Предмет і метод організації БО

   Однак яким би досконалим не був процес первинного обліку, завжди постають питання забезпечення вірогідності та повноти первинних даних, їх зв’язку з рішеннями конкретних осіб, своєчасності відбиття цих даних у бухгалтерському обліку, тобто питання контрольного та аналітичного забезпечення первинних даних, їх відповідного контролю та аналізу.

   Відображення даних на документах потребує попереднього їх оцінювання. Необхідно забезпечити адекватність дійсного стану (або змін) господарського факту та його інформаційного відображення. Це означає, що первинний облік супроводить контроль та аналіз. При цьому первинний облік можна охарактеризувати як процедуру формування первинних документів, носіїв даних та інформації. Контроль як процедура підготовки даних первинного обліку являє собою лише попередній процес, що охоплює одержання вихідних даних стосовно об’єкта, за яким спостерігають, який вимірюють і оцінюють у документі — носії первинних даних.

   На етапі первинного обліку виконують і таку контрольну функцію як ототожнювання даних. Останні фіксують у носії інформації з реальними фактами, явищами, подіями для підтвердження та юридичної доказовості таких даних.

   Підготовка даних до контролю та аналізу як етапів технологічного процесу — це система способів (прийомів) вибору, визначення, оцінювання вихідних даних про господарські факти (явища і процеси), а також відомі відхилення від заздалегідь визначених параметрів (норм, квот, плану тощо), оцінка їх із погляду впливу на результати діяльності.

   На першому (підготовчому) етапі контролю та аналізу характеризують дібраний матеріал для подальшої його обробки. Підготовка даних до контролю значною кількістю прийомів (як порівняння фактичних даних з нормами, квотами, плановими даними тощо) подібна до підготовки даних до аналізу.

   Другий організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. На цьому етапі здійснюють реєстрацію даних первинного обліку у відповідних облікових реєстрах, групування та перегрупування таких даних. Якщо первинний облік значною мірою пов’язаний з підготовчими етапами контролю та аналізу, то поточний є головною вихідною базою контрольного процесу господарської діяльності. Крім того, поточний облік слугує базою складання різних звітних форм, що становить основу аналітичних розрахунків, — другого етапу аналітичного процесу.

  Процедури другого етапу контрольного та аналітичного процесів подібні між собою. Проте саме на цьому етапі загалом і відбувається відокремлення контролю від аналізу.

   Третій організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Підсумковий (узагальнюючий) облік — це процеси складання різних вихідних даних, кінцевого бухгалтерського балансу та різних розшифрувань до нього, де наводяться дані про той чи інший господарський факт чи явище, а також характеристика його у статиці та динаміці.

   Під час оформлення результатів контролю та аналізу хоч і застосовують однакові прийоми, проте ні за технікою, ні за методикою ці процеси не схожі.

   Бухгалтерський облік, контроль та аналіз як технологічні процеси мають дуже багато спільного, що потребує особливого підходу до їх організації. Кожний з них — і облік, і контроль, і аналіз — є самостійними функціями управління. Водночас ці функції в організаційному плані тісно переплітаються. Наприклад, бухгалтерський облік має три функції: інформаційну, контрольну та оцінну (по суті аналітичну). А це означає, що в бухгалтерському обліку використовуються специфічні методи контролю і аналізу господарської діяльності.

   Тісний зв’язок бухгалтерського обліку, контролю та аналізу особливо яскраво виявляється в разі застосування методу управління за відхиленнями, тобто нормативного методу обліку витрат на виробництво продукції, функціонально-вартісного аналізу за наявності персональних комп’ютерів та АРМ бухгалтера.

    Водночас бухгалтерський облік виконує специфічні контрольні функції, які стосуються стягнення дебіторської заборгованості, додержання правил інвентаризації, законності фінансових операцій тощо.

   Облік, контроль та аналіз у технологічному аспекті не лише тісно переплітаються, а й доповнюють один одного. Дані обліку є основою аналізу, а прийоми аналізу часто використовують у контрольній роботі, наприклад під час оцінювання фінансового стану та результатів господарської діяльності.

   Кожний етап облікового, контрольного і аналітичного процесів як об’єкт організації за змістом характеризується певним складом об’єктів технології.

   Для того щоб визначити об’єкти організації технологічного процесу, потрібно розглянути сукупність операцій, які формують обліковий (контрольний, аналітичний) етап. На кожному етапі сукупність операцій визначають з огляду на цільову функцію бухгалтерського обліку (контролю, аналізу) як економічної системи.

2.2. Об’єкти організації облікового, контрольного та аналітичного процесів.

  Цільова функція бухгалтерського обліку, контролю та аналізу як економічних систем полягає у вивченні всіх господарських фактів, явищ або процесів суспільного виробництва, що супроводжують утворення сукупного суспільного продукту праці, з метою подати вартісне вираження стану продуктивних сил і виробничих відносин з урахуванням їх взаємозв’язків. Для цього потрібна систематизована номенклатура даних, що характеризувала б господарські факти, явища або процеси. Сукупність таких даних визначається різними господарськими характеристиками, які згодом підлягають обліковій, контрольній або аналітичній обробці. Це означає, що першим об’єктом організації облікового, контрольного або аналітичного процесу є згадана номенклатура.

     Для використання даних у технологічному процесі кожну номенклатуру (облікову, контрольну, аналітичну) слід зафіксувати на будь-якому технічному носії. Головними технічними носіями даних про господарські факти, явища або процеси, які підлягають обліку, контролю чи аналізу, можуть бути аркуш паперу, перфострічка, перфокарта, магнітна стрічка, магнітний диск і т. ін. Вибір носія даних залежить від засобів їх обробки, а також типів, видів цих даних.

   Іншим об’єктом організації технології облікового, контрольного або аналітичного процесів є носії даних (номенклатур) про господарський факт, явище або процес.

    Характерною особливістю технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є реєстрація даних номенклатур, які зафіксовані на носіях у системі облікових, контрольних або аналітичних реєстрів. Це потребує передавання носіїв даних як у просторі, так і в часі, тобто організації руху носіїв. Отже, об’єктом організації облікового, контрольного та аналітичного процесів є також рух носіїв даних, тобто організація документообігу та документопотоку.

    Обліковий, контрольний та аналітичний процеси багато в чому подібні до звичайних технологічних процесів з виготовлення продуктів споживання. Тому для нормального функціонування вони потребують певного забезпечення. А отже, об’єктом організації цих процесів є забезпечення. Стосовно облікового, контрольного та аналітичного процесів воно охоплює інформаційне (носії інформації—документи, облікові реєстри, розрахункові таблиці, звітні форми і т. ін.), технічне (засоби виготовлення документів, реєстри, персональні комп’ютери), програмне (алгоритми, задачі) та інші види забезпечення.

   Способи технології облікового, контрольного та аналітичного процесів. Тепер використовують чотири види (прийоми) обробки та переробки інформації: ручний, механізований, автоматизований, автоматичний.

    Ручний спосіб — інформацію вручну обробляють працівники апарату управління, а основним виконавцем є бухгалтерія.

     Механізований спосіб — застосовуються технічні засоби, здебільшого різні типи механічних і перфораційних машин.

     Автоматизований спосіб — переважну більшість операцій покладено на комп’ютери.

    Два останні способи є людино-машинними.

    Автоматичний спосіб (суто машинний) — використовується заздалегідь заготовлений пакет програм.

 

Автоматизація бухгалтерського обліку Феодосійського морського торговельного порту

Проста й зручна, але в той же час потужна повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати всі облікові й управлінські задачі підприємства.

 

 ПАРУС- бухгалтерія

 

 

ПАРУС-бухгалтерія  забезпечує:

• Облік банку й каси;
• Облік основних засобів, МНА, МБП;
• Облік господарських операцій;
• Податковий облік:
• облік вхідних і вихідних податкових накладних
• книги покупок і продажів
• облік податкового кредиту й податкових зобов'язань, валових доходів і валових видатків.
• Облік матеріальних цінностей;
• Формування оборотних відомостей;
• Формування Головної книги;
• Формування відомостей різних типів:
• руху коштів по рахунках
• по аналітичних рахунках
• по кореспондуючих рахунках
• по руху матеріальних цінностей
• Звіти

ПАРУС- реалізація й Склад

 

   

 Забезпечує:

• Облік і обробку вхідних/вихідних документів порту;
• Облік МЦ із точністю до модифікацій, партій (відключається), упаковок, строків придатності;
• Формування більше 15 видів товарних звітів (кожний у розрізі декількох параметрів);
• Автоматичний розрахунок податків і розрахунок ціни списання по методах LIFO, FIFO, облікові ціни, середні ціни;
• Облік вихідних податкових накладних;
• Зв'язок з ЕККА;
• Контроль оплати товарів/послуг і ведення взаєморозрахунків постачальниками й покупцями;
• Ведення особових рахунків контрагентів з можливістю ведення управлінського сальдо взаєморозрахунків, облік ліміту кредитування при відвантаженні;
• Автоматичне й ручне резервування товару, у тому числі на конкретну партію;
• Підтримку багатьох видів прайс-аркушів і цін реалізації, що діляться по тарифах, видам оплати, видам відвантаження;
• Формування аналітичних звітів по продажах, заборгованості, прибутковості й рентабельності з побудовою графіків;
• Облік комплектування/розукомплектовування.

 

 

ПАРУС- Заробітна плата

 

 

За допомогою  системи ПАРУС-Заробітна плата  легко автоматизується процес нарахування  заробітної плати на всіх його етапах працюючих в порту:

• ведення особових рахунків співробітників;
• розрахунок заробітної плати, у тому числі з урахуванням норм. робочого часу й виробітку;
• облік виплат по відомостях і РКО;
• перерахунок заробітної плати за минулі місяці;
• розрахунок відпусток, допомога з тимчасової непрацездатності й допомога на дітей;
• розрахунок прибуткового податку, пенсійного внеску, виплат по виконавчих листах, утримань по позичках і інших утриманнях;
• розрахунок нарахувань на заробітну плату (податки, фонди й т.д.);
• формування й печатка списків допомог, лікарняних, відпускних і інших виплат, зводів (накопичувальних відомостей) по заробітній платі в різних розрізах;
• печатка РКО на одержання заробітної плати, розрахунково-платіжних і платіжних відомостей по заробітній платі й інших виплатах, формування й печатка списків і платіжних доручень по перерахуваннях у банк і поштою;
• формування, друк й відпрацьовування в обліку господарських операцій по заробітній платі 5-го меморіального ордера ( 5-ї проводки);
• печатка різного виду довідок по заробітній платі (у т.ч. форму 8-ДР). 

 

Використання  системи ПАРУС- Персонал порту дозволяє:

• реєструвати в системі анкети співробітників з можливістю подальшого їхнього виводу на друк;
• створювати штатний розклад по співробітниках з можливістю створення вкладених (підлеглих) підрозділів;
• вести в системі стандартні кадрові накази з їхнім автоматичним відпрацьовуванням (наприклад: на прийом, звільнення, переміщення, відпустки й ін.) і можливістю друку як у стандартному текстовому варіанті так і у вигляді деяких стандартних форм (наприклад, форма розпорядження на відпустку);
• вести табелі співробітників;
• виконувати дії, пов'язані з переміщенням співробітників, прийомом на роботу, звільненням, виводом за штат, надання відпустки й т.п. Дані по співробітниках автоматично відображаються в історії призначень і переміщень, до якої завжди можна звернутися;
• вести облік інформації про курсову підготовку, атестацію й відпустках співробітників, виконанні ними посад і переміщеннях усередині організації, а також обліку про військовозобов'язаних;