Общие правила проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации и отражение в  учете ее результатов  регулируется Методическими  указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными  Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении  Методических указаний по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств".

Для документального  оформления проведения инвентаризации и  отражения ее результатов  в бухгалтерском  учете организации  применяются типовые  унифицированные  формы первичной  учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88 "Об утверждении  унифицированных  форм первичной учетной  документации по учету  кассовых операций, по учету результатов  инвентаризации".

Для проведения инвентаризации руководитель предприятия  издает приказ по форме  №ИНВ-22. Приложение А.

Данный  приказ регистрируют в Журнале учета  и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-23). Приложение Б.

Такой приказ готовится, как  правило, не менее  чем за 10 дней до наступления  срока проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризаций в организации  создаются инвентаризационные комиссии. Они могут  быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

В организационно-контрольные  функции постоянно  действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и  контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года (в  межинвентаризационный период) в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Рабочие комиссии, которые  непосредственно  проводят плановые инвентаризации материальных ценностей  и денежных средств  в местах их хранения, участвуют в определении  результатов инвентаризации. Они обычно создаются  при большом объеме работ или территориальной  разобщенности имущества  для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется  утверждать рабочие  комиссии на весь отчетный год с возложением  на них обязанностей по проведению разовых  инвентаризаций

Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации  при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки и  выборочные инвентаризации.

Персональный  состав постоянно  действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации  в приказе об инвентаризации.

В этом же приказе конкретизируется:

ь состав имущества, подлежащего инвентаризации;

ь причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и другие);

ь определяются порядок и сроки проведения инвентаризации;

ь назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная  и документальная проверка фактического наличия имущества  и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Существенным  правилом для всех инвентаризаций является то, что при отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Обычно  для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. При малом  объеме работ и  наличии в организации  ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать  на нее. Если объем  работ велик, и  одной комиссии с  ним не справиться, то создается несколько  рабочих инвентаризационных комиссий.

До  проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации  четко организовано складское хозяйство  и контрольно-пропускная система. Для этого  инвентаризационной комиссии рекомендуется  проверить следующие  факты:

· осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения  пожарно-охранной сигнализацией;

· заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной  материальной ответственности  с работниками, которым  переданы ценности для  сохранения и использования;

· соответствуют ли должности материально-ответственных  лиц утвержденному  перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых  работниками, с которыми организацией могут  заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

· созданы ли материально-ответственным  лицам условия  для обеспечения  сохранности материальных ценностей, имеются  ли закрываемые складские  помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

· оснащены ли места  хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

· существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации  и выдачей доверенностей  на их получение;

· хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие  третьим лицам, отдельно;

· назначена ли приказом руководителя постоянно  действующая комиссия для проверки сохранности  материальных ценностей.

Руководитель  организации должен обеспечить условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества  в установленные  сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь  для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным  подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в  двух экземплярах. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются  всем материально-ответственным  лицам для заполнения графы "Фактическое  наличие" с указанием  сроков заполнения.

Материально-ответственное  лицо перед проведением  инвентаризации должно подготовить все  материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные  и расходные документы.

Комиссия  проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

1) пломбирует помещения,  в которых находятся  материальные ценности;

2) проверяет весы, мерную  тару;

3) получает от материально-ответственных  лиц отчеты со  всеми документами,  подтверждающими  движение товарно-материальных  ценностей и денежных  средств, а также  расписку следующего  содержания:

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные  и приходные документы  на товарно-материальные ценности сданы в  бухгалтерию и  все товарно-материальные ценности, поступившие  на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное (ые) лицо (а):

______________________________ ________________

(должность) (подпись)

______________________________ ________________

(должность) (подпись)

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение (или  доверенности на получение) имущества.

Подготовительные  мероприятия к  проведению инвентаризации заключаются еще  и в разработке внутренних нормативных  документов - правил, инструкций, распоряжений и тому подобного, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних документах необходимо отразить:

1) конкретную методику  проведения инвентаризации  с учетом специфики  деятельности данной  организации;

2) соответствующие  описания действий  членов рабочих  комиссий при проверке  наличия и состояния  отдельных объектов;

3) порядок получения  подтверждений учетных  данных контрагентами  организации - поставщиками, покупателями, банками,  налоговыми органами  и другими;

4) порядок урегулирования  претензий к работе  инвентаризационных  комиссий;

5) типовые формы  необходимых первичных  учетных документов (не  предусмотренные  Постановлением Госкомстата  России от 18 августа  1998 года №88 "Об  утверждении унифицированных  форм первичной  учетной документации  по учету кассовых  операций, по учету  результатов инвентаризации") для оформления  результатов инвентаризации, разработанных и  утвержденных организацией  самостоятельно.

Председатель  комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные  приходные и расходные  документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

После проведения всех необходимых  подготовительных мероприятий  производится опись  имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии  материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество  и составляют инвентаризационные описи.

Формы инвентаризационных описей и актов  инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 года №88 "Об утверждении  унифицированных  форм первичной учетной  документации по учету  кассовых операций, по учету результатов  инвентаризации" и представлены в  таблице 2.1.

Таблица 2.1

Формы инвентаризационных описей и актов  инвентаризации