Сроки хранения бухгалтерской и управленческой документации установлены Росархивом 06.10.2006 в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Исчисление  срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством.

     Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

     Отметка "ЭПК" означает, что такие документы  подлежат экспертизе специальной экспертно-проверочной комиссией, так как часть их может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

     Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

     Отбор документов на постоянное, временное  хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

     По  истечении сроков хранения в архивах организаций источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

     Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с  установленными требованиями.

     После утверждения описей организации  разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

     Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

     Архивные  органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют  право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

     Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками  хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

     Отобранные  к уничтожению и включенные в  акты документы передаются на уничтожение  в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

     Уничтожение документов без предварительного утверждения  архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для  организаций, передающих документы  в государственные, муниципальные  архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

     Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

     В ряде установленных законом случаев  допускается изъятие первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

     Такое изъятие может производиться  только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим  уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. При этом в соответствии со ст.171 УПК РСФСР при производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

     С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие  должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых  документов с указанием оснований  и даты их изъятия.

     Отказ налогоплательщика (плательщика сбора  или налогового агента) от представления  запрашиваемых при проведении налоговой  проверки документов или непредставление  их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и  влечет ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ. И только в случае такого отказа должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, осуществляет выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст.94 НК РФ.

     Таким образом, верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности - необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения¹⁶. 
 
 
 

Заключение

     В результате проведённого исследования по теме «Первичные учётные документы» можно сделать ряд выводов:

     Первичная учётная документация является одним  из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.      Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.

Классифицировать  первичные учётные документы  можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.            В целях совершенствования системы организации первичного учета на предприятии любой формы собственности разрабатываются специальные рекомендации:

     1. Разработать детальные инструкции  конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе.

     2. Целесообразно использовать систему  поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.

     3. В установленные сроки проводить  контрольные мероприятия (ревизии,  сверки, инвентаризации и проч.) в  целях снижения риска неэффективной  системы сбора и регистрации  оперативного факта.

     4. Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации.

     5. Систематически осуществлять контроль  со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации.

     6. Проверка службами внутреннего  контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

     7. Осуществлять обучение работников  правилам ведения первичной документации.

     8. Грамотное создание графиков  документооборота и доведение  их до исполнителей — существенный  шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

     9. Большое количество нарушений  в работе с документами, полученными  от других предприятий, требует  осуществления ряда мероприятий  по их предотвращению. На практике это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами.

  Глоссарий

Список  использованных источников