Учет денежных средств

     Наличие необходимой величины средств (собственных  и заемных) является обязательным условием осуществления предпринимательской  деятельности как юридических, так  и физических лиц. Без солидной суммы  на счетах в банках, готовности по первому требованию контрагента рассчитаться наличными, выписать обеспеченный коммерческий вексель, т.е. без положительной кредитной истории и высокой репутации занять авторитетное место среди бизнесменов не представляется возможным.

     Предприятия, производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу в установленной форме.

     Основными нормативными документами Банка  России, регулирующими совершение и  учет операций с денежными средствами в кассе, являются: Порядок ведения  кассовых операций в РФ (инструкция №18 от 4 октября 1993 г.); Закон РФ от 01 июля 1993 г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением»; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. №1050 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» (60 000 руб.); Письмо ЦБ РФ от 02 июля 2002 г. №82 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору».

     В своей кассе организация может  иметь наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного банком. Для установления лимита остатка  денежных средств в кассе организация  представляет в обслуживающий ее банк специальный расчет по форме, утвержденной Банком России 5 января 1998 г. №14. Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, которые указаны в чеке (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы). Организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3_х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, на закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов. При этом организации не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе оплату труда. Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк.

     Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

     Прием наличных денежных средств в кассу  организации производится по приходным кассовым ордерам (форма №КО_1). Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации лицом. Лицу, сдавшему денежные средства в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтерии или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенного печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

     Выдача  наличных денежных средств из кассы  организации производится по расходным  кассовым ордерам (форма №КО_2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). При этом на платежных ведомостях (расчетно-платежных), заявлениях на выдачу денег, счетах и др. должен быть поставлен штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

     Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма №КО_3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Все поступления и выдачи наличных денежных средств учитывают в кассовой книге (форма №КО_4). В организации ведется только одна кассовая книга. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

     Для того чтобы организация могла  снимать наличные деньги с расчетного счета того банка, в котором она  обслуживается, ей следует приобрести в банке книжку с денежными  чеками (чековую книжку). В чековой  книжке обычно имеется 50 денежных чеков, которые состоят из двух частей: отрывного листа и корешка чека. На отрывном листе указываются цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

     Денежные  средства поступают в кассу:

     - Со счетов в банке;

     - От покупателей и заказчиков  за отгруженную им готовую  продукцию, выполненные работы, оказанные  услуги;

     - От подотчетных лиц в погашение  причиненного материального ущерба, полученных ранее займов и  др.

     Денежные средства выдаются из кассы:

     - На выплату заработной платы,  премий, различных вознаграждений;

     - На выплату пособий по социальному  страхованию, стипендий;

     - Под отчет на хозяйственные  расходы, на командировочные расходы;

     - По договору займа;

     - По решению руководителя в возмещение расходов, понесенных работником организации;

     - На оплату закупаемых товаров  (работ, услуг) и др.

     Выдача  денежных средств и денежных документов из кассы отражают по кредиту счета 50 в корреспонденции с дебетом  счетов 51, 52, 55 «Специальные счета в банках», 57, 58 «Финансовые вложения», 60, 62, 66, 68 «Расчеты по налогам и сборам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71, 76, 80 «Уставный капитал», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 99 «Прибыль и убытки» и др.

     Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями: при сдаче на расчетные и другие счета выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно не полученной заработной платы, а также сверхлимитной денежной наличности - дебет счетов 51, 52, 55, 57; кредит субсчетов 50-1 и 50-2.

     При осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение  обязательств предприятия, дебетуют счета: 60, 66, 68, 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению», 70, 76, 79 «Внутрихозяйственные расчеты». 

     1.5 Учёт операций по расчётному, валютному

       и прочим счетам  в банке

     Большую часть расчетов с юридическими и  физическими лицами организации  осуществляются безналичным путем. Для этого в обслуживающем  банке открывается расчетный счет. Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации (т.е. остаток денежных средств на конец года переходит на следующий год). Он открывается организациями, имеющими самостоятельный баланс и собственные оборотные средства. При этом организация вправе иметь неограниченное количество расчетных, текущих и иных счетов. Порядок открытия (закрытия) расчетного счета регулируется Инструкцией Банка России от 14.09.06 г. №28 «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

     Для открытия расчетного счета организация  должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы:

     · заявление на открытие счета установленного образца;

     · нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

     · справку налогового органа о регистрации  организации в качестве налогоплательщика;

     · копии документов о регистрации  в качестве плательщиков в Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского страхования;

     · карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера, заверенную нотариально.

     С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных  расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

     Исключения  составляют платежи, взыскиваемые в  бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

     В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

     Порядок совершения и оформления операций по расчетным счетам регулируется действующим законодательством, а также правилами, инструкциями и положениями Центрального банка РФ.

     К основным документам, используемым в  безналичных расчетах, относятся:

     · договор (поставки, купли-продажи и  др.);

     · заявление на открытие счета (форма  №041025);

     · карточка с образцами подписей и  оттиска печати (форма №0401026);

     · платежное поручение (форма №0401060);

     · сводное платежное поручение;

     · платежное требование-поручение (форма 0401061);

     · платежное требование (форма №0401063);

     · заявление на выдачу чековой книжки;

     · чековая книжка;

     · реестр чеков (форма №0401007);

     · выписка их расчетного счета.

     Документы по безналичным расчетам плательщика, получателя и обслуживающих их банков должны быть тщательно заполнены с указанием обязательных реквизитов:

     · идентификационные номера организаций;

     · название и местонахождения;

     · коды расчетных и корреспондентских счетов.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств на расчетном счете  организации используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Сальдо счета 51 указывает на наличие свободных денег на расчетных счетах организации на начало и конец месяца; оборот по дебету характеризует суммы, поступившие на расчетные счета, а по кредиту - суммы, перечисленные со счетов. Учет движения денежных средств на счете 51 может быть организован с использованием субсчетов.

     Операции, записываемые по кредиту счета 51, отражаются в журнале-ордере №2. Обороты по дебету записываются в разных журналах-ордерах  и в ведомости №2. Основанием для заполнения журнала-ордера №2 и ведомости №2 служат банковские выписки, в которых указываются: остаток средств на счете на дату, предшествующую выписке; суммы, зачисленные на счет; суммы, списанные со счета; остаток на дату выписки (в выписке остатки и поступления денежных средств указываются по правилам учета банка по кредиту расчетного счета, а выбытие их - по дебету).

     Порядок обработки банковской выписки зависит  от частоты операций по расчетному счету в течении месяца. При  малом количестве операций суммы записываются непосредственно в учетный регистр. Если выписки поступают ежедневно, то по счету 51 открывается оборотно-сальдовая ведомость. По окончании месяца в ней подводятся итоги и переносятся в учетный регистр счета 51 и одновременно в регистры корреспондирующих счетов.

     Информация  о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации  и иностранных валютах, находящихся  на территории России и за ее пределами  в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документов (кроме  векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению, отражается с использованием счета 55 «Специальные счета в банках». К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета: