Системный анализ качества организационной структуры системы управления объектом

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие  положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения

• фонда заработной платы
• коммунальных услуг
• стоимости программного обеспечения
• расходов на почту
• расходов на перераспределение сырья
• арендной платы
• расход на корпоративную мобильную связь

2) Устранение возможных расходов  в будущем

• избежание будущего роста численности персонала

 

3) Возможные нематериальные выгоды

• улучшение качества информации
• повышение производительности
• улучшение качества обслуживания
• новые производственные мощности
• более уверенные решения
• улучшение контроля
• полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в  настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (

 

рисунок 1).  Это простая схема передачи информации в одном направлении.

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

 

Процесс передачи информации даже в  одном направлении проходит через  множество посредников, а это  значит, что во время передачи информации происходит её задержка  и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться  в зависимости от того к кому она  адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых  к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она  конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь  зависит правильность принимаемых  решений и как следствие увеличивается  прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление  перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым  или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом  квартале или указание руководителя (

На эффективность  принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

• Качество, достоверность и оперативность получения информации
• Знания, опыт, личные качества руководителя
• Квалификационный состав подчинённых
• Ситуация на рынке

Информацию можно трактовать как  совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

 

В ООО «КиноЭксперт» существует регламент взаимодействия головной организации с филиалами.

 

РАЗДЕЛ 1 Документы, разрабатываемые кинотеатром и подлежащие обязательному согласованию с головной организацией
№ п/п	Наименование документа	Срок представления	Примечание
1. ЮРИДИЧЕСКОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ  /АДМИНИСТРАЦИЯ
1.	Локальные нормативные акты (в т.ч. – положение об оргструктуре), за исключением ЛНА, разрабатываемых УК	По мере разработки (в соответствии с графиком)
2.	Документы (исковые заявления, доверенности, акты, справки, объяснения, докладные  записки, протоколы, постановления, характеристики и др.), представляемые в судебные, правоохранительные органы, третейские суды, органы государственной власти и управления, муниципальные органы (в т.ч. – ИФНС)	По мере разработки
3.	Договоры аренды, субаренды, лизинга, сублизинга и иные, связанные с объектами недвижимости, кинопроекционным и иным оборудованием, а также договоры займа, кредита (в том числе – товарного), поручительства, цессии, а также иные, цена которых превышает _____________ рублей.	По мере разработки
4.	Договоры аутсорсинга (в том числе – охрана, клининг, IT и проч.)	По мере разработки
2. ФИНАНСОВОЕ/БУХГАЛТЕРСКОЕ  ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
1.	Приказы о назначении цен	По мере разработки
2.	Приказы  о премиях, награждениях, материальной помощи, повышении окладов  сотрудникам	По мере разработки
3.	Все заключаемые договоры, сроком более чем на один месяц и суммой более чем 30 000 рублей	По мере разработки
4.	Реестр планируемых платежей, согласно ежемесячным бюджетам,	Вторник, четверг каждой недели до 13-00	Указывать остатки на расчетных  счетах, в кассе
5.	Расчет зарплаты, ведомость	За 2 дня до даты выдачи зарплаты
3. КАДРОВОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
1	Приказы о внесении изменений/дополнений в штатное расписание КТ	По мере разработки
2	ЛНА в сфере регулирования трудовых отношений юр. лица (в т.ч. – Правила  внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда работников организации и пр.)	По мере разработки (в соответствии с графиком)
3	Должностные инструкции сотрудников  и инструкции по охране труда	По мере разработки (в соответствии с графиком)
4	Приказы по личному составу –  прием/увольнение по следующим должностям: заместитель управляющего КТ по направлению, главный инженер, главный бухгалтер, системный администратор, шеф-повар, товаровед, иные руководители структурных подразделений.	Не позднее 1-го рабочего дня после  согласования кандидатуры УК
5	Графики отпусков на работников КТ	Не позднее 1-го декабря года, предшествующего  отчетному
6	Приказы на внесение изменений в  график отпусков	По мере разработки
7	Приказы о премировании (награждении) сотрудников.	По мере разработки
8	График проведения аттестации (фронт-офис)	Не позднее 25 числа месяца, предшествующего  планируемому кварталу
4. ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ КИНОПОКАЗА
1.	Расписание сеансов	До 18.00 понедельника текущей недели	По крупным проектам – за 2 недели
2.	Приказы об установлении скидок на кинобилеты	За 7 дней до предполагаемой даты вступления в силу
3.	Изменения, вносимые в расписание сеансов по инициативе КТ (в т.ч. в  связи с арендой залов и  пр.)	Не менее, чем за 1 сутки до предполагаемого  изменения
5. ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ОБЩЕСТВЕННОГО  ПИТАНИЯ
1.	Технологические карты новых блюд	По мере разработки
2.	Калькуляционные карты новых блюд	По мере разработки
3.	Приказы об изменении цен по меню и доп. услугам	По мере разработки
4.	Распорядительные документы о  проведении акций/мероприятий по продвижению  заведения (изменение концепции, интерьера, форм работы с гостями и пр.)	По мере разработки
6. ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ МАРКЕТИНГА  И РЕКЛАМЫ
1.	Прайс-лист на размещение рекламы  в КТ по позициям, вносимые в него изменения и дополнения	По мере разработки (для новых  КТ – не позднее 10 рабочих дней с  даты технического открытия)
2.	Медиа-план (квартальный)	Не позднее 20 числа  месяца,  предшествующего  кварталу
3.	План маркетинговых исследований (квартальный) – если есть	Не позднее 15 числа месяца, предшествующего  кварталу
4.	Смета расходов на размещение рекламы  текущего репертуара и мероприятий, проводимых КТ, а также имиджевой рекламы	Ежемесячно, не позднее 25 числа предшествующего  месяца
5.	План доходов от привлечения  рекламы	Ежемесячно, не позднее 20 числа предыдущего  месяца
6.	План мероприятий (премьер, презентаций  фильмов, детских праздников, «ночей кино» и пр.) – если есть	Ежемесячно, не позднее 20 числа предыдущего  месяца
7.	Сценарный план мероприятия	За 10 - 15 дней до даты проведения мероприятия

 

Каждую половину года, регламент  пересматривается и утверждается генеральным  директором. В случае не исполнения регламента филиалами, генеральный  директор вправе лишить премии директоров филиалов.

 

8. Построить дерево целей структурных подразделений предприятия. Проанализировать, насколько цели структурных подразделений способствуют наиболее эффективному достижению цели предприятия в целом. При выявлении недостатков в структуре предприятия дать рекомендации по ее совершенствованию.

Стратегические цели представляют собой результаты, которых стремится  достичь компания в перспективе. Цели могут быть поставлены перед  компанией в целом, перед ее структурными подразделениями, перед конкретными  исполнителями. Цели в отличие от целевых установок отличаются ясностью, измеримостью, достижимостью, соотнесением со стратегией, а также иметь привязку ко времени.

 

Цели  должны удовлетворять условиям:

• Измеримость: все цели имеют количественное выражение (относительное, или абсолютное)
• Ясность: цели настолько точные и ясные, что невозможно их неправильно истолковать
• Необходимость и достаточность: цели сформулированы для всех направлений деятельности
• Достижимость: и начальник, и подчиненный уверены, что цель достижима
• Привязка ко времени: установлены сроки достижения цели
• Согласованность по времени: установлена четкая очередность достижения целей
• Согласованность по иерархии управления: целевые показатели структурных подразделений не противоречат целевым показателям компании в целом

 

Постановка стратегических целей  начинается с миссии. Ведь миссия - это  краткий, четко сформулированный документ, объясняющий цель создания организации, ее задачи и основные ценности, в  соответствии с которыми определяется направление деятельности компании. Имея краткое описание направлений  самого высокого уровня - миссии, видения  и стратегии - компания разрабатывает  стратегические цели и задачи, понятные каждому сотруднику.

В соответствии с методологией Системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) стратегические цели разбиваются на четыре блока:

• Финансы
• Клиенты
• Бизнес-процессы
• Рост и обучение

Пример  стратегической цели в блоке «Финансы»

• рост доходов.

Компания  может добиться роста доходов, развивая отношения с клиентами, понижая  издержки и повышая производительность.

Как только компания определит, кто  ее целевой покупатель, она сможет сформулировать цели и показатели предполагаемого  предложения потребительной ценности.

Пример стратегических целей в  блоке «Клиенты»:

Своевременно  предлагать продукты и услуги, обладающие высоким качеством и низкой ценой 

• Увеличение клиентской базы

 

Для достижения стратегической цели, указанной в блоке «Клиенты», необходимо поставить множество  стратегических целей в блоке  «Бизнес-процессы». Укажем некоторые:

• Своевременная доставка товаров, материалов поставщиками
• Снижение издержек производства
• Повышение эффективности технологических процессов
• Улучшение качества производства

Для реализации всех указанных стратегических целей в блоках «Финансы», «Клиенты», «Бизнес-процессы» необходимо постоянное обучение сотрудников предприятия. Для реализации стратегических целей необходимы высокого уровня компетенции. Умение управлять качеством и процессом доставки необходимо для сохранения клиентской базы. Привлечение клиентов строится на умении общаться и вести переговоры, способность знать и понимать клиентскую среду, потребности покупателей, формулировать предложение ценности и успешно провести сделку требует навыков, которым необходимо обучать.

После того, как все стратегические цели сформированы, их объединяют в  группы по компании в целом и по подразделениям. Руководитель подразделения  выстраивает работу своего подразделения, распределяя стратегическую цель своего подразделения на тактические цели (задания) своих подчиненных.  Иерархическое  выстраивание дерева целей должно быть выстроено таким образом, чтобы  стратегические цели предприятия трансформировались в конкретные тактические цели (задачи) каждого конкретного сотрудника. Объектом исследования выступает ООО «КиноЭксперт».

Допустим, ООО «КиноЭксперт», готовится выпустить новую услугу для клиентов. При этом главной целью является увеличение объемов продаж. Посмотрим, к чему приводит указанный путь ее достижения.

Если фирма начинает выпуск новой услуги, то объем ранее производимых услуг придется снизить. А значит, прибыль сократится. Дерево целей, таким образом, позволило увидеть бесперспективность идеи.

 

Однако увеличить объемы продаж за счет поставок на рынок новых услуг возможно за счет корректировки цели. Чтобы ввести новый видуслуги, нужно проанализировать прибыльность уже имеющихся видов. То есть выявить, какие из них более прибыльны, а какие – менее. Именно те услуги, которые дают самую маленькую выгоду, следует заменить новыми.

(Цель) Выполнить «План» не менее 10 млн.рублей => Сформировать портфель платежеспособных потребителей с сумарным спросом 10 млн.рублей или сформировать и суметь продать портфель услуг на сумму 10 млн.рублей => Осуществить план силами своего маркетинга или силами нанемаемой маркетинговой фирмы (рабочей группы)

 

Рабочие группы формируются и функционируют  как обособленные структурные подразделения, создаваемые для выполнения специализированных функций, выделившихся в процессе разделения труда в производстве и в управлении. Это функциональные рабочие группы. Формальные группы могут создаваться  для работы над конкретным проектом или проблемой. После завершения задания они могут быть расформированы или им поручают работу над другим проектом, проблемой. Это целевые  рабочие группы.

Для выполнения функций, проектов подбираются  люди, которые обладают определенной профессиональной подготовкой, квалификацией, опытом и готовы выполнять поручаемую им работу в системе совместного  труда.

Что касается филиалов ООО «КиноЭксперт», то как мне кажется они вносят равнозначный вклад в максимизацую прыбыли предприятия в целом.

Цель - получить прибыль.

Ресурсы: имидж, большой опыт работы, качественное оборудование, постоянные кино новинки, поддержка государства.  

Вероятность: высокая - конкуренты слабые, монополия компании, удачные переговоры, подключены нужные связи… 
 
Подцели:  
1. Проанализировать ресурсы, высвободить средства, зарезервировать финансирование, заключить опционы с поставщиками. 
2. Привлечь грамотный персонал, обеспечить все более и более новое кинооборудование, извлечь прибыль.

 

9. Оценить роль вычислительной и организационной техники в  достижении целей предприятия.

 

Современные вычислительные машины представляют одно из самых значительных достижений человеческой мысли, влияние, которого на развитие научно-технического прогресса трудно переоценить.