Организация бухгалтерского учета в системе автоматизированной обработки данных

На основе обобщённых данных программный пакет может  выполнять функции экономического анализа хозяйственной деятельности и формирования статистической отчётности по предприятию.

Программа «БЭСТ» обеспечивает:

• Отражение каждой хозяйственной операции в рамках системы, т.е. ведение сплошного учёта;
• Непрерывность учёта;
• Организацию взаимосвязанного учёта;
• Осуществление многовалютного учёта, многоуровневого разветвлённого складского учёта.

В основе построения этого комплекса лежит современная методология управления ERP (Enterprise Resource Planning), в соответствии с которой структурными блоками «БЭСТ» планирование, оперативный и бухгалтерский учёт и информационно-аналитическая система, предоставляющая информацию для управления предприятием (принятия решений) и анализа хозяйственных процессов. Таким образом, в этом комплексе охватывается весь цикл управления предприятием (рис. 3).

 

 

 

Рис. 3. Состав функциональных подсистем «БЭСТ»

 

Комплексная информационная система «Галактика»

Комплексная информационная система (КИС) «Галактика» предназначена  для автоматизации всего спектра  финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий.

Система предназначена  в первую очередь для руководителей предприятий, но нужна всем подразделениям компании. Решение охватывает всю организационную структуру предприятия, предоставляя каждому менеджеру удобный инструмент и эффективные рычаги управления.

Система «Галактика»  позволяет решать в автоматизированном режиме задачи планирования, оперативного управления, контроля результатов и корректировки планов. Система имеет модульную структуру (рис. 4), модули в свою очередь объединены в функциональные контуры.

Выделяют следующие  контуры системы:

• руководителя;
• финансовый;
• бухгалтерского учёта;
• управления производством;
• логистики;
• управления персоналом;
• управления взаимоотношениями с клиентами;
• отраслевых и специализированных решений;
• системного администрирования.

 

Рис. 4. Состав функциональных модулей системы «Галактика»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система управления предприятием «Олимп» 
Разработчиком системы «Олимп» является фирма «Росэкспертиза».

Комплексная система  «Олимп» предназначена для автоматизации  управления предприятием (рис. 5). Используя этот программный пакет, администрация предприятия имеет возможность:

• своевременно получать достоверную информацию о текущей деятельности предприятия;
• осуществлять оперативный контроль и управление финансами, материальными и трудовыми ресурсами;
• формировать обоснованные планы на основе анализа данных об имеющихся ресурсах;
• осуществлять контроль выполнения планов и взаимных обязательств;
• осуществлять анализ результатов деятельности с целью формирования оптимальных управляющих воздействий.

Рис. 5. Архитектура системы управления предприятием «Олимп»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система «Олимп» изначально ориентируется на архитектуру клиент/сервер, графический пользовательский интерфейс, гетерогенную вычислительную сеть, что  обеспечивает устойчивую работу её элементов в режиме реального времени при большом количестве пользователей и на больших объёмах информации.

Архитектура системы  управления предприятием «Олимп» включает ряд функциональных подсистем, основной из которых является подсистемы «Бухучёт».

Программа «Парус»

Программа «Парус» является комплексной системой автоматизации  и предназначена для подготовки и учёта документов финансово-хозяйственной  деятельности организации, накопления информации о совершенных хозяйственных  операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Использование этой системы позволяет:

• выписывать счета на оплату и накладные на отпуск товара;
• готовить платежные документы;
• вести учёт основных средств и нематериальных активов, производить расчет амортизационных отчислений по ним;
• вести учёт производственных запасов и товарно-материальных ценностей по материально ответственным лицам, применяя различные методы оценки материальных ценностей (учётные цены, средние цены, ФИФО);
• вести учёт затрат на производство. Издержек обращения и реализации по различным объектам учёта (филиалы, подразделения договоры и т.д.), вести учёт денежных средств;
• вести учёт расчетов с дебиторами и кредиторами;
• получать ежемесячную отчетность по движению средств по счетам в виде книги учёта хозяйственных операций, ведомостей учёта материальных ценностей, учёта движения денежных средств, учёта расчетов с дебиторами и кредиторами, ведомостей расчетов амортизационных отчислений;
• составлять баланс фирмы и другие отчетные документы для предоставления в налоговые органы;
• рассчитывать заработную плату, осуществлять анализ финансово-хозяйственной деятельности организаций;
• осуществлять планирование и контроль доходов и расходов (финансовое планирование).  
  Программное обеспечение позволяет организовать работу, как на автономных компьютерах так и в локальной вычислительной сети.

 

На  примере выполнения формирования заказа покупателю в «1С:Предприятие» будет продемонстрировано насколько существенно можно облегчен труд специалистов по отдельно взятому процессу.

Покупатель свои заказы отправляет в электронном виде, которые в последствии вносятся в ИС для последующего анализа и сбора поставки.

В «журнале заказов» можно посмотреть как сами заказы, так и статус формирования поставки (рис. 6). 
Рис.6. Журнал заказов. 
При вводе нового заказа заполняются следующие реквизиты: контрагент, с какого склада берем товар (у организации может быть много виртуальных складов для различных нужд),  условия отгрузки (отсрочка платежа, логистические условия и т.д.) которые уже заведены в базе под определенных контрагентов и подтягиваются при создании заказа автоматически (рис.7). Рис. 7. Заказ покупателя в программе.

После согласования с клиентом заказа информируется склад о номере заказа и дате планируемой отгрузки. По номеру заказа складской  работник распечатывает внутренний документ и формирует поставку (рис.8). Далее кладовщик после подготовки продукции к отправке и печатает весь необходимый пакет документов (накладные, счета-фактуры и т.д.) сформированный автоматически по данным уже ранее введенным в базу компании. При форс-мажоре оперативно сообщает специалисту из офиса об отсутствии той или иной позиции для дальнейшей корректировки заказа с клиентом. 

При том, что обычно склады находятся в достаточном отдалении головного офиса возможность оперативно корректировать заказа значительно экономит время сбора и соответственно сроки поставки положительно влияя на репутацию компании.  

Рис.8 Заказ  покупателя в программе для складского работника.

Со всей сопроводительной документацией созданной при формировании продемонстрированного заказа можно в любое время ознакомиться в базе программного комплекса (рис.9) и опять же это существенно экономит время и дает возможность оперативно проводить анализ.

Рис.9. Сопроводительные документы в разрезе заказа.

Задав любой период времени  можно снять отчет и посмотреть остаток по определенной продукции как по складам так и в разрезе отдельно взятого склада с учетом резерва. Это дает возможность так же оперативно реагировать на повышении или снижении спроса на продукции и с этим учетом планировать производство (рис.10).

Рис. 10. Фактический остаток на складе.

В отчетах по продажам хорошо видно количество и суммы отгруженного товара определенному клиенту (рис.11). 

 

 

 Рис. 11. Сформированный заказ в разрезе клиента.

Из выше представленного  можно сделать вывод что автоматизация  бухгалтерского учета и управления значительно экономит время, а так  же снижает коэффициент человеческого  фактора (ошибки в документах и оперативного анализа) давая возможность компании своевременно реагировать на изменения спроса.

Все данные взяты из разных заказов, за разные промежутки времени и поэтому могут не сходиться между собой. Каждая компания имеет свои особенности и структуру взаимодействия, учитывая специфику товара и тд..

В программе есть возможность, как  было рассказано ранее, внести данные по узкоспециализированным документам единожды и в последствии подтягивать их уже по необходимости, что опять же снижать возможность не корректности в документах. Например, для определенных печатных форм необходимо дынные по коду ТН ВЭД (международный классификатор), по сертификатам и т.д. (рис.12)

 

 

 

 

 

 

Заключение

За последние годы компьютер прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности. Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко принять решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации  рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами.

Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских  программ. Хорошие бухгалтерские системы независимо от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны качественно обеспечивать ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Все это делается для  облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности.

Рынок бухгалтерских  программ достаточно развит и предлагает потребителям большое количество готовых  решений и настраиваемых конфигураций программ. Эти программы позволяют  автоматизировать оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю и производство, вести складской учет и учет персонала.

В курсовой работе в целом, рассмотрена и наглядно показана целесообразность применения автоматизированного бухгалтерского учета на предприятии. И, несмотря на некоторые сложности в настройке этих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдывает благодаря следующим преимуществам предоставляемым ими:

• Значительному снижению количества математических ошибок в бухгалтерском учете;
• Автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;
• Автоматический контроль над правильностью и санкционированностью выписки документов;
• Автоматическое ведение всех форм журналов и книг;
• Автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственной деятельности и первичным документам;
• Значительная экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1. Хохлов А. Е., Автоматизированные системы бухгалтерского учета Конспект лекций - Издательство Пензенского государственного университета, 2008г.
2. Кондраков Н.П., Бухгалтерский учет - ИД ИНФРА-М, 2007г.
3. Климова М.А., Бухгалтерское дело. – ИД ИНФРА-М, 2004г.
4. Патрушина С.М., Информационные системы в бухгалтерском учёте. – Издательство МарТ, 2009.
5. Балдин К.В.,Уткин В.Г., Информационные системы в экономике – ИД Дашков и К^о, 2011.
6. Журнал Международный бухгалтерский учет «Современные информационные технологии как инструмент автоматизации бухгалтерского учета» - №28(178) 2011г.
7. Журнал Международный бухгалтерский учет «Комплексный подход к автоматизации бухгалтерского учета в условиях перехода на МСФО» - 33 (183) 2011 г.