Учет кассовых операций

Деление всей деятельности предприятия на три самостоятельные  сферы очень важно, поскольку  хороший (т.е. близкий к нулю) совокупный поток может быть получен за счет ограничения или компенсации  отрицательного денежного потока по основной деятельности притоком средств  от продажи активов (инвестиционная деятельность) или привлечением кредитов банка (финансовая деятельность). В  этом случае величина совокупного потока скрывает реальную убыточность предприятия. Благодаря ее анализу легче вывести  предприятие к прибыльному функционированию.

С другой стороны, также необходимо деление денежной массы на наличную и безналичную часть. Разрабатывая инструмент для обеспечения неотрицательного баланса наличных денежных средств, осуществления кассовых операций таким  образом, чтобы кроме дефицита не возникало слишком большой наличной денежной суммы, можно регулировать объемы потребляемых и востребованных денежных сумм в целом, включая безналичные, находящиеся на счетах в банках или  в ценных бумагах.

         3.3. Управление наличными денежными средствами предприятия

Как показало наше обследование, осуществляемое на предприятии управление наличными денежными средствами (потоками) происходит с помощью  трех видов работ:

- учет движения наличных денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера);

- анализ потоков денежных средств (учет объемов поступления и расходования средств из кассы предприятия, оптимизация денежных потоков);

- составление бюджета денежных средств (планирование объемов расходов и доходов на будущее).

Управление наличными  денежными потоками также может  охватывать некоторые другие аспекты  управления деятельностью предприятия. Среди них (рис. 1) формирование и регулирование собственного капитала, товарно-материальных запасов, внеоборотных активов, а также расчеты по кредиторской и дебиторской задолженности.

 

Рисунок 1. Состав задач управления денежными средствами предприятия

Роль и значимость управления денежными потоками, в том числе  наличными, особенно возрастает в связи  с необходимостью:

- планирования графика распределения капиталовложений в течение года;

- управления оборотным капиталом (оценки краткосрочных потребностей в наличных средствах и управления запасами);

- управления затратами всех видов и их оптимизации с точки зрения более рационального распределения ресурсов предприятия в процессе производства;

- управления потребностью заемных средств для осуществления капиталовложений (финансирование за счет собственных средств или кредитов банка);

- управления экономическим ростом и развитием предприятия.

Анализ деятельности обследованного предприятия позволил выделить следующие трудности в  управлении денежными средствами:

- управленческие работники не всегда имеют полную оперативную информацию об источниках денежных поступлений, о суммах, сроках платежей, а также о способах оплаты (наличный или безналичный расчет);

- разнонаправленные потоки денежных средств (расходы и доходы) зачастую не совпадают во времени и по размерам;

- иногда происходит случайная утеря платежных документов, поэтому кассовый план приходится создавать при неполной информации о поступлениях и расходах;

- запросы на финансирование часто не соответствуют реальным потребностям;

- решения о привлечении кредитов принимаются без должной оценки их необходимой величины и сроков погашения.

Указанные, а также некоторые  другие недостатки во многом можно  избежать, если внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.

Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у предприятия ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.

Кассовый бюджет является составной частью Основного бюджета  предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на оплату труда и др. Кассовый бюджет представляет собой подробную смету ожидаемых  поступлений и выплат денежных средств  за определенный период, включающую как  конкретные статьи поступлений и  выплат, так и их временные параметры.

Для повышения точности расчета  объема требуемых и поступающих  денежных средств руководству предприятия  необходимо знать конкретные статьи поступлений и расходов денег, а  также временные параметры этих процессов. Как было указано выше, решение этой задачи можно осуществить, используя бюджетирование денежных средств.

При этом следует учитывать, что бюджет денежных средств, как  и все прочие бюджеты, во многом зависит  от субъективных оценок и прогнозов (например, прогноза продаж, оценки периодов погашения дебиторской задолженности  и т.п.), поэтому, общая ошибка расчетов (возможные отклонения) ведет к  значительному искажению конечных результатов и может послужить  основой для принятия неправильного  управленческого решения. Разработка бюджета денежных средств, как и других бюджетов, является результатом тесного сотрудничества всех служб предприятия и должна быть регулярной, поскольку разовые бюджеты на основе единичных оценок могут приводить к большим отклонениям и неправильным управленческим решениям. Регулярность разработки бюджета позволит руководителю определить, какие факторы оказывают самое большое воздействие на величину денежного потока, и направить основные усилия на более точную оценку этих факторов.

Подводя итог, можно сказать, что кассовый бюджет позволяет:

1. Анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия.

2. Получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах.

3. Принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов.

4. Своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.

Главной целью составления  бюджетов является определение моментов времени, в течение которых у  хозяйства будет недостаток или  избыток денежных средств для того, чтобы разумно избежать кризисных явлений или смягчить их и рационально использовать временно свободные средства. Выявление таких моментов относительно наличных денежных средств будет полезно для корректировки времени осуществления кассовых операций. Так, если разнести во времени сгущения приходных и расходных операций даже в течение 1-2 суток, можно добиться отсутствия дефицита средств в кассе, а с другой стороны – отсутствия излишних остатков наличности сверх разрешенного лимита и снижения тем самым потребности в инкассации средств и снижения затрат на обслуживание предприятия кассой.

При составлении бюджета  необходимо большое количество первичной  информации, которая, как правило, существует лишь в разрозненном виде в различных  подразделениях предприятия. На предприятии  нет единой службы, которая занималась бы сведением этой информации воедино  для составления бюджетов. Эти  функции распределены по разным службам, и нет возможности оперативного отслеживания и корректировок движения денежных средств.

Кроме того, иногда происходит сознательное завышение показателей  в разрозненных финансовых планах в  надежде на то, что какому-либо подразделению  предприятия выделять больше финансовых средств. Составление единого бюджета  позволяет избежать подобных явлений  и получить более объективную  картину потребности в деньгах. Кассовый бюджет должен включать все  денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам  деятельности - основная, инвестиционная и финансовая.

На первом этапе формирования кассового бюджета необходимо определить поступления и расход денежных средств  по основной деятельности хозяйства, так  как результаты планирования денежного  потока по основной деятельности могут использоваться при планировании инвестиций и определении источников финансирования.

Основные документы, необходимые  для составления кассового бюджета  хозяйства, систематизированы в  виде схемы на рис.3.

Рисунок 2. Основные документы и процедуры составления кассового бюджета хозяйства

Из рис. 2 видно, что для составления кассового бюджета (т.е. планирования притоков и оттоков денежных средств в кассе и на счетах в банках) нужно составлять следующие документы:

По основной деятельности - бюджет продаж, в свою очередь распределяемый на шесть частных бюджетов (смет):

1) закупок материалов, включая ГСМ; 

2) расходов на  оплату труда; 

3) общепроизводственных  расходов;

4) коммерческих (реализационных) расходов;

5) управленческих (общехозяйственных) расходов;

6) налоговых платежей.

По инвестиционной деятельности требуется составлять:

1) прогноз поступлений  от инвестиций (прежде всего от  продажи основных средств);

2) бюджет капитальных  затрат.

По финансовой деятельности:

1) поступления от продажи  (эмиссии) ценных бумаг (акций,  облигаций);

2) по кредитам.

При составлении указанных  бюджетов требуется учитывать следующие  факторы:

1) результаты анализа  движения денежных средств; 

2) результаты анализа  погашения дебиторской задолженности; 

3) результаты анализа  движения кредиторской задолженности; 

4) налоговые платежи; 

5) инфляцию;

6) кредитные ставки;

7) выплаты по итогам  года (в т.ч. дивиденды).

Формирование и контроль за выполнением указанных документов и кассового бюджета в целом позволит предприятию избегать возникновения штрафов и пени за просроченные платежи, а также планомерно осуществлять основную и инвестиционную деятельность, что является немаловажным в условиях частого недостатка денежных средств и низкого уровня прибыли.

         3.4. Предполагаемая эффективность предложенных мероприятий

Эффективность предлагаемых нами мероприятий можно определить, используя данные табл. 3. В первой строке данной таблицы указаны суммы расхождения по величине начисленных и уплаченных налогов и сборов. Суммарное расхождение за 2 года составило 117 тыс. руб. В принципе, для предприятия с годовой выручкой около 10 млн. руб. – сумма незначительная. Однако по сравнению с размером чистой прибыли предприятия составляет около 15%. Расхождения между начисленными и уплаченными налогами объясняются, чаще всего отсутствием необходимых сумм свободных денежных средств, требуемых для уплаты налогов и сборов.

Применения бюджетирования, планирования поступлений и выплат поможет работникам бухгалтерии и планово-экономического отдела заранее знать объем денежных потоков и не допускать моментов дефицита финансовых ресурсов. Расхождение по суммам налогов и сборов в 2010 г. в размере 35 тыс. руб. объясняется скорее неточностью и ошибками, допущенными при формировании отчетных документов. Внедрение компьютеризированной системы учета и отчетности о движении денежных средств поможет избежать таких ошибок.

Согласно ст. 120 Налогового Кодекса РФ, минимальный  штраф за нарушение составляет 15 тыс. руб. (если не была занижена налоговая  база).

Как показали результаты сравнения  данных отчета о движении денежных средств и ф. № 5 (приложение к  балансу), имеются расхождения в  данных по инвестиционной деятельности. Так, в отчете о движении денежных средств ни по одной строке, характеризующей инвестиционную деятельность ничего не отражено. Тем не менее, анализ ф. № 5 свидетельствует о том, что в течение 2009-2010 гг. предприятие осуществляло операции по приобретению и выбытию основных средств. Величина расхождений была указано в табл. 14 и составила около 110 тыс. руб. за два года. Эти неточности могут также привести к штрафу на сумму 15 тыс. руб.

Кроме того, благодаря внедрению  компьютеризированной формы учета  и отчетности о движении денежных средств, в том числе наличных, а также мероприятий бюджетирования можно добиться рационализации движения денежных средств, исключения ситуаций дефицита и излишков денежных средств на счете и в кассе в определенные периоды.

Снижение ситуаций дефицита и излишков наличных средств в кассе предприятия приведет к увеличению оперативности ее работы, ликвидности денежных средств предприятия. Кроме того, учитывая необходимость инкассации излишних денежных сумм из кассы предприятия из-за запрета превышения максимально допустимого остатка наличных денежных средств, предприятие может получить некоторое сокращение непроизводительных затрат, хоть и незначительно, но снизить себестоимость производства.

Другими словами, анализ деятельности показывает, что положительный эффект от этих мероприятий можно получить в виде частичного сокращения разницы  между прочими операционными  доходами и расходами предприятия.

Общий эффект в виде предотвращенных  штрафов за допущенные бухгалтерские  ошибки и добавочной прибыли может  достигать, благодаря составлению  пассивных бюджетов, как минимум 30 тыс. руб. или 5% прибыли от реализации продукции 2010 года.

Предлагаемые нами мероприятия  могут помочь осуществлять контроль и тщательный анализ движения денежных средств. Как показали расчеты, это  позволит увеличить прибыль на некоторую  величину.