Организация учета расчетов с подотчетными лицами

     Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

     - для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

     - наряду с командировочным удостоверением  должен быть издан приказ о командировке;

     - фактическое время нахождения  работника в командировке отмечается  в командировочном удостоверении  печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

     - днем выезда считается день  отправления соответствующего транспорта  из мест постоянной работы  до 24 часов, а днем возвращения  – дата прибытия соответствующего  транспорта;

     - перед командировкой работнику  наряду с командировочным удостоверением  также выдается денежный аванс  в пределах сумм, причитающихся  ему для выполнения установленного  задания;

     - организации разрешается рассчитываться  с командированным работникам  по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы на командировке;

• по возвращении из командировки работник обязан в течении 3 (трех) дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждению отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

     При возвращении с командировки работник должен предоставить отчет об израсходованных  суммах в бухгалтерию, в течение трех дней, и произвести окончательный расчет.

     К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

     Для утверждения и списания израсходованных  подотчетных сумм применяется авансовый  отчет по унифицированной форме  № АО-1.

     Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

     В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

     При проверке документов, прилагаемых к  авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный  авансовый отчет  утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

     Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу  ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

     Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

     Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

     Удержание из зарплаты работника невозвращенные или неизрасходованные суммы для погашения его задолженности работодателю может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

     Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся  работнику. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

     Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы. Оплата стоимости проезда при служебных перемещениях гарантируется трудовым законодательством Российской Федерации.

     В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

     – расходы по проезду;

     – расходы по найму жилого помещения;

     –дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

     – иные расходы, произведенные работниками  с разрешения или ведома работодателя.

     Размеры и порядок возмещения расходов, связанных  со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

     Необходимость осуществления таких расходов возникает  в двух случаях: при служебных  разъездах и служебных командировках (кроме этого, стоимость проезда  оплачивается и при переводах  к новому месту работы или службы, но этот вид расходов регулярным не является и в данном издании не рассматривается).

     Таким образом, рассмотрение данного вопроса  целесообразно разделить на две  части: оплата стоимости проезда  при служебных разъездах и  оплата стоимости проезда при  служебных командировках.

     Нарушения при оформлении командировочных расходов:

     1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

     2) Отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

     3) Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

     4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

      5) Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм;

     Нарушение порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов:

       1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

      2) Некорректное выделение налога  на добавочную стоимость в  суммах командировочных расходов;

     Зарубежные  командировки

     Все большее распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением  делового сотрудничества российских организаций  и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме  того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

     Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание  приказа о командировании, что  следует из Положения о порядке  покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).   

     Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов:

     а) устанавливающий сотруднику размер суточных;

     б) о направлении сотрудника в служебную  зарубежную командировку с указанием  фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и  возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

     Если  направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно  определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости  от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран». Можно установить приказом руководителя организации и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.

     В отличие от произвольной формы приказа  на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

     Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования  отсутствия работника на рабочем  месте и для подтверждения  правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.

     Время фактического пребывания работника  в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.¹⁰

     Но  если сотрудник, направленный в командировку в страну – участник Таможенного  союза, пересечение границы с  которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.