Учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах

Поступающие в кассу организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке. [4]

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Кассовые ордера – это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Суммы операций записывают  в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:

под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

на командировочные расходы;

на выплату заработной платы;.

на выплату пособий по социальному страхованию;.

на выдачу займов (ссуд) работникам организации;

на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены чисто и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны пишущей машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам  могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности. Премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

Таблица 1

Формы первичной учетной документации

по учету кассовых операций

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (№ КО-1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый ордер (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (№ КО-2). Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером. При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявление паспорта или удостоверения личности. Предъявление этих документов обязательно. 

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (№ КО-4). Кассовая книга – это учетный регистр, предназначенные для учета кассовых операций кассиром предприятия. Это книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под подписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. [2]

При условии обеспечения полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой косовой книги. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В сроки установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

1.4. Синтетический учет кассовых операций.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту – суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50 «Касса», отражаются в журнале – ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости №1. основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др. [6]

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Хранение наличных средств как уже говорилось выше, ведется в пределах лимитов.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний – инкассатору. Привительством России утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины

В субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов – отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача денежных средств из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

Таблица 2

Типичные бухгалтерские проводки по счету 50 «Касса»

Процесс бухгалтерского учета кассовых операций состоит из следующих этапов:

1.                 Составление первичных учетных документов, отражающие приход или расход наличных денежных средств.

2.                  Регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

3.                  Составление бухгалтерских проводок, обработка первичных документов.

4.                  Отражение кассовых операций в кассовой книге, подтвержденных первичными учетными документами.

5.                  Перенос данных кассовой книги в систематические учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

1.5. Инвентаризация кассы организации

Учетный процесс предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем составления данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

Инвентаризация денежных средств и денежных документов проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже установленного нормативными документами (не реже одного раза в месяц).

Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации распоряжение, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств (сколь должно быть по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.

По окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер поставляет в нем проводки. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют  доход организации.

Таблица 3

Отражение недостачи денежных средств в кассе.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их. С учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

2.     Теоретические основы учета денежных средств на рассчетных счетах

2.1. Порядок открытия расчетного счета

Каждая  организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществление всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организации.

Расчетные счета необходимы предприятию для осуществления платежей контрагентам и для временного хранения денежных средств.

Предприятие может иметь сколько угодно расчетных счетов в любых банках. Но следует не забывать, что если открыто достаточно большое количество счетов, то предприятие в связи с этим будет нести достаточно большие расходы по их обслуживанию.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявление на взнос денег наличными, платежных требований).[2]

Для открытия расчетного счета предприятие обязано представить банку следующий пакет документов:

Заявление на открытие счета (форма заявления представляется банком);

Справка о постановке предприятия на учет (регистрационные свидетельства) в налоговых органах, пенсионном фонде, в фонде социального страховании, в фонде медицинского страхования, в реестре акционерных обществ, или в реестре организации с соответствующей организационной правовой форме;

Отчетность предприятия (если оно уже функционирует какое-то время), либо вступительный баланс; 

Копии учредительных документов и устава предприятия;

Образцы печатей предприятия и подписей руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, имеющих право подписей на финансовых документах, образец электронной подписи, если она используется.

Может требоваться инвестиционный бизнес-план, либо подобный документ.

Представленный пакет документов рассматривается учреждением банка, если банк считает целесообразным открытие расчетного счета, то счет данного предприятия в данном банке присваивается определенный номер и между предприятием и банком заключается договор об обслуживании расчетного счета.