Организация учета расчетов с подотчетными лицами

     К представительским расходам относятся  затраты: организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации по провидению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

     Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплата виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

     Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы.

     Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

     К представительским расходам относят  расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях  бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиницы как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

     Согласно  п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.⁶

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление подготовительных документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.⁷

     Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления  утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

     - порядок расходования средств  на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских  расходов;

     - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

     - нормирование отдельных видов представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К  таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о  назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

     - распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

     -  отчет о расходах на проведение деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные  расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

     Все первичные документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.

     Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

     Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести  к представительским, то к ним  применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

     Нарушением  порядка учета представительских  расходов:

• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
• отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

     Как  любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст.9 Закон № 129 ФЗ должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы  предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия. 

     1.3 Учет расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на  командировочные расходы 

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка –  это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которыми заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

     В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.⁸

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при  осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

     - цель командировки;

     - кто направляется в командировку;

     - место командировки;

     - срок командировки;

     - какие расходы допускаются нести  работнику в служебной командировке;

     - условия командировке за пределами  России;

     - порядок оформления командировки;

     - порядок учета расходов по  служебной командировке для целей  налогообложения.

     Цель  командировки определяет ее классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно  подразделить на служебные и непроизводственные.

     В соответствии со ст.166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Право направлять работников в командировки представлено руководителям организации. Перечень документов, служащих основанием для направления работника в  служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения.

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связанны с:

     - покупкой ТМЗ, расходы по которым  учитываются в составе заготовительно-складских  расходов и включаются в состав  затрат по приобретению запасов;

• осуществлением работ капитального характера учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

     - подготовкой и повышением квалификации  работников, расходы по которой  учитываются в составе сметы  на общехозяйственные расходы;

     - участия в общих собраниях  акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

     - другими аналогичными нуждами.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организации, финансируемых из федерального бюджета.⁹

     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.