Учет денежных средств (на примере ООО «Стародубское автотранспортное предприятие»)

   Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной документации:

- №КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- №КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

-№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

- №КО-4 «Кассовая книга»;

- №КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

   При работе с кассовыми документами необходимо соблюдать требования:

- приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно шариковой ручкой или выписаны на машине;

- в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления;

- прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;

- в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые документы.

   Кассовые  операции выполняет кассир. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Ему запрещается передавать свои обязанности другим лицам. При возникновении необходимости в его замене, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (с которым также заключается договор о полной материальной ответственности).

   На  предприятиях, где работают несколько  кассиров, их работу координирует старший  кассир: перед началом рабочего дня  выдает кассирам авансом необходимые  для расходных операций суммы  наличных денег под расписку в  книгах учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5), открытые на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку  старшему кассиру под расписку этой же книге, остаток наличных денег, приходные  и расходные кассовые документы.

   Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денег при хранении и транспортировке.

 Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций должны быть закрыты с внутренней стороны. Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

    Для обобщения информации о движении и наличии денежных средств в  кассах организации в плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Обороты по дебету счета 50 «Касса» показывает поступления наличных денег в кассу организации, а выдача денег из кассы — по кредиту счета 50 «Касса».

    К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

    50-1 «Касса организации»;

    50-2 «Операционная касса»;

    50-3 «Касса в иностранной валюте»  и другие.

      Поступление денег в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (№КО-1) выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером.

В приходном  кассовом ордере проставляются дата, номер, а так же:

- по  строке "Основание" указывается  содержание хозяйственной операции (возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.);

- по  строке "В том числе" указывается  сумма НДС, в случае, если продукция,  работы, услуги не облагаются  налогом, делается запись "без  налога (НДС)";

- по  строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые документы с указанием  их номеров и дат составления;

- в графе  "Кредит, код структурного подразделения"  указывается код структурного  подразделения, на которое приходуются  денежные средства;

- по  строке "Принято от" указывается,  от кого приняты денежные средства;

- суммы  проставляется цифрами и прописью.

    Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке.

    Приняв  деньги, кассир ставит свою подпись  на ордере и квитанции, квитанцию  заверяет печатью и выдает лицу, сдавшему деньги или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). Приходный кассовый ордер остается в кассе. Приходный ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. КО-3), предназначенный для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.

    Наличные  деньги выдают из кассы на основании  Расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный  штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

     Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов:

- по  строке "Основание" указывается  содержание хозяйственной операции;

- по  строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые документы, являющиеся основанием для выписки расходного кассового ордера с указанием их номеров и дат составления.

Сумма проставляется цифрами в рамке  в верхней части документа и прописью в строке «Сумма».

    На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях).

    Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи денег.

    Все поступления и выдачи наличных денег  записываются в кассовую книгу (ф. КО- 4), которая предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана; процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ.

   Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

   Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться инвентаризация (ревизия). Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.  

   Ревизия кассы проводится комиссией по приказу  руководителя, внезапно, в присутствии  кассира. Денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Результаты инвентаризации оформляют актом (ф. Инв. – 15). В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами комиссии. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

   Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира. Излишки наличных денег приходуются, перечисляются  в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход  предприятия (в коммерческих организациях).

       Покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно чек должен быть погашен штампом или надрывом в определенном месте.

    Большая часть расчетов между предприятиями  осуществляется в безналичной форме, т.е. перечислением денежных средств  со счета плательщика на счет получателя. В данной ситуации банк является посредником. Расчетные счета открываются  предприятиями для хранения свободных денежных средств и поступлений за реализованную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

   Организации имеют право  открывать не ограниченное количество расчетных счетов на территории  РФ  в любых  банках. 

   Для открытия расчетного счета, организация  должна предоставить в учреждение, выбранного банка,  следующие документы:

-заявление  на открытие счета  установленного  образца;

-нотариально  заверенные копии  устава организации,  учредительного договора  и регистрационного  свидетельства;

-справку  налогового органа о регистрации   в качестве налогоплательщика;

-копии  документов о регистрации   в качестве плательщиков  в  Пенсионный фонд РФ и в Фонд  обязательного медицинского страхования;

-карточку  с образцами  подписей руководителя, заместителя  руководителя, главного  бухгалтера, оттиском печати, заверенную  нотариально.

    Синтетический учет операций по расчетному счету  бухгалтерия предприятия ведет  на счете 51 ”Расчетный счет”. По дебету данного счета  записываются остаток  свободных денежных средств предприятия  на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, от покупателей  продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета  отражаются оплата поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные  работы, погашение задолженности  бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования  и прочим кредиторам, получение денег  в кассу.

    Выдача  денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа  предприятия – владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта). Срок акцепта указывается в платежных требованиях, он не должен превышать трех рабочих дней. В течение трех дней плательщик может отказаться от оплаты, т.е. необходимо составить заявление об  отказе от акцепта. Заявление отсутствует, по истечении этого срока  банк переводит деньги автоматически.

    Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, может  производиться только по решению  суда, а также в случаях, установленных  законом или предусмотренных  договором (расчеты с оплатой  платежных требований контрагентов в безакцептном порядке).

    В особых случаях банк принудительно  списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций (по приказам финансовых органов перечисляются  суммы просроченных налогов и  сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража – суммы удовлетворенных  исков). Банк так же может списывать  денежные средства с расчетного счета  предприятия по собственной инициативе (проценты за пользование ссудами, суммы  по просроченным ссудам).

   Очередность списания денежных средств с расчетного счета банка установлена ст. 855 Гражданского кодекса РФ:

1. платежи  первой очередности: списание  по исполнительным документам  для  удовлетворения требований  о возмещении вреда, причиненного  жизни и здоровью, а также по  уплате алиментов;

2. платежи  второй очередности: выдача денежных  средств на  оплату труда с  работающими лицами, выплата выходных  пособий, выплаты по авторским  договорам;

3.  платежи   третей  очередности: отчисления  в Пенсионный фонд, фонд социального  страхования и Государственный  фонд занятости;

4. платежи  четвертой очередности: платежи  в бюджет и  внебюджетные  фонды (кроме перечисленных в  третьей группе очередности) по  платежным документам  таможенных  органов; 

5. платежи  пятой очередности: списание по  исполнительным документам, по удовлетворению  других денежных документов;

6.   шестой очередности: списание  по другим платежным документом