Учет денежных средств

     На  субсчете 50-2 “Операционная касса” учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы  организации, которые открываются  в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п.

     На  субсчете 50-3 “Денежные документы” учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории  и другие денежные документы.

     Счет 50 “Касса” по отношению к балансу  является активным и размещается  во II разделе актива баланса по статье “Касса”. По дебету счета 50 “Касса”  учитываются остаток и поступление  денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту -- их расходование и списание.

     Например, в ведомости по аналитическому счету 50-1 “Касса организации” записывается сальдо на 1-е число месяца и производятся записи на поступление денег в  кассу (по дебету субсчета 50-1 “Касса организации” с кредита различных счетов):

     Дебет субсчета 50-1 “Касса организации”.

     Кредит  счетов:

     51 “Расчетные счета” -- при получении  наличных денег в кассу для  расчетов с работниками как  по основной деятельности, так  и по капитальным вложениям,  по оплате труда, выдаче денег  под отчет и т. д.

     62 “Расчеты с покупателями и  заказчиками” -- при поступлении  выручки наличными деньгами от  покупателей и заказчиков за  проданную продукцию, выполненные  работы и оказанные услуги;

     66 “Расчеты по краткосрочным кредитам  и займам” -- при получении  краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

     67 “Расчеты по долгосрочным кредитам  и займам” -- при получении  долгосрочных кредитов и займов  наличными деньгами;

     71 “Расчеты с подотчетными лицами”  -- при поступлении в кассу наличных  денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки столовых, буфетов, ларьков и т. д.;

     73 “Расчеты с персоналом по прочим  операциям” -- при получении денег  наличными по возмещению материального  ущерба;

     76 “Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами” -- при поступлении  в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды, и в других случаях.

     В журнале-ордере № 1 производятся записи на расходование (выдачу) денег и  денежных документов из кассы (по кредиту субсчета 50 “Касса организации” в дебет различных счетов).

     Кредит  субсчета 50-1 “Касса организации”.

     Дебет счетов:

     26 “Общехозяйственные расходы” -- при оплате из кассы купленных канцелярских принадлежностей;

     51 “Расчетные счета” -- при взносе  наличных денег на расчетный  счет в банке;

     70 “Расчеты с персоналом по оплате  труда” -- при выдаче из кассы  работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;

     71 “Расчеты с подотчетными лицами”-- при выдаче работникам наличных  денег под отчет на служебные  командировки и хозяйственные  расходы;

     73 “Расчеты с персоналом по прочим  операциям” -- при выдаче работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.

     Ежемесячно  эти учетные регистры закрываются  путем подсчета итогов на поступление  и расходование денег по кассе. В  ведомости выводится сальдо на 1-е  число следующего месяца, для этого к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру. 

     1.2 Нормативно-правовая  база учёта денежных  средств

     Порядок ведения кассовых операций на предприятиях Российской Федерации регламентируется:

     -- порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40;

     -- Федеральным законом от 22 мая  2003 г. № 54-ФЗ «О применении  контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

     -- Указом Президента Российской  Федерации «О мерах по повышению  собираемости налогов и других  обязательных платежей и упорядочению 

     наличного и безналичного денежного обращения» от 18 августа 1996 г. № 1212 с изменениями и дополнениями;

     -- Письмом Департамента регулирования  денежного обращения Центрального  банка Российской Федерации от 17 февраля 1994 г. № 14-4/35 «О разъяснениях  по применению «Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации»;

     -- Письмом Центрального банка Российской  Федерации «По вопросам упорядочения  налично-денежного обращения» от 28 января 1997 г. № 14-4/50;

     -- Федеральным законом от 30 декабря  2001 г. № 195-ФЗ «Кодекс Российской  Федерации об административных правонарушениях».

     Основными способами проведения ревизии кассовых операций являются сравнение, наблюдение и анализ. Для их осуществления  используются приёмы фактического и  документального контроля.

     К приёмам фактического контроля относятся инвентаризация, то есть проверка фактического наличия денежных средств и документов в кассе, а также обследование кассового хозяйства (заключается в сборе информации, которая не может быть получена в ходе документальной проверки).

     Что касается приёмов документального контроля, то сюда можно отнести формальную проверку (к примеру, проверка заполнения приходных рублёвых кассовых ордеров на бланках строгой отчётности формы КО-1 с заполнением всех обязательных реквизитов); арифметическую проверку (например, правильно ли пересчитана сумма поступившей валюты на национальную денежную единицу, исходя из курса ЦБ РФ на дату оприходования валюты); логическую и экономическую проверку (действительно ли было целесообразно выдать директору на хозяйственные нужды под отчёт крупную сумму наличности, к примеру, в 20 базовых величин); нормативно-правовую проверку (например, кассир не имеет право выдать подотчётному лицу новую сумму, если предыдущая задолженность этого лица не была погашена); встречную проверку (сопоставляются записи в учётных регистрах, относящиеся к данной хозяйственной операции) и проверку документов по данным корреспондирующих счетов.

     Проверка  правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная  со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки) все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются:

     · Приходные кассовые ордера формы  КО-1 и КО-1в (для субъектов хозяйствования, не использующих кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы), которые перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности; расходные кассовые ордера, платёжные ведомости, квитанции к кассовым ордерам и прочие документы.

     · Кассовые чеки - документы, удостоверяющие покупку товара с помощью кассового  аппарата, в котором указана стоимость  товара, дата его приобретения и  номер кассового аппарата. Оприходование денежных средств с применением кассовых чеков производится при использовании субъектами хозяйствования кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем.

     · Журнал регистрации кассовых ордеров  по форме КО-3, в котором регистрируются все приходные и расходные кассовые ордера и приравненные к ним документы, ведомости на выдачу зарплаты.

     · Кассовая книга формы № КО-4 для  учета рублей и отдельные книги  для учета валюты в которых  ведется учет кассовых операций.

     · Выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами.

     · Журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета  в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути».

     · Ведомости к соответствующим  журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

     · Авансовые отчеты.

     Состав  первичных кассовых документов, с  одной стороны, очень узок - это  приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т. д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими. 

     1.3. Значение и задачи  учёта денежных средств

     Денежные  средства организации находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

     Бухгалтерский учет денежных средств имеет большое  значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования в народном хозяйстве. Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль соблюдения кассовой дисциплины, правильности и эффективности использования денежных средств, обеспечения сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.

     Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

     Ш точный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;

     Ш контроль за наличием денежных средств  и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

     Ш контроль за соблюдением кассовой и  расчетно-платежной дисциплины;

     Ш выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

     Порядок хранения и расходования денежных средств  в кассе установлен Инструкцией  Центрального банка Российской Федерации  от 04.10.93 г. № 18.

     В соответствии с этим документом организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

     Прием наличных денег организациями при  осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением  контрольно-кассовых машин.

     Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших операций. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации.

     Ответственность за соблюдением Порядка ведения  кассовых операций возлагается на руководителей  организаций, главных бухгалтеров  и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

     За  несоблюдение условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. №1006 с организации взимается штраф. На руководителей организаций, допустивших нарушения, возлагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

     В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка  Российской Федерации от 07.10.98 г. № 375-у  установлены следующие предельные размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами: предприятия потребительской кооперации и ГУИН МВД России -- 15 тыс. руб., все остальные предприятия -- 10 тыс. руб. Для расчетов с физическими лицами и предпринимателями без образования юридического лица предельный размер расчетов не установлен. 

     1.4 Порядок ведения кассовых операций