Рабочие документы аудита

     Вторая  группа контрольных процедур, предусматриваемых стандартом, связана с формированием аудиторской документации в бумажном виде. В пункте 73h ISQC 1 указывается, что, когда должно быть обеспечено хранение документации в бумажном виде, оригиналы документов могут быть отсканированы для включения в файлы по заданию. В этом случае должны быть выполнены процедуры, которые обеспечат:

     - сканирование рабочих документов, отражающих полный состав оригинальной  документации, включая подписи, перекрестные ссылки и аннотации;

     - включение отсканированных копий в аудиторский файл (данные копии должны быть надлежащим образом пронумерованы и в случае необходимости подписаны исполнителями);

     - распечатку и повторный доступ  к документации в случае необходимости.

     Третья  группа контрольных процедур связана с обеспечением надлежащего хранения аудиторских файлов. В стандарте указано (п. 73k), что необходимые процедуры хранения должны предусматривать обеспечение:

     - доступа (или его ограничение)  к аудиторской документации в  течение периода хранения, особенно для документации в электронном виде, поскольку технологии, ее поддерживающие, могут изменяться или обновляться;

     - при необходимости записи изменений  в документации по заданию,  которые вносятся после завершения формирования файла по заданию;

     - возможности для уполномоченных внешних сторон получить доступ и провести проверку конкретной аудиторской документации для целей контроля качества или иных целей.

     Основные  принципы и необходимые процедуры  в соответствии со стандартами предназначены  для содействия аудитору в достижении общей цели аудита. Таким образом, аудитор должен следовать каждому основному принципу и соблюдать необходимые процедуры, которые соответствуют обстоятельствам аудиторского задания.

     Если  в исключительных обстоятельствах  аудитор принимает решение о необходимости отступления от основных принципов и необходимых процедур, соответствующих обстоятельствам задания, то он должен документировать то, каким образом выполненные альтернативные аудиторские процедуры отвечают цели аудиторской проверки, и, если это неочевидно, причины такого отступления.

     При этом аудитор должен привести доказательства того, что выполненные альтернативные аудиторские процедуры являются достаточными и надлежащим образом  заменяют основные принципы и необходимые  процедуры.

     Требование  документирования отступлений не относится  к принципам и процедурам, которые  не соответствуют обстоятельствам  задания.

     Например, в отношении продолжающегося  аудита неприменимы никакие из процедур MCA (МСА) 510 «Первоначальная аудиторская проверка - начальные сальдо».

     Аналогичным образом, если МСА содержит условные требования, то применение этих требований не является уместным, если указанные  условия отсутствуют (например, требование о модификации аудиторского заключения в случае ограничения объема аудита выполняется только при наличии такого ограничения).

     В ходе документирования характера, временных  сроков и объема выполненных аудиторских  процедур аудитор должен указать  в рабочих документах:

     - кто выполнял аудиторскую работу  и дату окончания этой работы;

     - кто проверил аудиторскую работу, а также дату и объем этой  проверки.

     - Требование о включении в рабочие  документы данных о лицах, осуществлявших  проверку выполненной аудиторской  работы, не подразумевает того, что  каждый отдельный рабочий документ должен содержать отметку о проверке.

     Тем не менее, аудиторская документация должна содержать сведения о том, кто и когда проводил проверку отдельных элементов выполненной  аудиторской работы.

     Аудитор должен своевременно завершить формирование окончательного аудиторского файла после даты подписания аудиторского заключения.

     Завершение  формирования окончательного аудиторского файла после даты аудиторского заключения представляет собой административный процесс, который не требует выполнения новых аудиторских процедур или формулирования новых выводов. Однако изменения могут быть внесены в аудиторскую документацию в процессе формирования аудиторского файла только в том случае, если они носят административный характер.

     Примерами таких изменений могут быть:

     - уничтожение или изъятие замененной документации;

     - упорядочивание, сверка и проставление  перекрестных ссылок в рабочих  документах;

     - подписание завершающих контрольных  листов в связи с завершением  процесса формирования аудиторского  файла;

     - документирование аудиторских доказательств, которые были собраны, обсуждены и согласованы аудитором с соответствующими членами аудиторской группы до даты аудиторского заключения.

     После того, как формирование окончательного аудиторского файла завершено, аудитор  не должен уничтожать, или изымать аудиторскую документацию до истечения срока хранения.

     Если  аудитор считает необходимым  изменить существующую аудиторскую  документацию или дополнить ее после  завершения формирования окончательного аудиторского файла, он должен, независимо от характера модификаций, внести в рабочие документы следующие сведения:

     а) когда и кем были внесены изменения, и, если применимо, когда и кем  проверено;

     б) конкретные причины внесения изменений (дополнений);

     в) влияние на выводы аудитора.

     Если  после даты аудиторского заключения возникают исключительные обстоятельства, которые требуют, чтобы аудитор выполнил новые или дополнительные аудиторские процедуры или сделал новые выводы, он должен документальным образом оформить:

     а) возникшие обстоятельства;

     б) вновь выполненные или дополнительные аудиторские процедуры, полученные аудиторские доказательства и достигнутые  выводы;

     в) когда и кем внесены изменения  в аудиторскую документацию и  когда и кем проверены.

     К исключительным обстоятельствам относят  открывшиеся факты в отношении проверенной финансовой информации, которые существовали на дату аудиторского заключения и которые могли оказать влияние на аудиторское заключение, если бы были известны ранее. 
 

     2.3 Требования к хранению рабочих документов 

     В особый раздел должны быть выделены вопросы, касающиеся порядка хранения рабочей документации.

     По  окончании аудита рабочие документы  подлежат сдаче для обязательного  хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться  в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно.

     Рабочие документы, хранящиеся в файлах «текущее досье» и «постоянное досье», следует  сброшюровать с обязательным указанием  страниц.

     Рабочие документы постоянных клиентов следует хранить в одном комплекте в хронологическом порядке. При этом файлы «постоянного» и «специального» досье могут переноситься из года год в состав новой рабочей документации.

     Ведущий аудитор (или другие аудиторы под  его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать дату внесения изменений и расписаться.

     Сохранность рабочей документации, оформление и  передача ее в архив организует ведущий  аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды напряженного графика - лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы.

     Фамилия, имя, отчество ответственного лица и  его подпись указываются в  конце рабочей документации.

     Выдача  рабочей документации, фиксирующей текущий и проведенный ранее аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, не допускается. Свободный доступ к рабочей документации могут иметь лишь руководители аудиторской организации, аудиторы, ответственные за данный аудит, а также работники, занимающиеся разработкой внутрифирменных стандартов аудита. В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования должны быть оформлены соответствующим актом.

     Рабочая документация хранится в архиве аудиторской  организации не менее пяти лет. В  случаях повторных проверок клиента  срок хранения продлевается дополнительно  на пять лет с даты подписания аудиторского заключения.

     При изъятии из архива рабочей документации с целью переноса их в состав свидетельств по новому аудиту в графе «примечание» формуляра для отражения документирования по предыдущему аудиту ведущий аудитор  отмечает против названия изъятого документа дату и причину изъятия рабочего документа, закрепив это своей подписью.

     Каждый  рабочий документ должен иметь идентификационные  параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа и код индекса).

     В рабочих документах следует проставить идентификационные индексы и  перекрестные ссылки, чтобы помочь их комплектованию в файлы.

     Готовые рабочие документы должны четко  и ясно характеризовать работу, сделанную в рамках аудита. Для этого используются отчеты, составленные письменно и имеющие форму меморандума, пометки процедур аудита в программе аудита, отметки непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах.

     Рабочие документы могут храниться в  виде данных, зафиксированных на бумаге, на фотопленке, в электронном виде или в другой форме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 
 

     Рабочие документы необходимы при планировании и выполнении аудита, при контроле и анализе аудиторской работы. Кроме того, они содержат аудиторские  доказательства, полученные в результате аудита, на которых строится аудиторское заключение. Аудитор должен вести рабочие документы доступно, полно и детально. Объем рабочих документов зависит от мнения самого аудитора, однако существенные вопросы отражаются подробно тогда, как информация второй степени важности может вообще не отражаться. Формы содержания могут быть как произвольными, так и стандартными (бланками) и зависят от таких факторов как:

     - характер обязательства;

     - форма отчета;

     - характер и сложность бизнеса;

     - характер и состояние систем  бухгалтерского учета и внутреннего  контроля;

     - необходимость в исключительных обстоятельствах управлять, контролировать и анализировать работу, выполняемую помощниками аудитора;

     - специфика аудиторской методики  и технология, используемая в  процессе аудита.

     Потребители аудиторских услуг традиционно  делятся на две категории. К первой относятся опытные и серьезные компании и предприятия, которые определяются с выбором своего аудитора заблаговременно, проводят конкурс или предпочитают получить рекомендацию от коллег по бизнесу. Другая категория потребителей аудиторских услуг использует так называемый формальный подход, когда выбор аудитора определяется не его именем, рекомендациями или долей рынка, а сравнительно невысокой ценой услуг. Качество такого аудита, как показывает практика, прямо пропорционально затратам аудируемой организации на его проведение. Аудитор для юридических лиц с долей участия государства стал назначаться на конкурсной основе. Еще одна положительная тенденция, оказывающая влияние на структурирование и организацию рынка аудиторских услуг, — ориентация все большего числа казахстанских компаний на зарубежные стандарты деятельности, расширение внешнеэкономической деятельности на равноправных условиях с иностранными компаниями. Следствием этого является эволюция подходов руководителей предприятий к организации управления, отчетности.