Ревизия основных средств

     12 Инструкция по бухгалтерскому учету основных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утверждена  Постановлением  Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2001 г. № 125. Инструкция по бухгалтерскому учету основных средств (далее - Инструкция) устанавливает единый порядок формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах, находящихся на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления, для коммерческих и некоммерческих организаций (включая банки, иные небанковские кредитно-финансовые организации; организации, финансируемые из республиканского и (или) местных бюджетов на основе бюджетной сметы), имеющих текущий счет в учреждениях банка и ведущих бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 10 декабря 1999 г. № 354 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 16, 8/2042), индивидуальных предпринимателей, принявших решение о ведении бухгалтерского учета.

     13 Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180.  Инструкция устанавливает единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете.

     14 Основные положения по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденные Министерством экономики, Министерством финансов, Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь 30.10.2008г. № 210/161/.151. Это документ длительного пользования и он подвергается периодической корректировке.

     Данный  документ используется в данной теме для определения правильности отнесения затрат на амортизацию и ремонт. 
 

2. РЕВИЗИЯ И АУДИТ ОПЕРАЦИЙ С ОСНОВНЫМИ СРЕДСТВАМИ НА КУП ВКК «ВИТЬБА»

     2.1 Проверка наличия,  состояния и сохранности  основных средств 

     В первую очередь необходимо проверить правильность отнесения активов к основным средствам. Бухгалтерский учет основных средств на КУП ВКК «Витьба» осуществляется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной Постановлением Министерства финансов РБ от 12 декабря 2001 г. № 118, Инструкцией о порядке бухгалтерского учета основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ 20 декабря 2001 г. № 127, Инструкцией о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной Постановлением Министерства статистики и анализа РБ и Министерства архитектуры и строительства РБ 23.11.2001 г. № 187/110/96/18 (в ред. Постановления Министерства экономики РБ, Министерства финансов РБ, Министерства статистики и анализа РБ и Министерства архитектуры и строительства РБ от 24.01.2003 г. № 33/10/15/1), другими законодательными актами и учетной политикой.

     Состав  и группировка основных средств  определяются в соответствии с Временным  республиканским классификатором  основных средств и нормативных сроков их службы, утвержденным Постановлением Министерства экономики РБ от 21 ноября 2001 г. № 186 с учетом последующих изменений и дополнений.

     Учет  основных средств ведется в разрезе  отдельных объектов и классификационных  групп.

      При рассмотрении данного вопроса проверялись инвентарные карточки учета объекта основных средств формы ОС-6, в которых имеется информация о первоначальной стоимости объектов и сроках их эксплуатации. Инвентарные карточки, используемые на КУП ВКК «Витьба», отражены в альбоме типовых унифицированных форм [21].  При формальной проверке инвентарных карточек учета объектов основных средств КУП ВКК «Витьба» (приложение А) обнаружен ряд незаполненных реквизитов:

      1) «организация изготовитель» – указывается наименование организации, которая изготовила данное основное средство;

      2)  «краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» - не указывается расшифровка предметов, входящих в комплект при приобретении основных средств, что не дает возможность проконтролировать сохранность объектов основных средств, состоящих из нескольких элементов.                 

     Причем  эти ошибки наблюдаются систематически, практически во всех инвентарных  карточках.

     На  следующем этапе проверялась  правильность отнесения активов  к основным средствам. В соответствии с инвентарной карточкой №1634 объектом основных средств является ПЭВМ, первоначальная стоимость которого на дату принятия к бухгалтерскому учету составляет 1188288 руб., срок эксплуатации составляет 5 лет. Монитор Flatron L1918S в соответствии с инвентарной карточкой №1634/1634  является составной частью ПЭВМ.

      Согласно  учетной политике КУП ВКК «Витьба», единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект основных средств, то есть объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный, конструктивно обособленный предмет, а также обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, в соответствии с п. 5 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств от 12.12.2001г. № 118 [9]. Предприятие может выбрать два способа учета ПЭВМ:

      а) единый инвентарный объект, т.е. составляющие его части, амортизируются в целом как один объект;

      б) инвентарный объект состоит из нескольких частей, которые самостоятельно амортизируют стоимость, при этом в инвентарной  карточке указывается срок службы каждой самостоятельной составляющей части. 

      А также согласно Временному республиканскому классификатору основных средств и  нормативных сроков их службы в составе  основных средств по шифру 48021 учитываются  отдельно ПЭВМ, включая комплектующие (монитор, системный блок, клавиатура, мышь) [2].

      Таким образом, предприятие может включить стоимость монитора в стоимость компьютера и учитывать все вместе, как единый инвентарный объект.      

     В соответствии с инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2001 г. №118 для целей бухгалтерского учета к основным средствам относятся активы организации при одновременном выполнении следующих условий:

     - имеющие материально-вещественную форму;

       - используемые в  течение срока службы продолжительностью свыше

     одного  года;

     - стоимость единицы   которых на   момент приобретения превышает

величину, определяемую в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 23 марта 2004 г. № 41 "Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 70, 8/10863);

       - если организацией на момент принятия на бухгалтерский учет не предполагается перепродажа данных активов.

     В ревизуемом периоде к основным средствам относятся средства труда стоимостью свыше 30 базовых величин (по коврам и ковровым изделиям— свыше 10 базовых величин) за единицу и сроком службы свыше двенадцати месяцев. Так, ПЭВМ относится к основным средствам так как его стоимость выше 30 базовых величин и составляет 1188288 руб. Следовательно, на КУП ВКК «Витьба» не выявлено фактов нарушения правильности отнесения активов к основным средствам.

      Важным  условием обеспечения сохранности  основных средств является качественное проведение их инвентаризации работниками организации. Поэтому были изучены материалы последней инвентаризации для того, чтобы оценить эффективность системы контроля за наличием основных средств.  

      Инвентаризация  основных средств на КУП ВКК «Витьба» проводится в установленные сроки (не реже одного раза в год), и результаты оформляются инвентаризационной описью. В случае обнаружения недостач оформляются сличительные ведомости, и приказом руководителя определяется списание недостач и оприходование излишков.

      В данном ревизуемом периоде на КУП ВКК «Витьба» по состоянию на 30.11.2008г. была проведена инвентаризация основных средств. Для проведения инвентаризации директором КУП ВКК «Витьба» был издан приказ о проведении годовой инвентаризации № 136 от 05.10.2008г. Данным приказом назначены сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, ответственные за проведение инвентаризации, порядок оформления, представления и рассмотрения результатов инвентаризации. Приказ оформлен в соответствии с п.12 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007г. № 180 и содержит все необходимые реквизиты.

      В данном ревизуемом периоде излишков или недостач не обнаружено. Результаты инвентаризации на КУП ВКК «Витьба» были оформлены инвентаризационной описью основных средств (приложение Б). Инвентаризационные описи были составлены по каждому структурному подразделению организации. Проверка инвентаризационных описей основных средств показала, что они оформлены правильно: заполнены все реквизиты, отражена дата начала и окончания проведения инвентаризации, указано основание для ее проведения, имеются подписи всех членов рабочей инвентаризационной комиссии, ее председателя и материально ответственных лиц. Инвентаризационная опись оформлена в соответствии с п. 23 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007г. № 180 [10].

      Таким образом, инвентаризация основных средств  на КУП ВКК «Витьба» была проведена в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007г. № 180 и результаты ее также были оформлены в соответствии с законодательством [10].

      На  следующем этапе проверки было установлено, что все объекты основных средств закреплены за материально-ответственными лицами и приняты меры по обеспечению сохранности основных средств. Приказом директора КУП ВКК «Витьба» назначены материально-ответственные лица и с ними заключены договоры о полной материальной ответственности.  В инвентарных списках (форма ОС-9 альбома типовых унифицированных форм) закреплена стоимость объектов основных средств за материально-ответственными лицами. Одновременно проверяется организация и состояние аналитического учета в бухгалтерии и у материально ответственных лиц, для чего используются приемы документального контроля наличия и состояния инвентарных карточек аналитического учета основных средств. На КУП ВКК «Витьба» опись инвентарных карточек по учету основных средств (форма ОС-10п) применяется для регистрации инвентарных карточек по учету основных средств. Опись составляется в бухгалтерии в одном экземпляре с целью контроля за сохранностью инвентарных карточек. Записи в описи производятся по классификационным группам (видам) основных средств. Данные описей с имеющимися в картотеке инвентарными карточками не имеют расхождений. Для подтверждения достоверности записей в инвентарных карточках (приложение А) их данные сверяются с данными актов о приеме- передаче объекта основных средств. По данным акта №84 (приложение В) к объектам основных средств принят монитор Flatron L1918S, первоначальная стоимость которого составляет 472860 руб., срок эксплуатации составляет 5 лет.  По данным акта № 84 (приложение В) к объектам основных средств принят ПЭВМ, первоначальная стоимость которого на дату принятия к бухгалтерскому учету составляет 1188288 руб., срок эксплуатации составляет 5 лет. Те же данные занесены в инвентарную карточку № 1634. На данном этапе проверки расхождений не выявлено. Одним из важных элементов обеспечения сохранности основных средств является их классификация. Состав и группировка основных средств на КУП ВКК «Витьба» определяются в соответствии с Временным республиканским классификатором основных средств и нормативных сроков их службы, утвержденным Постановлением Министерства экономики РБ от 21 ноября 2001 г. № 186 с учетом последующих изменений и дополнений. В соответствии с инвентарной карточкой № 1634 (Приложение А) на учет принят ПЭВМ имеющий шифр 48021 с нормативным сроком службы 5 лет. По Временному республиканскому классификатору ПЭВМ относится к группе комплексы и машины вычислительные цифровые, персональные ЭВМ, которой присвоен шифр 48021 с нормативным сроком службы 5 лет. На данном этапе проверки нарушений не выявлено. 

     2.2 Проверка правильности документального оформления и учета операции по движению основных средств 

     При проверке поступления основных средств  на КУП ВКК «Витьба», в первую очередь, устанавливается правильность оформления первичной документации по учету поступления объектов основных средств.

     Для оформления приема или передачи другим организациям объектов основных средств, а также их отражения в учете на КУП ВКК «Витьба» применяется акт формы ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (приложение В). Он используются для оформления и учета операций приема объектов основных средств в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), а также при выбытии из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем) другой организации.    Указанные акты составляются в количестве не менее двух экземпляров. В акте указываются: организация-получатель (КУП ВКК «Витьба»), организация-сдатчик (ОДО «Пилот»), объект основных средств (ПЭВМ), первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету компьютер ПЭВМ-715 428 руб, монитор-472860 руб., краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств (содержание драгоценных металлов) и др. Акт подписывается председателем комиссии (главным инженером), членами комиссии (главным механиком, главным энергетиком, начальником ОКТ и С, бухгалтером), главным бухгалтером и утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. Однако в акте имеются незаполненные реквизиты организации-изготовителя, сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи. Следовательно, заполнение акта не соответствует Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной   учетной   документации   по   учету   основных   средств   и нематериальных активов: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь 08.12.2003 № 168. Акт составлен на основании типовой формы № ТН-2 «Товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей» (приложение Г), которая составляется организацией-сдатчиком. В форме № ТН-2 указаны следующие реквизиты: организация-получатель (КУП ВКК «Витьба»), изготовитель (ОДО Пилот»), наименование продукции (ПЭВМ, монитор), стоимость продукции (компьютер ПЭВМ-715 428 руб, монитор-472860 руб.).  После взаимной сверке данных акта и формы № ТН-2 не было выявлено расхождений, что подтверждает правильность оформления первичной документации по учету поступления объектов основных средств на КУП ВКК «Витьба».