в результате склад располагает  оперативными сведениями о состоянии  запасов. О чем кладовщик ежедневно  информирует отдел снабжения. Первичную  документацию сдают в бухгалтерию. Линейно – заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца.

      Поступившие со склада первичные документы в  бухгалтерии проверяются, затем  таксируются (количество умножается на цену) по твердым учрежденным ценам. После этого они служат основанием для записи в регистра бухгалтерского учета. Более прогрессивным является оперативно – бухгалтерский или  сальдовый метод учета, при котором  бухгалтерия не дублирует складской  сортовой учет. Ни в карточках, ни в  оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета, карточки складского учета, ведется  на складах.

        Ежедневно или в другие установленные  сроки, бухгалтер проверяет правильность  производимых кладовщиком записей  в карточках и подтверждает  их своей подписью. В конце  месяца заведующий складом (кладовщик)  переносит эти данные в ведомость учета остатков ТМЦ (без оборотов прихода и расхода).

    Материальные  ценности поступают в организации  от поставщиков на основании заключенных  договоров поставки. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой  продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета – фактуры, накладные  и др.). Полученные ценности сдаются  на склад уполномоченным лицом или  представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом  на сопроводительных документах. С  заведующим складом обязательно  должен быть заключен типовой договор  о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего  складом его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и  с обязательным заключением договора о материальной ответственности.

    Если  в течение дня несколько раз  осуществляются поставки однородного  груза, то можно выписывать один приходный  ордер в целом за день. На оборотной  стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке  с подведением общего итога за день.

    Материалы могут поступать в организацию  и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные на наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему  складом, который приходует их, выписывая  приходные ордера в общеустановленном  порядке.

    При составлении авансового отчета о  суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и  чеки магазинов, квитанции приходных  кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или  у населения.

    Учет  движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках  складского учета типовой формы. На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении.

    Бланки  карточек выдаются заведующему складом  под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

    Запись  в карточках делается заведующим складом на основании первичных  документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток  по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения.

    Складской учет материалов можно вести в  книгах сортового учета, которые  содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета. Периодически (не реже одного раза в неделю) работники  материального отдела бухгалтерии  проверяют правильность записей  в карточках складского учета  с одновременной проверкой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи  приходных и расходных документов и передает его с приложением  необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных  и т.п.) в бухгалтерию.

    По  окончании месяца заведующий складом  переносит количественные остатки  из карточек складского учета в сальдовую  книгу (ведомость), которая ведется  по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов и  отдельным их видам.

    Контроль  за правильностью складского учета  осуществляется в бухгалтерии путем  проверки правильности составления  и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках  складского учета и их остатков в  сальдовой книге.

    Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется  в денежном выражении по материально  ответственным лицам (складам) в  разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

    Поступившие со склада в бухгалтерию первичные  документы проверяются с точки  зрения правильности их оформления, а  затем таксируются (оцениваются) по твердым учетным ценам, как было уже сказано выше. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях.

      По окончании месяца информация  накопительных ведомостей используется  для составления групповых оборотных  ведомостей по каждому складу.

    Правильность  ведения складского учета материалов проверяется путем сопоставления  стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге  с аналогичными остатками в групповой  оборотной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета с показателями оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость  в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения.

    Такой метод учета материалов называется оперативно – бухгалтерским, или сальдовым. 

    Синтетический и аналитический  учет запасов:

    Прежде  чем приступить к более подробному рассмотрению данного вопроса, рассмотрим его главные стороны.

    На  синтетических счетах учет ТМЦ (товарно  – материальные ценности) ведут  по:

1. фактической себестоимости;
2. по учетным ценам.

В 1-ом случае в Д (Дебет) материальных счетов относятся  все расходы по их приобретению. При поступлении ТМЦ:

    Д 10 «Материалы» 

     К 60 «Расчеты с  поставщиками и  подрядчиками», 

        71 «Расчеты с подотчетными  лицами»,

        23 «Вспомогательные  производства»

Одновременно  отражают сумму НДС (Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям):

    Д 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным  ценностям»

       К 60 «Расчеты с  поставщиками и  подрядчиками»

    Суммы, оплачиваемые сверх договорной цены (наценки, транспортные расходы и  др.) отражают на отдельном аналитическом  счете («Транспортно – заготовительные  расходы»); открываемом для детализации  счета № 10 и других счетов для  учета производственных запасов.

При использовании  учетных цен поступление материалов предварительно фиксируется по оплачиваемым ценам:

       Д 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»