Учет, анализ и аудит материально-производственных запасов

Инженер материально-технического снабжения принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков инженеру материально-технического снабжения выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов инженер материально-технического снабжения производит не только количественную, но и качественную приемку. Принятые грузы инженер материально-технического снабжения доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и инженер материально-технического снабжения. Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, числовых).

Если материалы поступают в  одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между  данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки  приходного ордера. В этом случае на документальное оформление поступления и расходов производственных запасов поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа  применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают производственные участки в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с производственного участка, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Приобретение материалов подотчетными лицами осуществляется в организациях торговли, у других организаций за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт-справка, составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются планово-экономическим отделом на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции. Все службы предприятия имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы точно взвешивают, измеряют и подсчитывают. Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает плановый отдел в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям Основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки.

Для документированного оформления операций используются следующие унифицированные формы: доверенность (форма №М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей отпускаемых поставщиком по договору, счету. Доверенность оформляется в одном экземпляре в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Получателю ценностей оформленная доверенность выдается под расписку. Срок действия доверенностей – 15 дней. Образец типовой формы доверенности (Приложение 1); приходный ордер (форма №М-4) применяется ля учета материалов, поступающих от поставщиков. Приходный ордер в одном экземпляре составляет бухгалтер в день поступления материалов на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Образец типовой формы приходного ордера (Приложение 2); требование-накладная (форма №М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями. Накладную составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности в двух экземплярах: один служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей. Накладную подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя, а затем сдают в бухгалтерию для учета движения материалов. Образец типовой формы требования-накладной (Приложение 3); накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов. Образец типовой формы накладной на отпуск материалов на сторону (Приложение 4); карточка учета материалов (форма №М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, размеру. Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер. Ведет карточку заведующий складом. Записи в карточке вносят на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. Образец типовой формы карточки учета материалов (Приложение 5).

2.2 Учет материалов  на складе и его связь с  бухгалтерией

Учет производственных запасов  на складе. Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными  ресурсами на предприятии создан специализированный основной склад  для хранения основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей, малоценных и других материалов. Кроме основного склада на производственных участках организации созданы кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Основному складу приказом по предприятию присвоен постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склад обеспечен исправными весами. Измерительными приборами и мерной тарой. На складе (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них – по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключен типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачу их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер  материалов склад заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту материалов. В ярлыке указывают наименование материала, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит на материалы. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии  и записывают в ней номер склада, наименование, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого передают на склад и кладовщик заполняет колоники прихода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик  делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточка материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

На производственных участках, имеющих  кладовые, а также материально  ответственные лица (мастера участков) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

Использование материальных отчетов  приводит к уничтожению необходимости  в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений  предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). Учет материалов в бухгалтерии предприятия МУП ЖКХ «Ленинский 1» ведется по количественно-суммовому методу. На складе и в бухгалтерии одновременно ведутся идентичные регистры количественно-суммовой формы (оборотные ведомости) в разрезе номенклатурных номеров. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида записывается в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому подразделению по соответствующим счетам и субсчетам. 25 числа отчетного месяца заведующий складом сдает в бухгалтерию отчет о движении материально-производственных запасов (форма №п-3). После его проверки формируется информация о поступлении их с учетом номенклатурных номеров, складов, материально ответственных лиц, а также общая сумма издержек по приобретению в разрезе счетов первого и второго порядков.

Ежемесячно проводится сверка данных склада и бухгалтерии.

2.3 Организация  синтетического учета материалов

Синтетический учет производственных запасов ведут на синтетическом  счете 10 «Материалы». На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по учетным ценам. При поступлении материалов дебетуют материальные счета 10 «Материалы»: