Организация учета расчетов с подотчетными лицами

     ВВЕДЕНИЕ 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители предприятия. Расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством. Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств  и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

     Наиболее  распространены расчеты наличными  денежными средствами при оплате командировочных расходов. Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

     Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете  данных операций имеют важное значение.

     Основным  нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведение бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности.

     Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя:

• приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;
• оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

     В условиях рыночных отношений, налаживания  внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами, актуальность данного  вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло  в основу выбора данной темы для написания дипломной работы.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы весьма актуальна.

     Целью данной работы: является изучение действующих в настоящее время нормативных документов в сфере учета,  порядка отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете на примере                     ЗАО ………… разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами.

     Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретический материалы, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать систему организации бухгалтерского и налогового учета, используя первичные документы по оформлению движения средств, регистры аналитического учета и отчетность предприятия, связанную с расчетами по подотчетным суммам;
• разработать предложения по совершению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Объектом  исследования выступает Закрытое акционерное  общество ……..

     Предметом исследования является порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Нормативная база – законодательные акты Российской Федерации, письма и разъяснения  Правительства РФ.

     Информационная  база – первичная документация ЗАО  ……

     Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные ЗАО ……. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТА И ВИДЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

          1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 

     Организация учета расчетов с подотчетными лицами и их влияние на показатели отчетности представляет интерес по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации – показывают активное обсуждение этой проблематики и поэтому одной из целей этой дипломной работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

     Эта тема бухгалтерского учета очень  широка и охватывает  массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми  получена возможность ознакомиться и проанализировать их.

     Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

     Однако  опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой выбора для правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

     Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано  отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

     1.  своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2.  документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

     3.  контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно- операционные цели.

     Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).¹

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

     приобретение  запасных частей, материалов, топлива  за наличный расчет, канцелярский товар, оплата почтово-телеграфных расходов;

     оплата  мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

     представительские расходы.

     Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка в подотчет.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

     При этом расчеты наличными денежными  средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения  и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.

     Но  в то же время широкое использование  наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми  организациями) создает благоприятные  предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и  для ухода от налогов. Поэтому  неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

     В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации  регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).

     Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредит счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают от подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

     Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

     – наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:

     круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;

     размеры подотчетных средств;

     сроки их возврата или предоставления отчета об израсходовании;

     – соблюдение правил выдачи средств под  отчет только сотрудникам, указанным  в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

     – соблюдение правил выдачи денежных средств  под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под  отчет одним работником другому.²

     Таким образом, при формировании перечня  работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.