Порядок проведения инвентаризации

Бухгалтерский учет позволяет представить полную картину имущественного и финансового  состояния предприятия. В нем  содержится всеобъемлющая синтетическая  и аналитическая информация по основным средствам, материальным, трудовым и  денежным ресурсам, что позволяет  управлять процессом хозяйственной  деятельности и контролировать исполнение плана по прибыли.

Значение бухгалтерского учета, как одного из средств управления современным предприятием, определяется, прежде всего, тем, что он является одним  из источников экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. За правильное и полное представление  этой информации и отвечает главный  бухгалтер.

Важнейшими функциями  бухгалтерского учета на предприятии  являются следующие:

1. Функция контроля за процессом производства и за реализацией продукции: осуществляется в трех видах. Предварительный контроль производится до начала хозяйственной операции, чтобы прогнозировать результат предстоящей операции. Текущий контроль осуществляется во время совершения хозяйственной операции и обеспечивает ее выполнение с наибольшим эффектом. Последующий контроль проводится после завершения хозяйственной операции и позволяет корректировать полученный результат и прогнозировать дальнейший ход событий.

2. Функция обеспечения  сохранности ценностей: достигается  путем использования развернутого  плана счетов, который охватывает  все аспекты движения и хранения  материальных ценностей и денежных  средств. Эта функция усиливается  развитым механизмом учета и  инвентаризации.

3. Информационная  функция: достигается непрерывностью  и документированностью бухгалтерского  учета, в котором в любой  момент может быть сделана  остановка и в любой же момент  может быть представлена полная  информация о состоянии дел  на предприятии.

4. Функция обратной  связи: реализуется путем налаженного  сбора и анализа информации  о хозяйственных средствах и  хозяйственных процессах. Результаты  этого анализа оперативно передаются  в необходимые инстанции для  принятия решений.

5. Аналитическая  функция: позволяет оценить рациональность  использования материальных, трудовых  и денежных ресурсов предприятия,  эффективность инвестиции и кредитной  политики. Она выявляет основные  рычаги рентабельности предприятия,  находит узкие места в хозяйственной  деятельности и дает материал  для прогноза и принятия решений  в области долгосрочной финансовой  политики предприятия.

Все перечисленные  выше функции достаточно легко программируются  на персональном компьютере, поскольку  бухгалтерский учет имеет свой специфический  язык кодировки хозяйственной деятельности и хозяйственных средств. Словарем этого языка служит план счетов бухгалтерского учета.

Структура бухгалтерии  и организация дела в ней должны обеспечивать выполнение учетных задач  в минимальные сроки и с  высоким качеством. Главные из них  состоят в следующем:

* предоставлять  полную и точную информацию  руково¬дству предприятия о финансово-экономическом состоянии предприятия, о критических ситуациях в сфере договорных отношений и в области материальных поставок, а также о нарастающем дефиците денежных средств;

* осуществлять  и регулировать расчетные взаимоотношения  с дебиторами и кредиторами,  а также с сотрудниками предприятия  по оплате труда и по средствам,  выданным в подотчет;

* контролировать  работу материально-ответственных  лиц предприятия;

* отвечать за  своевременное и в полном объеме  выполнение предприятием своих  обязательств по платежам в  бюджет и внебюджетные фонды;

* нести ответственность  за полноту и четкость операций  по наличному и безналичному  денежному обороту предприятия;

* выполнять в  срок и предоставлять в государственные  контролирующие органы полный  и точный баланс, а также другую  финансовую отчетность предприятия.

Ответственность перед руководством предприятия  за выполнение указанных задач несет  главный бухгалтер. Он является ключевой финансовой персоной на предприятии  и ему приходится решать всевозможные задачи.

Первая из них  по важности и профессиональной принадлежности -- это организация, управление и контроль за повседневной, подчас рутинной, учетной работой.

Бухгалтерский учет должен быть скрупулезным и идеальным. На первый взгляд, прозрачность бухгалтерского учета находится в некотором  противоречии с соблюдением коммерческих тайн предприятия. Но это не так. Четкость учета, его абсолютная ясность и  легкая читаемость необходимы, в первую очередь, самому бухгалтеру, чтобы иметь  возможность принимать важные решения  в предельно сжатые сроки.

Коммерческие  тайны целесообразно выделять отдельно. Лучше, чтобы их было немного, тогда  оберегать их будет легче.

Для успешного  решения финансово-экономических  проблем предприятия в современных  условиях необходимо планировать финансовый результат, обозначать его реальные границы, намечать пути достижения и  затем воплощать принятое решение  в виде первичных документов. Но для этого необходимы дополнительные условия и полномочия

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ПЕРЕОЦЕНКИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Важным этапом подготовки к успешному составлению  годового бухгалтерского отчета за год  является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого  имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном  уровне, реальность показателей баланса  на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется  должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным  его статьям бывают, не реальны.

Что же такое  инвентаризация, в какие сроки  она должна проводится, какие имущественные ценности подлежат инвентаризации. Ответы на эти вопросы содержатся в статье 29 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" от 18.10.94 г. и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина Республики Беларусь от 5.12.95 г.

Сам термин инвентаризация трактуется по разному. Пересмотрев множество литературы, мною было найдено несколько понятий инвентаризации.

Инвентаризация - это периодическая проверка в  натуре и состояния описей наличия  и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов [16, с. 16].

Инвентаризация - это документы, оформленные в  соответствии с предъявленными к  ним требованиями, обеспечивают систематический  контроль над состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и  источников их формирования [15, с. 27].

Инвентаризация - установление на определенную дату фактических  средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования  путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта  в натуре и сличения фактических  остатков с данными бухгалтерского учета [9, с. 4].

Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества  экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии  и стоимости такого имущества.

Инвентаризации  подлежит имущество клиента и  его финансовые обязательства. В  ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом  проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации  правильно оценить надежность системы  бухгалтерского учета и действенность  системы внутреннего контроля [12, с. 5].

Инвентаризация  имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия  имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений  в данные бухгалтерского учета [10].

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные  объекты, контролируется сохранность  хозяйственных средств, которые  числятся у материально ответственных  лиц. Практика показывает, что в отдельных  организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности. Инвентаризация преследует следующие цели, т.е. выявление  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия (учреждения) и оформления ее результатов установлен Министерством финансов Республики Беларусь в "Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ".

Количество инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем  предприятия (учреждения).

Для проведения инвентаризации на предприятии создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом  объеме работы и наличии на предприятии  ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Постоянный состав постоянно действующих и рабочих  инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге  контроля над выполнением приказов о поведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей администрации предприятия, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры экономисты, техники и  т.д.). В инвентаризационную комиссию можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых  аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации [7, с. 43].

На предприятии  с большими объемами производства для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно создавать рабочие  инвентаризационные комиссии [7, с. 44].

В состав рабочий  инвентаризационной комиссии входят:

руководитель  предприятия и его заместитель (председатель комиссии),

главный бухгалтер,

руководители  структурных подразделений,

главные специалисты,

начальники отделов,

руководитель  юридической службы.

Для непосредственного  проведения инвентаризации ценностей  на отдельном объекте назначается  рабочая инвентаризационная комиссия. Запрещается назначать председателем  комиссии одного и того же работника  два раза подряд при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц. [5, с.44]

Перед началом  проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе  устанавливаются сроки начала и  окончания проведения работ. Запрещается  проводить инвентаризацию ценностей  при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. [5, с. 45]

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент

инвентаризации  приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием " до

инвентаризации  на "__" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. [2]

Одновременно  материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и  приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Сведения о  фактическом наличии имущества  и реально учтенных финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее чем  в двух экземплярах. [2].

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.