Организация учета расчетов с подотчетными лицами

     Расходы, возмещаемые при зарубежных командировках (согласно ст. 168 ТК РФ) те же, что и при командировках по России.

     В связи с отменой с 2003 года Минтрудом  РФ ранее применяющихся Правил об условиях труда советских работников за границей, ТК РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения  работника и работодателя при направлении в служебные командировки. Минимальный размер суточных командируемому работнику установлен Приказом № 92н, а нормы на оплату жилого помещения – Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

     Также в настоящее время продолжает применяться совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ, согласно которому работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения границы при въезде в РФ – по правилам, установленным для командировок на территории РФ.

     При направлении работника в командировку в две или более страны со дня  выбытия из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются в полном объеме в валюте по нормам страны, в  которую направляется работник. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы.

     В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в 30% нормы (п. 3 постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»).  

     При направлении за границу делегаций  учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает  суточные в размере 15 процентов нормы  при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

     В случае пребывания работника в краткосрочной  зарубежной командировке более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261). 

     При направлении  работника в служебную командировку работодатель может в приказе на командирование определить, каким видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.

     Расходы по проезду работника к месту  командирования и обратно принимаются  в бухгалтерском учете, и в  целях налогообложения в размере  фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

     Приказ  Минфина России № 15н применяется  в качестве ориентира для определения  нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.

     Выдача  аванса работнику

     Для определения суммы, необходимой  на оплату командировочных расходов, организация может составить  смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.

     Получить  наличную валюту в банке для оплаты командировочных расходов организация  может со своего текущего валютного  счета при наличии на нем необходимой  суммы. Как правило, средства в иностранной  валюте на текущем счете имеют  организации-экспортеры, а остальным организациям нужно купить валюту.

     Валюта  выдается организации в наличной форме или на эту сумму  приобретает  дорожные чеки. Для этого нужно  заполнить заявку в двух экземплярах  и представить ее в банк. Форма  заявки приведена в положении  № 62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).      

     Наличная  валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее  чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

     В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в  кассе учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой  нормативными актами Банка России не установлен.

     Но  организации могут применять  такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

     Выдается  наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной  валюте на командировочные расходы  открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете:

     Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под  отчет из банка (возврат средств – обратная проводка).

     Согласно  Положению № 62 в 10-дневный срок после  возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

     Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами. 

     Курсовые  разницы, которые образуются при  изменении курса иностранной  валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной  валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).

     Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие. 

     1.4 Учет расчетов с подотчетными лицами по операционно-хозяйственным расходам 

     Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности  могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет)  для выполнение определенных действий по поручению организации.

     Денежные  средства выдаются под отчет на административно-хозяйственные  расходы.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управление предприятием в целом. К административно – хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговли, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производится:

     - либо под отчет на хозяйственные  и операционные расходы;

     - либо в порядке возмещения  произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным  кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

     При выдачи денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и  зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенным лицам, не работающим в организации, не допускается.¹¹

     К авансовому отчету, являющийся первичным  оправдательным документом, подтверждающими  расходованные подотчетных средств, являются:

     товарный  и кассовые чеки;

     накладные (внутрихозяйственного назначения);

     акты  выполненных работ, оказания услуг;

     счета-фактуры;

     проездные документы;

     акты  закупки материальных ценностей.

     При оформлении авансового отчета по произведенным  хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку. К данным документам относятся  счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, а в случае осуществления покупки на рынке или у населения – акты-справки.

     В акте подробно излагается содержание операции с указанием даты и места  покупки, количество и цена, а также  реквизитов, позволяющих проконтролировать факт приобретения материалов у физического лица.

     При приобретении товарно-материальных ценностей  подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них  суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).

     Согласно  п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

     Если  материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом  количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателя либо другие документы, подтверждающие расход.

     При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.