Учет денежных средств в кассе организации. Учет денежных документов

       На  малых предприятиях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

       Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

       Помещение кассы для обеспечения необходимых  условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны.

       Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в  помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия.

       Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

       Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

       Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса».

       Сальдо  счета указывает на наличие суммы  свободных денег в кассе предприятия  на начало месяца; оборот по дебету –  суммы поступившие наличными  в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

       Для учета кассовых операций в бухгалтерии  ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 «Касса».

       В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».

       Основанием  для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 – 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 – 3, 15 – 17 и т.д. 

       Итоги за день (несколько дней) в разрезе  корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

       Остаток средств в кассе приводится в  ведомости только на начало и конец  месяца. На протяжении месяца, для контроля и оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

       В кассе предприятия могут храниться  не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, и бланки строгой  отчетности. К ценным бумагам относятся  путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет фонда специального назначения, почтовые марки, проездные билеты на транспорт.

       Бланки  строгой отчетности (квитанционные  книжки, бланки удостоверений, трудовые книжки и вкладные листы к ним, бланки товарно-сопроводительных документов, путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

       Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы  подлежат обязательной регистрации.

       Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

       Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов заполняется организациями  всех форм собственности, осуществляющими  прием и выдачу наличных денежных средств.

             Для учета поступления  и выдачи наличных денежных средств  в кассе организации применяются кассовую книгу.

             Каждое предприятие  ведет только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

       Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

             Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

             Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе  на следующее число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

             Кассовая книга  может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно  с ней формируется распечатка «Отчет кассира». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

       В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации. И  он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов. 
 

       1.3 Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе  
 
 

       Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление де-нежных средств в  кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

       К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

       50-1 «Касса организации» — учитывают  денежные средства в кассе.

       50-2 «Операционная касса» — учитывают  наличие и движение денеж-ных  средств в кассах товарных  контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. этот субсчет открывается организациями при необходимости.

       50-3 «Денежные документы» — учитывают  находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки госпошлины и другие денежные документы.

       Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999г.

       Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах цифрами и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер.

       Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регис-трируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организаций и главного бухгалтера.

       Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

       Синтетический учет денежных средств осуществляется в журнале-ордере № 1. 
 
 

       1.4 Учет результатов инвентаризации 
 
 

       В результате проведения инвентаризации может быть выявлено расхождение  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета – излишек имущества либо недостача.

       Для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (товаров, тары), по которым выявлены отклонения от данных учета, применяется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19).

       В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

       Сличительная  ведомость составляется в двух экземплярах  бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

       На  ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

       Выявленные  при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства.

       В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

       Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

       О допущенной пересортице материально  ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.