Учет, анализ и аудит материально-производственных запасов

• счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком;
• счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;
• счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• счет 23 «Вспомогательные производства» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
• счет 20 «Основное производство».

Поступающие материалы, не сопровождающиеся платежными документами от поставщиков (неотфактурованные поставки), оприходуются по акту о приемке материалов, составляемому на складе. Оприходование неотфактурованных поставок осуществляют по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца платежное требование не поступит, то приемная оценка на указанные поставки сохраняется. В следующем месяце при поступлении платежного требования стоимость неотфактурованных поставок в приемной оценке сторнируют и составляют новую запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода в организацию (материалы в пути), по окончании месяца отражают по дебету счетов 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируют и по поступлению ценностей составляют обычную бухгалтерскую запись по ним.

При приемке материалов от поставщиков  могут быть выявлены излишки или  недостачи фактически поступившего количества материалов по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуют по акту и расценивают по учетным ценам организации или по отпускным ценам. Затем отдел снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное требование на стоимость излишков.

Отпущенные в производство и  на другие нужды материалы списывают  с кредита материальных счетов в  дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в  течение месяца по твердым учетным  ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным  производствам);

Дебет других счетов в зависимости  от направления расходов материалов (25, 26 и др.);

Кредит счета 10 «Материалы» или  других счетов по учету материалов.

Стоимость материалов по твердым учетным ценам между  различными счетами издержек производства распределяют на основании ведомости  распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.

По истечении  месяца определяют разницу между  фактической себестоимостью израсходованных  материалов и стоимостью их по твердым  учетным ценам. Разницу списывают  на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам (счета 20, 23, 25, 26). При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве твердой учетной цены плановой себестоимости материалов) – способом «красное сторно», то есть отрицательными числами.

Отклонения фактической  себестоимости материалов от стоимости  их по твердым учетным ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по твердым учетным ценам. С этой целью определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от твердой учетной цены и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных и оставшихся материалов по твердым учетным ценам.

Процентное отношение  отклонений фактической себестоимости  материалов от твердой учетной цены (Х) определяется по следующей формуле:

Х = (О_н +О_п) × 100 / УЦ_н + УЦ_п                                                           (2.3.1)

Где О_н – отклонение фактической себестоимости материалов от стоимости их по твердым учетным ценам на начало месяца;

О_п – отклонение фактической себестоимости материалов от стоимости их по твердым учетным ценам по поступившим материалам за месяц;

УЦ_н – стоимость материалов в твердых учетных ценах на начало месяца;

УЦ_п – стоимость поступивших в течение месяца материалов по твердым учетным ценам.

Определение фактической себестоимости  материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить помимо средней стоимости методами ФИФО и ЛИФО. При использовании этих методов возникает необходимость оценки каждой партии расходуемых материалов, что осуществить довольно сложно, учитывая современный уровень механизации и автоматизации учета. Целесообразнее стоимость израсходованных материалов при их оценке по методам ФИФО и ЛИФО определять расчетным путем. В этом случае в течение месяца материалы списывают на производство по учетным ценам. По окончании месяца определяют стоимость израсходованных материалов по методу ФИФО или ЛИФО, находят отклонение исчисленной стоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и списывают выявленное отклонение на соответствующие счета пропорционально стоимости ранее списанных материалов по учетным ценам. При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере №6, который открывается суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. Аналитический учет в этом журнале-ордере осуществляют по каждому платежному документу, приходному ордеру или приемному акту. Для выявления фактической себестоимости материалов, отклонений от стоимости их по учетным ценам, контроля за сохранностью материалов, а также увязки синтетического и аналитического учета в бухгалтерии составляют по истечении каждого месяца ведомость 10 «Движение материальных ценностей». Для списания израсходованных материалов на соответствующие объекты учета затрат в бухгалтерии составляют разработочную таблицу №1 «Распределение расхода материалов». Материалы в ведомости №10 отражаются по учетным ценам. При использовании в учете ПЭВМ приходные документы группируют в пачки и после контроля и проверки кодов сдают на ВУ, где на основе документов разрабатывают машинограмму-ведомость поступления материалов на склад. В ведомости отражают стоимость приобретенных материалов по учетным ценам и фактической себестоимости с расшифровкой ее слагаемых по каждому платежному требованию поставщиков. На основании ведомостей поступления материалов составляют сводную ведомость расчета транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и исчисляют коэффициент отклонений фактической себестоимости от стоимости по учетным ценам.

По данным расходных документов и указанной ранее сводной  ведомости составляют машинограмму-ведомость  расхода материалов по корреспондирующим  счетам. В ней по каждому виду израсходованных материалов по различным  шифрам затрат отражают их стоимость  по учетным ценам, коэффициент отклонений и сумму отклонений, приходящуюся на израсходованные материалы.

Для получения обобщенных данных по счетам производственных запасов по каждому из них составляют машинограммы – оборотные ведомости; их данные сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам и после сверки переносят в машинограмму – Главную книгу.

Согласно учетной политике предприятия  синтетический учет производственных запасов ведется на счете 10 «Материалы»  с использованием субсчетов 10/1 «Сырье и материалы» учитывается наличие и движение: сырья и материалов, вспомогательных материалов; 10/3 «Топливо» учитывается наличие и движение нефтепродуктов (дизельное топливо, керосин, бензин, горюче-смазочные материалы) предназначенных для эксплуатации транспортных средств, 10/5 «Запасные части» учитываются наличие и движение приобретенных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для производства, ремонтов, замены изношенных частей транспортных средств, 10/9  «Инвентарь и хозпринадлежности». В учете предприятия специнструменты учитывают на отдельном субсчете 10/9. Первоначальная стоимость специнструментов определяется исходя из суммы, которую предприятие истратило на ее покупку (п.2 ст. 254 и п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ, а также п. 6 ПБУ 5/01 и п. 8 ПБУ 6/01). При передаче специнструментов в эксплуатацию делается такая проводка:

Дебет 10/10 субсчет «Специнструмент  в эксплуатации»

Кредит 10/11 субсчет «Специнструмент  на складе»

Затем стоимость специнструментов списывается на счет 20 «Основное производство».

При поступлении материалов дебетуется счет 10 «Материалы» и кредитуют:

• счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по учетным ценам;
• счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на стоимость услуг;
• счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• счет 23 «Вспомогательные производства»;
• счет 20 «Основное производство».

Отпущенные в производство материалы  списываются с кредита счета 10 (субсчета 10/1, 10/3, 10/5, 10/9) в дебет соответствующих счетов издержек производства в течение месяца по твердым учетным ценам. При этом составляется следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета 20 «Основное производство»; Дебет счета 23 «Вспомогательные производства»; Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»;

Кредит счета 10 «Материалы».

Принятые к акцепту платежные  документы поставщика, и в первую очередь счет-фактура, регистрируются в Книге покупок (Приложение 6). Данный учетный регистр используется в дальнейшем для составления расчета по НДС в целях его определения, предъявляемый к вычету в установленном порядке. Каждый счет-фактура регистрируется в книге покупок по мере их поступления в хронологическом порядке. Если имеется частичная оплата покупателем, то в указанном регистре запись производится на каждую сумму платежа с указанием реквизитов ранее полученного счета-фактуры по данной поставке. Против каждой суммы погашения по основному долгу делается пометка «частичная оплата». Счета-фактуры хранятся в соответствующем журнале учета. Поскольку на предприятии МУП ЖКХ «Ленинский 1» используется программа «1С: Бухгалтерия (7.7)», вся информация, необходимая для регистрации счетов-фактур поставщиков (номер и дата составления и их поступления, наименование поставщиков, дата оприходования материально-производственных запасов и их оплаты, включая НДС, а также стоимости покупок, облагаемых по разным ставкам НДС), формируются на основании вводимого документа «Поступление товарно-материальных ценностей». Все операции по приходу и оплате этих ценностей в дальнейшем подлежат регистрации в Книге покупок в хронологическом порядке. С этой целью в типовой конфигурации используется компьютерный документ «Запись Книги покупок», включающий в себя основные реквизиты счета-фактуры и подготовленный в режиме «ввод на основании». В случае частичной оплаты приобретаемых материальных запасов регистрация счета-фактуры поставщика в указанном учетном регистре осуществляется по каждой оплаченной сумме.

В журнале-ордере №6 (Приложение 7), открываемом на месяц, осуществляется синтетический учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме. Вначале записываются остатки непогашенной задолженности перед поставщиками, переходящие с прошлого отчетного периода. В отчетном месяце записи в данный учетный регистр производятся на основании предъявленных поставщиками счетов-фактур и документов, подтверждающих приемку грузов на склад. Для каждого счета-фактуры в журнале-ордере №6 отводится отдельная строка, по которой записывается регистрационный номер, основные реквизиты и суммы, принятые к платежу, суммы зачета. Суммы, принятые к платежу, показываются развернуто по каждому элементу счета, составляющему покупную стоимость приобретенных материалов. Отдельно показываются суммы выявленной при приемке недостачи и суммы претензий по сортности, комплектности.

В процессе заготовления материально-производственных запасов могут иметь место ситуации, когда они поступают на предприятие без сопроводительных документов (неотфактурованные поставки). Излишки, выявленные в процессе приемки грузов также рассматривают как неотфактурованные поставки и показывают по отдельной строке журнала-ордера №6.

По неотфактурованным поставкам  на основании данных документов склада о приемке осуществляется запись раздельно по каждой поставке с указанием  буквы «Н» в графе «Номер счета-фактуры». Оприходование происходит по договорной стоимости с данным поставщиком, по учетной цене или цене предыдущей поставки. При получении счета-фактуры указанная выше запись сторнируется и делается обычная запись. Суммы по счетам, по которым груз не получен в отчетном периоде, переносятся в журнал-ордер №6 следующего месяца в графу «Сальдо на начало месяца за неприбывший груз» по каждой поставке отдельно. Сумма акцепта, как уже отраженная в прошлом отчетном периоде, в этом журнале-ордере не отражается. Груз, поступивший в отчетном месяце, числившийся на начало месяца в пути, сторнируется в графе «За неприбывший груз» по той строке, где было показано сальдо. Указанное сальдо в конце месяца корректируется обычными или сторнировочными записями с учетом изменений в текущем месяце. Обороты по кредиту счета 60 за отчетный месяц включают как суммы за полученные материально-производственные запасы, так и суммы по таким запасам, оставшимся в пути.

Приобретение материалов через  подотчетных лиц отражается в  журнале-ордере №7 записью:

Дебет счетов 10 «Материалы»;

19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям»

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Когда под ожидаемое поступление  материалов организация производит предварительную оплату, в журнале-ордере №2 на основании выписки банка составляется бухгалтерская проводка:

Дебет счета 60/2                   Кредит счета 51

После получения указанных ценностей  ранее произведенный аванс принимается  к зачету в уменьшение кредиторской задолженности перед поставщиками:

Дебет счета 60/1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным  счетам»

Кредит 60/2 «Расчеты по выданным авансам».

Оставшаяся сумма обязательно  погашается в обычном порядке.

Претензии, предъявленные поставщиками при оприходовании поступивших материалов, независимо от их характера (недостачи в пути, несоответствие условиям договора), не освобождают покупателя от обязательств перед поставщиками до даты разрешения спора и отражаются в учете записью: