Рабочие документы аудита

 

      2 Содержание и виды рабочих документов 
 

     2.1 Виды рабочих документов аудитора 

       Количественный  и качественный состав рабочей документации должен быть сформирован таким образом, чтобы при необходимости аудитор смог продемонстрировать, что его аудит был хорошо спланирован и соответствующим образом контролировался, что собранные свидетельства достоверны, достаточны и своевременны и что аудиторское заключение согласуется с результатами проверки. Данные, содержащиеся в рабочих документах, позволяют аудитору принять решение о подходящем типе аудиторского заключения. Они могут также послужить основой для подготовки налоговых деклараций и для других целей, способствующих улучшению работы клиентов аудиторской фирмы.

       Требования Стандарта должны быть обязательными при осуществлении аудита, предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения. В случае отклонения Стандарта от обязательных требований ведущий аудитор (аудитор) в обязательном порядке должен отметить это в своей рабочей документации и в письменном отчете руководству экономического субъекта, заказавшего аудит и (или) сопутствующие ему услуги. Процесс документирования аудита начинается после поступления заявки на аудит.

       Ответственность за документирование аудита возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор в свою очередь может возложить работу по документированию аудита на ассистента, оставив при этом за собой функцию контроля за процессом документирования аудита. Однако это требует согласования с руководством аудиторской фирмы и допустимо лишь в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита.

       Ведущий аудитор прежде всего уточняет программу  аудита с учетом особенностей предстоящих аудиторских услуг и конкретного клиента. За основу программы принимается программа аудита, приведенная в приложении к внутрифирменному стандарту «Планирование аудита». После того, как определены элементы уточненной программы аудита, ведущий аудитор составляет уточненный перечень рабочей документации для предстоящего аудита, используя данные приложений к Стандарту:

       - Приложение N 1 "Система хранения  рабочей документации "Досье клиента";

       - Приложение N 2 "Перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации "Текущее досье";

       - Приложение N 3 "Перечень документов, которые могут быть включены  в состав рабочей документации "Постоянное досье";

       - Приложение N 4 "Перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации "Специальное досье".

       Рабочие документы следует готовить своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. Они могут быть созданы  аудиторами либо получены от экономического субъекта либо от других лиц. Независимо от стадии документирования рабочие документы должны быть сгруппированы в соответствующие файлы – «постоянное досье», «текущее досье», «специальное досье».

       До  заключения договора о проведении аудита аудиторская организация должна согласовать с клиентом основные организационные вопросы, связанные с проведением проверки. Этот этап аудиторской работы осуществляется чаще всего в офисе клиента и включает принятие решения о согласии начать или продолжить аудит для клиента, установление причин, по которым клиент обосновывает свой заказ на аудит, подбор персонала для проведения аудиторской проверки и составление договора.

       Преддоговорная  работа ведется руководителем организации  и/или лицами, уполномоченными на осуществление указанных действий руководителем организации, квалификация, знания и опыт которых позволяют качественно выполнить данное поручение.

       В ходе преддоговорной работы всю переписку  с аудируемым лицом необходимо оформлять  на фирменных бланках аудиторской  организации и регистрировать в  журнале регистрации исходящих документов, входящие документы от аудируемого лица - в журнале входящих документов; устные переговоры с клиентом оформляются протоколом.

       На  преддоговорном этапе знакомства с  заказчиком аудиторской организации  целесообразно выяснить ряд вопросов, которые могут оказать влияние на результаты аудита. К числу основных процедур предварительного ознакомления аудитора с деятельностью клиента можно отнести следующие:

       - формулирование цели проверки у данного клиента и возможного использования ее результатов;

       - установление отраслевых особенностей и специфики деятельности клиента, его организационно-управленческого устройства, наличия дочерних предприятий и филиалов на основе ознакомления с учредительными и другими внутренними документами;

       - выяснение стиля руководства, квалификации учетного персонала путем личных бесед;

       - предварительный анализ условий производства, уровня обеспечения сохранности активов путем посещения и осмотра основных производственных и складских помещений;

       - ознакомление с прежними аудиторскими заключениями, отчетами внутренних аудиторов, материалами налоговых проверок;

       - уточнение характера взаимоотношений с налоговыми органами, банками, партнерами, акционерами и другими пользователями финансовой отчетности клиента;

       - экспресс-анализ отчетности, предварительное ознакомление с состоянием бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля клиента;

       - получение сведений о клиенте от третьих лиц (других аудиторов, различных организаций, из СМИ и т.д.);

       - предварительная оценка трудоемкости и сложности аудита, а также аудиторского риска;

       - оценка собственных возможностей аудитора для выполнения работы с точки зрения наличия подготовленного персонала, знания специфики отрасли, особенностей ее законодательного регулирования.

       Также на данном этапе необходимо решить с руководством клиента организационные вопросы, связанные, в частности, с созданием нормальных условий для работы аудиторов, - предоставление отдельного помещения, сейфа для хранения документов, аппарата для снятия копий с первичных документов, розеток для подключения ноутбуков, принтера для вывода аудиторских документов на печать, средств телефонной и факсимильной связи и т.п. При необходимости следует обсудить вопросы размещения, проживания, питания, пользования транспортом специалистов аудиторской организации.

      Все документы переписки подшиваются  в «Дело клиента».

      В «постоянное досье» включаются аудиторские файлы, обновляемые по мере поступления новой информации, но остающиеся по-прежнему значимыми. Они утрачивают ценности в течение ряда лет. В их состав можно включить уточненную программу аудита. По мере аудирования каждый аудитор отмечает в программе аудита выполненные процедуры и вносит дату их завершения. Включение в рабочие документы хорошо спланированной уточненной программы аудита свидетельствует о том, что аудит проведен на высоком качественном уровне. «Текущее досье» объединяет рабочие документы, имеющие отношение к тому году, когда проводится аудит.

      В состав «специального досье» вводятся документы инструктивно-нормативного характера - законодательно-нормативные акты, инструкции, методические указания, данные статистических учреждений, данные периодических изданий (статьи) и другие вспомогательные материалы, способствующие успешному проведению аудита. При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того, на надежность свидетельств значительное влияние оказывает и степень эффективности внутрихозяйственного контроля, поставленного у клиента. Рабочая документация содержит:

      - записи о планировании аудита;

      - записи о характере, времени  проведения и объеме выполненных  аудиторских процедур;

      - выводы, сделанные на основе полученных  в ходе аудита сведений.

      Записи  в документах производятся средствами, обеспечивающими их сохранность  в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

      К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся  рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

      Состав, количество и содержание рабочих  документов, входящих в рабочую документацию аудита, определяются исходя из:

      - характера аудиторского задания; 

      - формы аудиторского заключения;

      - характера и сложности деятельности  экономического субъекта;

      - состояния бухгалтерского учета экономического субъекта;

      - надежности системы внутреннего  контроля экономического субъекта;

      - необходимого уровня руководства  и контроля за работой персонала  аудиторской организации при  выполнении отдельных процедур;

      - конкретных методов и приемов, применяемых в процессе проведения аудита.

      Рабочая документация является собственностью аудиторской организации, которая  вправе по своему усмотрению совершать  в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике. Часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены клиенту по усмотрению аудитора, однако они не могут служить заменой его бухгалтерских записей.

      Аудиторская организация не обязана предоставлять  рабочую документацию или ее копии  полностью или в какой-либо ее части (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Республики Казахстан) экономическому субъекту, в отношении которого проводится аудит, другим лицам, а также представителям налоговых или иных государственных органов. Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией.

      В случае увеличения объема работ или  размеров аудиторской фирмы и  нагрузки на ведущих аудиторов ответственность  за оформление и контроль за соблюдением положений Стандарта может быть возложена руководителем на работника внутрифирменного аудита.

      При подготовке уточненного перечня  рабочей документации в графе "примечание" аудитор обязан указать, какие документы  включаются в него в обязательном порядке, а какие в зависимости от того влияния, которые они оказывают на выражение мнения аудитора о достоверности финансовой отчетности. Перечень рабочей документации может быть расширен (дополнен) с учетом специфики аудита.  
 

     2.2 Рабочие документы как база для формирования аудиторского заключения 

     В пункте 12 МСА 230 формулируется положение, что при документировании характера, времени проведения и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен отражать определяющие характеристики проверяемых активов или тестируемых вопросов.

     В качестве примеров определяющих характеристик  в стандарте приведены следующие признаки, которые следует включать в рабочие документы аудитора:

     - идентификационные признаки рассматриваемых  аудитором документов (например, для  заказов на закупаемые товары это могут быть дата и номер заказа);

     - описание аудитором процедуры,  используемой при проверке (аудитор,  проводя выборочную проверку и описывая тестируемую совокупность, может внести в свои рабочие документы характеристики объема процедуры и идентифицировать совокупность (например, указать, что в нее включены все журнальные записи из соответствующего регистра на сумму свыше определенного уровня));

     - даты проведения обсуждений, имена  и должности опрошенного персонала - в протоколах или записях проведенных обсуждений с персоналом клиента;