Первичные учетные документы

     N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";

     N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";

     N Т-51 "Расчетная ведомость";

     N Т-53 "Платежная ведомость";

     N Т-54 "Лицевой счет";

     N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении  отпуска работнику";

     N Т-61 "Записка расчет при прекращении  действия трудового договора (контракта) с работником";

     N Т-73 "Акт о приемке работ,  выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время  выполнения определенной работы".

     По  учету работ в капитальном  строительстве и ремонтно-строительных работ.

     Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

     N КС-2 "Акт о приемке выполненных  работ";

     N КС-6а "Журнал учета выполненных  работ";

     По  учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

     Постановлением  Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

     N МХ-1 "Акт о приеме-передаче  товарно-материальных ценностей  на хранение";

     N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных  ценностей, сданных на хранение";

     По  учету торговых операций.

     Постановлением  Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).

     По  учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Например:

     N КМ-1 "Акт о переводе показаний  суммирующих денежных счетчиков  на нули и регистрации контрольных  счетчиков контрольно-кассовой машины";

     N КМ-2 "Акт о снятии показаний  контрольных и суммирующих денежных  счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

     По  учету торговых операций (общие).  Например:

     N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";

     N ТОРГ-2 "Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных ценностей";

     По  учету торговых операций при продаже  товаров в кредит. Например:

     N КР-7 "Справка о состоянии расчетов  с работниками за товары, проданные в кредит".

     По  учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

     N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию";

     По  учету операций в общественном питании. Например:

     N ОП-1 "Калькуляционная карточка";

     N ОП-2 "План-меню";

     По  учету кассовых операций

     Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88  утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:

     N КО-1 "Приходный кассовый ордер";

     N КО-2 "Расходный кассовый ордер";

     N КО-3 "Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов";

     N КО-4 "Кассовая книга";

     Постановлением  Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55  утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

     По  учету результатов инвентаризации. Например:

     N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись  основных средств";

     N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись  нематериальных активов";

     Постановлением  Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).

     По  учету работы строительных машин  и механизмов. Например:

     N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного  крана";

     N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной  машины";

     По  учету работ в автомобильном  транспорте: Например:

     N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

     N 3 спец. "Путевой лист специального  автомобиля";

     N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

     По  учету основных средств.

     Постановлением  Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

     N ОС-1 "Акт о приеме-передаче  объекта основных средств (кроме  зданий, сооружений)";

     N ОС-1а "Акт о приеме-передаче  здания (сооружения)";

     N ОС-1б "Акт о приеме-передаче  групп объектов основных средств  (кроме зданий, сооружений)";

     N ОС-2 "Накладная на внутреннее  перемещение объектов основных  средств";

     По  учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

     Постановлением  Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).

     По  учету нематериальных активов:

     N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов".

     По  учету материалов. Например:

     N М-2 "Доверенность";

     N М-4 "Приходный ордер";

     N М-7 "Акт о приемке материалов";

     N М-11 "Требование-накладная";

     N М-17 "Карточка учета материалов";

     По  учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

     N МБ-2 "Карточка учета малоценных  и быстроизнашивающихся предметов";

     По  учету работ в капитальном  строительстве. Например:

     N КС-6 "Общий журнал работ"¹¹;

     Таким образом, одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

2 Организация документооборота  в бухгалтерском учете

2.1 Система документооборота первичных учётных документов

     Документооборот – это движение первичных учетных  документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

     Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

     График  документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

     Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

     Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     С учетом назначения и среды обращения  документов можно весьма условно  разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (Рисунок 2)¹².

     В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

     Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре  организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. 

      Рисунок 2 - Документооборот предприятия. 

     Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

     1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

     2) передача документа в бухгалтерию,  где контролируют своевременность  и полноту сдачи его для  учетной обработки;

     3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

     4) обработка документа в бухгалтерии: