Учет денежных средств

Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. Все производственные предприятия  не реже одного раза в квартал обязаны  проводить внезапную ревизию  кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. 

2.3 Ревизия  кассы

Одной из особенностей бухгалтерского учета  кассовых операций является ежемесячная  взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, а кассира - полная материальная ответственность за правильное и своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т.е. их сохранность.

В организации  должна регулярно проводиться ревизия (инвентаризация) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности в кассе. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Однако  есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке  инвентаризация проводится:

·  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

·  при смене кассира;

·  если были выявлены факты хищения  наличных денег;

·  если наличные деньги были частично или  полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

В организации  могут также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна:

·  по инициативе руководителя организации;

·  по требованию налоговой инспекции.

Ревизия кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом  Банка России от 4 октября 1993 г. N 18 (не менее одного раза в месяц). Остаток  денежной наличности в кассе сверяется  с данными учета по кассовой книге. При подсчете фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе принимаются к учету  наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (17, с.27-28).

Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается  комиссия, которая составляет акт. В  состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

Расписки  на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в  кассе денежных средств, не принадлежащих  организации, запрещается, и при  обнаружении они считаются излишками. Результаты ревизии оформляются  актом.

На  оборотной стороне акта материально  ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных  инвентаризацией кассы, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денежных средств приходуются с последующим  перечислением их в доход организации. В случае выявления недостачи  суммы подлежат взысканию с материально  ответственного лица (кассира).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств, обработки кассовых документов. 

2.4 Санкции,  предусмотренные за несоблюдение  условий расчета денежной наличностью

Согласно  Кодексу РФ “Об административных правонарушениях" от 30.12.2001 №195 ФЗ, ст.15.1 нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  предприятиями, учреждениями, организациями  и физическими лицами, осуществляющими  предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности:

-  за осуществление расчетов наличными  денежными средствами с другими  предприятиями, учреждениями сверх  установленных предельных сумм - штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;

-  за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

-  за несоблюдением действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление  в кассах наличных денег сверх  установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. (15, с.27)

На  руководителей предприятий допустивших  указанные нарушения, налагаются административные штрафы в размере от сорока до пятидесяти МРОТ.

Указанием Центрального банка РФ от 14.11.01 № 1050-У "Об установлении предельного размера  расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен новый  предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Теперь он составляет 60 000 рублей по одной сделке. Норматив применяется к расчетам наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно-материальные ценности в один день. Причем не имеет  значения, как производятся расчеты - по одному или нескольким денежным документам. Указанием Центрального банка РФ № 1050-У установлен предельный размер расчетов наличными только для  юридических лиц. Таким образом, расчеты с участием физических лиц, связанные с осуществлением ими  предпринимательской деятельности, могут производиться наличными  денежными средствами без ограничения  суммы платежа.

Бухгалтер должен помнить, что за расчеты наличными  денежными средствами сверх установленных  лимитов предусмотрен штраф. Он равен  двукратному размеру суммы произведенного платежа. На руководителя предприятия  налагается штраф в пятидесятикратном  размере МРОТ (п.9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей"; в  редакции от 25.07.2000 № 1358).

Штрафные  санкции применяются в одностороннем  порядке к юридическому лицу, производящему  платеж в адрес другого юридического лица (письмо Банка России от 24.11.94 № 14-4/308). То есть штраф налагается только на покупателя.

2.5 Учет  кассовых операций

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации  используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие  денег организации на начало и  конец месяца; оборот по дебету - поступление  в кассу, оборот по кредиту - выдача наличных.

Счет 50 "Касса" имеет следующие субсчета:

50-1 "Касса  организации",

50-2 "Операционная  касса",

50-3 "Денежные  документы".

Выделение субсчетов к счету 50 объясняется  необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств  в зависимости от специфики функционирования организации.

На  субсчете 1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.

На  субсчете 2 "Операционная касса" учитывают  наличие и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается  организациями при необходимости.

На  субсчете 3 "Денежные документы" учитывают  находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы. Денежные документы оформляются  аналогично денежным средствам в  кассе организации по приходным  и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчёт  о движении денежных документов. Денежные документы учитывают на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение. Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы  к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.д.) учитываются  на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический  учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц  кассир составляет в кассовой книге  отчет по поступившим и выбывшим документам.

При осуществлении внешнеэкономической  деятельности, ведении переговоров  с иностранными партнерами, а также  для командировочных расходов за пределами РФ у организации может  возникнуть необходимость в использовании  наличной иностранной валюты.

Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса, в которой  устанавливаются лимиты в иностранной  валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

Кассиры обязаны строго соблюдать правила  совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.

В кассу  принимается наличная иностранная  валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту  не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой "Фальшивая" или "Вызывающая сомнение". Клиенту  выдается квитанция о том, что  принятая валюта является фальшивой  или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

Оплату  товаров и услуг разрешается  принимать в нескольких иностранных  валютах. Пересчет других видов валют  в доллары осуществляется по рыночному  курсу, информация о котором присылается  банком в кассу. Таблица пересчета  должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 "Касса" открывают  соответствующие субсчета.

В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2006 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету  в рубли по официальному курсу  ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной  валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской  отчетности. В результате изменения  курса иностранных валют по отношению  к рублю за период нахождения валюты в кассе возникают курсовые разницы.

В целях  контроля за использованием иностранной  валюты в кассе организации ведется  аналитический учет по каждому ее виду в карточках, ведомостях и др.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 1. Основанием для  заполнения служат отчеты кассира. По окончании отчетного периода  остатки по журналу-ордеру сверяют  с данными книги движения денежных документов. Аналитический учет ведется  по их видам.