Порядок проведения инвентаризации

 

 

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия  имущества и обязательств организации  данным бухгалтерского учета.

Основными целями инвентаризации согласно п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 (далее - Методические указания), являются:

·        выявление фактического наличия имущества;

·        сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

·        проверка полноты отражения в учете финансовых обязательств.

Под имуществом организации  понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и  прочие финансовые активы, а под  финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы  и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также  имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества  производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу. Инвентаризации подлежат все имущество  организации независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации согласно п.2 ст.12 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" обязательно:

·        при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

·        перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

·        при смене материально ответственных лиц;

·        при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

·        в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

·        при реорганизации или ликвидации организации;

·        в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Основными задачами инвентаризации являются:

·        выявление фактического наличия имущества;

·        контроль за сохранностью ТМЦ[1] и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

·        выявление ТМЦ, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;

·        проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

·        проверка полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя, членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.

Для непосредственного  проведения инвентаризации имущества  создаются рабочие комиссии в  составе: председателя комиссии - представителя  руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию, членов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих  инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Постоянно действующие  инвентаризационные комиссии:

·        проводят инструктаж рабочих комиссий;

·        осуществляют контрольные проверки;

·        рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу.

Рабочие комиссии непосредственно  осуществляют инвентаризацию ТМЦ и  денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при инвентаризации и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально  ответственных лиц. Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, типовую форму договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.02 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

Инвентаризация  проводится в несколько  этапов. Рассмотрим их подробнее.

1. Подготовительный  этап. Материально ответственные  лица составляют промежуточные  реестры (отчеты) приходных и расходных  документов на дату проведения  инвентаризации (т.е. не дожидаясь  обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной  комиссии. Эти документы служат  основанием для определения соответствующих  остатков по счетам бухгалтерского  учета на дату проведения инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)".

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

2. Натуральная и  документальная проверка. Проверяется  фактическое наличие имущества  и обязательств. Основной формой  первичной документации для учета  результатов натуральной инвентаризации  является инвентаризационная опись,  документальной - акт инвентаризации. Описи или акты составляются  в двух экземплярах. При необходимости  количество экземпляров может быть увеличено. Заполняются они чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

3. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

4. Сравнительно-аналитический  этап. Производится сравнение фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета. Инвентаризационная комиссия  выявляет причины отклонений  и предлагает способы их отражения  в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков  или недостач товарно-материальных  ценностей необходимо получить  объяснения от материально ответственных  лиц. На последней странице  описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки  и подсчета итогов за подписями  лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены  инвентаризационной комиссии и  материально ответственные лица.

По результатам  выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в ведомости учета  результатов, выявленных инвентаризацией.

5. Заключительный  этап. Ведомость подписывают главный  бухгалтер и руководитель организации  одновременно с изданием приказа  (распоряжения) об утверждении результатов  инвентаризации. Приказ служит основанием  для внесения в регистры бухгалтерского  учета соответствующих записей.  Материалы инвентаризации передают  в бухгалтерию, где они хранятся  не менее 5 лет.

Особенности проведения инвентаризации отдельных видов  имущества и обязательств даны в  Методических указаниях.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета  в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, а при  проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета  отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества  приходуется по рыночной стоимости  на дату проведения инвентаризации, и  соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов  у некоммерческой организации;

недостача имущества  и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  имущества и его порчи списываются  на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Взаимный зачет  излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.  

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем  сплошного, непрерывного и документального  учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет на предприятии -- важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности. На основе бухгалтерского анализа может быть определена тенденция развития предприятия.