Учет кассовых операций

Он подписывается руководителем, главным бухгалтером кассиром и  погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный  кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

- На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.

- При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

- При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.

- При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

Все приходные и расходные  кассовые ордера в хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию  приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно  в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные  кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4). Кассовая книга ОАО «Зерноградагрохимсервис» пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге  ведутся в двух экземплярах через  копировальную бумагу шариковой  ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, и вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно  в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток в кассе на следующее  число, сверяет его с фактической  наличностью и передает отчет  с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в  Кассовой книге. Учитывая небольшой  объем кассовых операций, сдача отчетов  кассации проводится за несколько дней, но не реже 1 раза в неделю.

Главный бухгалтер проверяет  правильность оформления кассовых документов, записи в Кассовой книге, корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью в Кассовой книге подтверждает приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров).

На основании отчета кассира  соответствующие данные записывают в ведомость № la-АПК. Выдача денег  из кассы в корреспонденции счетов отражается в журнале-ордере № 1-АПК. Итоги за месяц из ведомости № la-АПК и журнала-ордера № 1-АПК  переносятся в Главную книгу.

Последовательность обработки  и производства записей по учету  денежных средств в кассе схематично можно представить в виде рис.1.

Рисунок 1. Схема учета движения денежных средств в кассе ОАО «Зерноградагрохимсервис»

Из рис. 1 видно, что регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции предприятия, является журнал-ордер № 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера - ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании  расходной части отчетов кассира  с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы  группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. Каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих  счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Одновременно эти суммы  отражают в соответствующих журналах-ордерах  по кредитовому признаку (журналы-ордера №2,3,4 и др.). Записи по дебету счета  делают аналогичным путем, т. е. на основании  отчетов кассира (только в данном случае - по их приходной части) с  предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток  средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим  образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота  за месяц и вычитают итог кредитового  оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют  с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости  дебетовых оборотов (во второй части  журнала-ордера) как сальдо на конец  месяца.

Журнал-ордер № 1-АПК является регистром месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие  счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим  образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в Главную  книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят  в дебет соответствующих корреспондирующих  счетов.

Прежде чем перенести  итоги журнала-ордера № 1-АПК по кредитовым оборотам в Главную книгу, бухгалтер  по каждому корреспондирующему счету  сверяет их с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК сверяются: по счету 51 - с соответствующими данными в разделе дебетовых  оборотов журнала-ордера № 2-АПК, по счету 71 - с данными журнала-ордера № 7-АПК  и т.д.

После сверки итоги журнала-ордера № 1-АПК разносятся в Главную книгу. Бухгалтерские записи, отраженные в  журнале-ордере № 1-АПК за февраль 2011 г., показаны в табл. 1.

Таблица 7. Бухгалтерские записи в журнале-ордере № 1 ОАО «Зерноградагрохимсервис» за февраль 2011 г.

Из данных представленной таблицы видно, что в кассе  обследованного предприятия осуществлялись разнообразные операции, включая  как выдачу, так и прием наличных денег. Была осуществлена ревизия, в  результате которой была выявлена недостача  денежных средств. Поскольку сумма  недостачи составляет всего 3 руб., можно  предположить, что эта недостача  образовалась в результате не хищения, а небрежности кассира при  обращении с вверенными ему денежными  средствами.

2.2. Анализ отчета предприятия  о движении денежных средств  и выявление погрешностей в  ее составлении

Согласно приказу Минфина  от 22 июля 2003 г. № 67н (в редакции от 31.12.2004 г. № 135н) в соответствии с положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденным Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н (по заключению Минюста РФ от 6 августа 1999 г. N 6417-ПК), для организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ (кроме кредитных организаций, страховых организаций и бюджетных учреждений), необходимо включать в состав промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности отчет о движении денежных средств (форма № 4).

Отчет о движении денежных средств должен составляться исходя из сальдо и оборотов по счетам учета  этих активов - дебету и кредиту счетов 50, 51, 55 в корреспонденции со счетами, отражающими источники поступления  средств или направления их расходования. Когда задействованы дебеты счетов 50, 51, 55, отражаются средства, полученные от покупателей и заказчиков (в  т.ч. при погашении ими дебиторской  задолженности), из бюджета (в виде субсидий или кредитов), за счет страховых  возмещений утраченных ценностей, прочих поступлений. Во втором случае, когда  задействован кредит счетов 50, 51 и 55, отражаются средства, израсходованные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, на оплату труда, выплату процентов, расчеты по налогам и сборам, на командировочные и прочие расходы.

Поступление и  расходование денежных средств должны распределяться между тремя видами деятельности: текущей (т.е. основной), связанной с производством и  реализацией продукции (товаров, работ, услуг); инвестиционной, связанной с  продажей объектов, основных средств  и их приобретением; финансовой, связанной  с поступлениями от кредитов и  займов и их погашением. При этом требуется отдельно показать поступление  и расходование денежных средств  в наличной форме, а также при  использовании векселей.

В табл. 2 в качестве примера и объекта для анализа приводится копия отчета хозяйства о движении его денежных средств за 2009 и 2010 гг.

Таблица 2. Форма № 4 за 2006 гг. ОАО «Зерноградагрохимсервис»

Продолжение табл. 2.

Как видно из табл. 2, финансово-денежные операции хозяйства носят крайне нестабильный характер. Так, например, чистые денежные средства от текущей деятельности (код стр. 200) в 2010 г. составили 37 тыс. руб., а в предыдущем 2009 г. недостаток денежных средств составил 9 тыс. руб.

Результаты сравнения  показателей двух лет по прочим строкам  также сильно разнятся. По некоторым  строкам, например поступления от займов и кредитов, предоставленных другими  организациями, а также погашение  займов и кредитов в 2009 г. значений не имеют, а в 2010 г. подобные затраты осуществлялись. С одной стороны, использование кредитов и займов говорит о недостатке собственных, свободных денежных средств, что является негативным моментом. С другой стороны, применение кредитов и займов может быть связано с расширением деятельности, увеличением товарооборота, поэтому характеризуем положительный момент.

Чистые денежные средства от финансовой деятельности в 2010 г. составили только 1 тыс. руб., по сравнению с отсутствием значение в ф. № 4 по данному показателю за 2009 г. Можно отметить, что предприятие фактически не занималось финансовой деятельностью.

Следует отметить, что несмотря на низкие значения чистых денежных средств от текущей деятельности, величина оборота средств за 2009-2010 гг. была довольно значительной и достигла в 2009 г. – 24,6 млн. руб., а в 2010 г. – 11 млн. руб., поэтому низкое значение результатов – чистых денежных средств – свидетельствует о чрезвычайно низкой рентабельности деятельности и о том, что необходимо как можно скорее искать варианты увеличения прибыльности предприятия.

Конечным результатом  всех описанных изменений стал практически  незаметный рост остатка денежных средств  на конец года. Если в 2009 г. остаток составил 3 тыс. руб., то на конец 2010 г. – 4 тыс. руб. Естественно, говорить о том, что произошло увеличение прибыли, в принципе нельзя, так как рост на одну тысячу рублей за год для предприятия трудно назвать положительным результатом.

 Несмотря на это,  можно сказать, что ситуация  в 2010 г. по сравнению с предыдущим годом хотя бы не ухудшилась. Была получена небольшая прибыль, размер остатка денежных средств на конец года составил положительную величину.

Из табл. 2 видно, что бухгалтерия хозяйства два года подряд по инвестиционной деятельности проставляла в соответствующих строках и графах отчета прочерки. Это свидетельствует о том, что соответствующих хозяйственных, а значит - и бухгалтерских операций в течение 2009-2010 гг. не осуществлялось. Однако анализ других разделов бухгалтерской отчетности хозяйства за 2009 и 2010 гг. свидетельствует об обратном. То есть, фактически предприятие в этот период инвестиционной деятельностью занималось. Об этом можно судить на основании соответствующей информации из разделов бухгалтерского баланса (формы № 1) и на основании показателей табл. 3, составленной нами по указанным данным. Согласно ф. № 5 предприятие занималось инвестиционной деятельностью, так как за 2010 г. наблюдалось поступление и выбытие основных средств.