Учет денежных средств

3. Учет  операций по расчетным счетам 3.1 Документальное оформление и  учет операций по расчетным  счета

Все временно свободные денежные средства предприятия, за исключением наличных денег в кассе, должны храниться  на его расчетном счете, открываемом  в банке.

Для хранения денежных средств и безналичных  расчетов производственным предприятиям в соответствии с положением ЦБ РФ "О безналичных расчетах в Российской Федерации" от 12 апреля 2001 г. № 2-П  открывают расчетные и прочие счета в банках.

Для того чтобы открыть расчетный  счет предприятие обязано предоставить в отделение банка следующие  документы: копии устава и учредительного договора организации, заверенные нотариально; свидетельства о постановке организации  на учет в налоговой инспекции, в  Пенсионном фонде РФ и других внебюджетных фондах; заявление на открытие расчетного счета; протокол собрания учредителей  об избрании руководителя организации; приказ о назначении главного бухгалтера (копия в одном экземпляре); карточку с образцами подписей руководителя и его заместителя, главного бухгалтера и его заместителя; договор на банковское обслуживание, именуемый  в ГК РФ "договор банковского  счета". (16, с.166)

В случае отсутствия в организации должности  главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации. При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течении  срока, необходимого для изготовления печати, представлять в банк документы  без оттиска печати.

Все документы, представляемые в банк для  открытия счета, в том числе карточки с образцами подписей руководителя организации и главного бухгалтера (и их заместителей), остаются в банке. После проверки указанных документов банк открывает организации расчетный  счет и присваивает ему номер. Информация об открытии счета в пятидневный  срок передается банком в налоговую  инспекцию, в которой состоит  на учете данная организация. Обслуживание организации в банке осуществляется согласно договору банковского счета, в котором определяются обязанности банка и клиента, порядок расчетов банка с клиентом, ответственность сторон за обеспечение тайны по операциям расчетного и других счетов, а также указываются реквизиты сторон.

Количество  расчетных счетов, необходимое для  осуществления расчетов, в соответствии с Указом Президента РФ от 21 марта 1995 года № 291 определяется самим предприятием. По своему усмотрению предприятие выбирает и банки для их открытия.

На  расчетный счет организации зачисляются  выручка за реализованную продукцию (работы, услуги) от покупателей, заказчиков и другие поступления. Наличные деньги для зачисления на расчетный счет (выручка от реализации продукции, работ, услуг, не выданная заработная плата  и др.) банк принимает от владельца  счета.

Организациям, имеющим отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы  и др.) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного  счета могут быть открыты расчетные  субсчета для зачисления выручки  и производства расчетов по месту  нахождения нехозрасчетных подразделений.

Банк  выполняет поручения организации  о перечислении или выдаче соответствующих  сумм в оплату приобретенных товарно-материальных ценностей, по погашению ссуд банка  и займов, обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами, поставщиками и другими кредиторами, для расчетов с членами трудового коллектива по оплате труда, на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, приобретение горюче-смазочных материалов, другие цели в пределах остатка средств на счете и соблюдения очередности, предусмотренной законодательством.

Банк  контролирует операции, совершаемые  по расчетному счету. В частности, проверяет, не проводит ли организация - владелец счета операции, не соответствующие  характеру его деятельности, предусмотренной  уставом, нарушающие установленный  порядок использования средств  или правил расчетов.

При недостаточности денежных средств  на счете списание денежных средств  со счета осуществляется в последовательности, определенной ГК РФ (ст.855):

1.  по исполнительным документам, предусматривающим  перечисление или выдачу денежных  средств со счета для удовлетворения  требований о возмещении вреда,  причиненного жизни и здоровью, а также о взыскании алиментов;

2.  по исполнительным документам, предусматривающим  перечисление или выдачу денежных  средств для расчетов по выплате  выходных

пособий и оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, в том числе  по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

3. по  платежным документам, предусматривающим  перечисление или выдачу денежных  средств для расчетов по оплате  труда с лицами, работающими по  трудовому договору, в том числе  по контракту, а также по  отчислениям в Пенсионный фонд  Российской Федерации, Фонд социального  страхования Российской Федерации  и фонды обязательного медицинского  страхования;

4. по  платежным документам, предусматривающим  платежи в бюджет;

5. по  исполнительным документам, предусматривающим  удовлетворение других денежных  требований;

6. по  другим платежным документам  в порядке календарной очередности  (14, с.42)

Списание  денежных средств с расчетного счета  по требованиям, относящимся к одной  очередности, производится в порядке  календарной очередности поступления  документов. Указанный порядок подтверждается Федеральным законом от 18.11.98 № 173-ФЗ. В исключительных случаях банк производит принудительное списание денежных средств  с расчетного счета. В бесспорном порядке со счетов организации списывают  платежи, не внесенные в срок в  государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к  ним документам. В безакцептном порядке оплачивают счета энергоснабжающих, теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.

Ежедневно или в другие сроки, установленные  по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают  начальный и конечный остатки  на расчетном счете и суммы  операций, отраженных на расчетном  счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при  обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут  быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Четкая  организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных  средств, позволяет предприятию  избежать оплаты пени и неустоек в  случаях просрочки платежей.

Организации обязаны информировать свою налоговую  инспекцию обо всех открытых счетах. Одновременно такая же обязанность  возложена на банки, в которых  были открыты счета.

Закрываются расчетные счета по решению учредителей  организации, суда или арбитражного суда. Расчетные счета могут быть закрыты при признании организации  банкротом, при принятии решения  о запрете деятельности данного  юридического лица и в других случаях, предусмотренных законодательством. 

3.2 Формы  расчетов за товарно-материальные  ценности

Для оформления операций по расчетным счетам используются следующие расчетные  документы: платежные поручения; платежные  требования; инкассовые поручения; объявление на взнос наличными; чеки.

Расчетные документы должны содержать следующие  реквизиты: наименование расчетного документа, его номер, число, месяц и год  выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его счета, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН); наименование и место нахождения банка плательщика (БИК), номер корреспондентского счета  или субсчета; наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН); наименование и место нахождения банка получателя (БИК), номер корреспондентского счета  или субсчета; назначение платежа  с выделением отдельной строкой  налога, подлежащего уплате, либо с  указанием того, что налог не уплачивается; сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами.

Выбранная форма расчетов обычно фиксируется  в договорах по приобретению товарно-материальных ценностей, выполнению работ, оказанию услуг или их реализации. Выбор  наиболее рациональной формы расчетов позволяет сократить разрыв между  временем отгрузки и зачисления платежа.

При любой форме расчетов банк выступает  посредником между организациями - партнерами. Обо всех изменениях расчетного счета учреждение банка извещает своего клиента (организацию) выпиской из расчетного счета, которая представляет собой копию записей по расчетному счету конкретной организации. Форма  выписки с расчетного счета в  различных учреждениях банка  зависит от технологии обработки  банковской документации, однако независимо от форм выписки содержит следующие  обязательные реквизиты: входящие и  исходящие остатки; дату; номер документа; шифры и коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или кредиту расчетного счета. Банк является должником организации, поэтому списание или выдача денежных средств с расчетного счета отражается в выписке по дебету, а поступление или взнос денег на расчетный счет, а также начальные и конечные остатки - в выписке по кредиту. Обработка полученных с расчетного счета выписок проводится в соответствии с прилагаемыми к ней документами, на основании которых делаются записи на счетах бухгалтерского учета в регистрах, предназначенных для отражения движения денежных средств. Периодичность получения выписки с расчетного счета определяется количеством операций, совершенных банком за определенный промежуток времени.

Расчеты платежными поручениями являются самой  распространенной формой расчетов, т.к. используется в местных, одногородных и иногородних расчетах между организациями, за материальные ценности, работы и услуги, с бюджетной системой по всем видам налогов и платежей, с органами социальной защиты по отчислениям и полученным средствам.

При расчетах платежными поручениями владелец счета (плательщик) дает обслуживающему его банку распоряжение, оформленное  расчетным документом, перевести  определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение  составляется на бланке установленной  формы и принимается банком независимо от наличия денежных средств на счете  плательщика.

Платежные поручения принимаются к исполнению независимо от наличия средств на счете плательщика. Если товары уже  получены или услуги оказаны, что  подтверждается соответствующими документами (приходными ордерами, накладными, актами приемки выполненных работ), то банк принимает платежные поручения  покупателя и при отсутствии средств  на расчетном счете. В этом случае принятые платежные поручения банк помещает в картотеку № 2 "Расчетные  документы, не оплаченные в срок". Такие платежные поручения банк оплачивает по мере поступления средств  на счет покупателя в установленной  очередности.

Еще один вид безналичных расчетов - расчеты чеками. Чек представляет собой ценную бумагу, содержащую ничем  не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной  в нем суммы чекодержателю. Чекодателем  является лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться  путем выставления чеков. Чекодержатель - лицо, в пользу которого выдан чек. Плательщик - это банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Чек оплачивается банком за счет денежных средств чекодателя, причем последний  не вправе отозвать чек до истечения  установленного срока для его  предъявления к оплате. Представление  чека в банк, обслуживающий чекодержателя, считается предъявлением чека к  оплате.

На  основании чеков наличные деньги выдаются на оплату труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий, на командировочные, представительские  и хозяйственные расходы, на приобретение горюче-смазочных материалов и т.д. Чек заполняют от руки чернилами  или шариковой ручкой. В нем  указывают сумму, дату выдачи, наименование чекодержателя, а также сведения о назначении полученных сумм. Чеки подписывают руководитель и главный  бухгалтер организации и скрепляют  печатью организации. Какие-либо исправления  не допускаются. Банк выдает деньги по чеку после проверки подлинности  подписей и печати.