Первичные учетные документы

     • таксировка, или расценка, предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

     • группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

     • котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

     5) сдача документов в архив на  хранение после составления по  ним учетных регистров.

     Требования  главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

     Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Согласно  п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России)¹³.

     Под финансовыми и кредитными обязательствами  понимаются документы, оформляющие  финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

     Таким образом, для точного и правильного ведения документооборота на предприятии составляется его график, который утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить первичный учётный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота оформляется, как правило, схемой или перечнем работ, выполняемых каждым подразделением организации (исполнителями) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ¹⁴.

2.2  Документооборот  первичных документов в организациях

       Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

     для ведения бухгалтерского учета в  учреждении применяются разработанные с учетом специфики их деятельности формы класса 05 "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";

     все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

     поступившие в бухгалтерию первичные учетные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);

     первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь  следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);

     в зависимости от технологии обработки  учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;

     за  достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;

     в документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально  ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;

     записи  в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

     в первичных учетных документах (как  в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

     исправление ошибки в первичном учетном документе  должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших  документ, с указанием даты исправления;

     в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

     Как установлено п. 4.4 указания Банка  России от 16 января 2004 г. N 1375-У "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации", все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России, должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, составляемых в соответствии с Положением Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации", а также иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России¹⁵.

     Согласно  п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

     В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения  бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".

     Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. указания Банка России от 3 марта 2003 г. N 1256-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

     N 0401060 - платежное поручение;

     N 0401063 - аккредитив;

     N 0401061 - платежное требование;

     N 0401071 - инкассовое поручение;

     N 0401066 - платежный ордер;

     N 0401065 - реестр счетов;

     N 0401014 - реестр переданных на инкассо  расчетных документов;

     N 0401004 - заявление об акцепте, отказе  от акцепта. 

     Таким образом, ведение первичных учётных  документов осуществляется не «на усмотрение»  организаций, а в строгом соответствии с определёнными нормативными документами. Эти документы можно представить как 4-х уровневую систему, основанную на их статусе в Таблице №2:

     Таблица №2

 
 
 
 

2.3 Хранения первичных  документов 

     Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими  нормативными актами, в числе которых  Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2005, и другие.

     Наиболее  общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в  ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

     Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

     Основы  законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07.2006 N 5341-1 (разд.3, ст.ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

     Право собственника архива независимо от формы  собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.

     Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.