Организация бухгалтерского учета в системе автоматизированной обработки данных

На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с уровня первичного учёта, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств  их источников, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах.

АРМ этого уровня формируют  результирующие данные, отражающие все  хозяйственные операции предприятия  в стоимостной оценке, в виде участков бухгалтерских проводок. С помощью  учета на основе данных аналитического синтетического учета формируются Главная книга, бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Информация первичного учета и сводная финансовая отчетность поступают на уровень управленческого учета, где используются работниками финансового управления предприятия, включая бухгалтерию, финансовый отдел, планово-экономический отдел и другие аналогичные подразделения.

АРМ в бухгалтерском  деле являются распределенными системами. В пользовании главного бухгалтера обычно находится только один дисплей, а основные функциональные части – у руководителей соответствующих подразделений или непосредственно у рядовых бухгалтеров. Именно они осуществляют ввод информации, её систематизацию, ведение карточек и архивов, обработку входящей и исходящей документации, контроль.

Важное значение при автоматизации обработки экономической информации имеет правильный выбор программного обеспечения. Оно должно отвечать следующим основным требованиям:

• простота и удобство в эксплуатации. Большинство профессиональных бухгалтеров и аудиторов не являются специалистами по компьютерному бухгалтерскому учёту и обладают лишь общими навыками работы с персональными ЭВМ. Излишняя сложность программных продуктов затрудняет и сдерживает их массовое использование. К тому же учетно-аналитические задачи в большинстве своём достаточно доступны и просты;
• лёгкость освоения сотрудниками бухгалтерии и экономических служб. Способы ввода и обработки информации должны иметь привычный вид и структуру, что позволяет без дополнительных усилий осваивать новые блоки программного обеспечения;
• возможность активно влиять на настройку компьютерных тем, изменить рабочий план счетов, устанавливать необходимые для группировки и анализа учетных данных субсчета, предусматривать связанные с учетной политикой типовые корреспонденции счетов, контролировать правильность автоматизированного заполнения промежуточных и завершающих форм отчетности;
• настраиваемость и открытость программного обеспечения;
• соответствие программного обеспечения современным требованиям работы в среде Windows, информацией с другими стандартными программами.

В зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики  продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации задачи учёта и управления могут существенно отличаться. Невозможно ограничиться одной программой, предназначенной для массового использования и удовлетворяющей при этом потребности большинства предприятий.

В основе системы программ автоматизации обработки экономической информации должна быть единая технологическая база. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической базы облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость.

Главное преимущество такого подхода – стандартизация разработки; обеспечение качественного и быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

3. Информационное обеспечение компьютерной обработки

данных бухгалтерского учета.

Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. носители информации утверждённой формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает  
сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается главным образом на печатающих устройствах.

Информационное обеспечение  компьютерной обработки данных бухгалтерского учёта состоит из внемашинного и  внутримашинного.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на жестком диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.

Для поиска файлов на диске создаются каталоги, представляющие собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о файле.

База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи – специалисты, ведущие  различные участки работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления (например, главный бухгалтер, бухгалтер и т.д.). Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения.

Программные продукты, автоматизирующие учёт в организации, можно разделить  по степени охвата на три основные группы: «коробочный» продукт, программный  комплекс и интегрированный программный  комплекс.

К первой группе относятся  стандартные программные продукты, не требующие затрат на внедрение, - они практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной деятельности пользователя.

Программный комплекс позволяет автоматизировать специфические объекты учёта, а также предусматривает возможность настройки под нужды конкретного предприятия.

Интегрированный программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближённой к действительности.

При подборе программных  продуктов следует руководствоваться, прежде всего, принципом целесообразности.

У многих фирм имеется  электронный архив учётных документов, необходимый для хранения большого объёма информации и быстрого нахождения в нём нужных документов.

Рынок изобилует программами автоматизации бухгалтерского учёта, отвечающими разнообразным потребностям организаций. Лидеры рынка – программы «1С:Предприятие», «1С:Бухгалтерия», «Инфин», «Инфо-бухгалтер», «Парус». Каждая программа ориентирована на определённый круг потребителей и имеет несколько модификаций в зависимости от численности работников организации и разнообразия её деятельности.

К информационному обеспечению  бухгалтерского учёта относятся  ряд типовых отечественных информационно-справочных систем (ИСС): «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.

В настоящее время  на рынке информационно-справочных систем работает довольно много компаний – создателей ИСС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых баз. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

• «Гарант» (НПП «Гарант - Сервис»);
• «Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс»);
• «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

В числе систем, созданных  государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует отметить:

• «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ);
• «Эталон» (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
• «ЮСИС» (фирма «Интралекс»);
• «Юридический мир» (издательство «Дело и право»);
• «Референт» (фирма «Референт-Сервис»)
• «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»)
• Системы «1С:Кодекс», «1С:Гарант», «1С:Эталн» (фирма «1С»).

Степень распространённости продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна и в настоящее время точно оценить её не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее, среди частных компьютерных фирм, которые разрабатывают и предлагают на рынке правовые базы, можно выделить наиболее популярные компании: «Консультант Плюс» и «Гарант».

Разработанная АО «Консультант Плюс» в 1992 г. ИСС «Консультант Плюс» начиная с 2001 г. устойчиво занимает одну из лидирующих позиций на территории России.

Сеть компании «Консультант Плюс» объединяет более 300 региональных информационных центров, производящих поставку СПС, сервисное обслуживание и передачу информации пользователям.

Нормативные акты поступают  в «Консультант Плюс» на бумажных носителях непосредственно из Администрации Президента РФ, Правительства РФ, Минфина РФ и других официальных органов власти. Документы вводятся в системы только с официальных текстов. Копии всех официальных текстов хранятся в архиве компании «Консультант Плюс» и в случае необходимости могут быть предоставлены пользователю. Каждый новый документ включается в системы «Консультант Плюс» только после специальной многоуровневой проверки на соответствие оригиналу.

Все системы семейства  «Консультант Плюс» можно разделить на четыре группы: справочные правовые системы по федеральному, региональному законодательству, по международному праву и справочные системы поддержки принятия решений. В каждой программе «Консультант Плюс» имеется перечень всех справочных правовых баз с указанием примерного количества документов в базе на определённую дату.

В семействе «Консультант Плюс» есть универсальная справочная правовая система, содержащая все нормативные акты РФ, - система «Консультант Плюс: Версия Проф». Пользователь может приобрести и поставить на сопровождение любое количество баз.

В большом и многоплановом семействе  «Консультант Плюс» особое место  занимает система «Консультант Бухгалтер» (теперь она носит название «Консультант Бухгалтер Версия Проф»).

Данная система предназначена  для предприятий, использующих при ведении бухгалтерского учёта общий план счетов. В «Консультант Бухгалтере» впервые были представлены нормативные документы, консультации сотрудников государственных и аудиторских фирм по вопросам бухучёта и налогообложения, а также схемы учёта хозяйственных операций.

Система «Консультант Бухгалтер: Версия Проф» состоит из информационных банков: «Нормативные документы», «Вопросы Ответы», к которым в последствии добавилась информационная база «Корреспонденция Счетов».

Информационный банк «Нормативы Документы» содержит документы федерального законодательства, для него отбираются все правовые документы федерального уровня, которые могут понадобиться бухгалтеру любой квалификации для решения вопросов, связанных с налогообложением и бухучётом. Основу этого банка составляют документы, устанавливающие порядок налогообложения и правила ведения бухгалтерского учёта в России. В него включены Налоговый кодекс РФ, Закон РФ «Об основах налоговой системы в Российской Федерации», Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» и многие другие с оперативным обновлением из первоисточников.

Кроме того, здесь представлены практически  все федеральные законы, указы  Президента РФ, постановления Правительства  РФ, вводящие на территории Российской Федерации налоги и сборы и устанавливающие порядок их применения.

Система «Консультант Бухгалтер: Вопросы  Ответы» содержит более 15800 консультаций по налогообложению и бухучёту. Она  даёт пользователю возможность всегда иметь под рукой тысячи консультаций, описывающих большинство типичных ситуаций, возникающих в хозяйственной деятельности предприятия или организации, сравнивать различные мнения по конкретной тематике, высказываемые как авторами, представляющими официальную точку зрения различных государственных ведомств, так и независимыми экспертами.

Недавно появившаяся база «Корреспонденция Счетов» содержит более 15 тыс. бухгалтерских  проводок. А что может быть важнее проводок для бухгалтера? Здесь нашли  отражение основные схемы учёта, т.е. последовательность проводок финансово-хозяйственных операций, примеры со ссылками на нормативные документы. В связи с введением нового Плана счетов эта база соответственно пересматривается и дополняется новыми данными.

Все базы «Консультант Плюс»  связаны между собой через  гипертекстовые ссылки, позволяющие  нажатием клавиши моментально перейти, например, из текста консультации в  текст нормативного документа, на который  ссылается автор ответа.

Самое главное, что даёт гипертекст пользователям «Консультант Бухгалтера», - это возможность без дополнительных усилий проследить логику рассуждений автора, быстро просматривая по ходу чтения консультации, нормативные акты, используемые им для аргументации своей позиции по тому или иному вопросу. Надо отметить, что только компьютерные системы могут предоставить такую возможность. Технология обновления информационного банка пользователя позволяет провести быстро, без больших материальных и временных затрат (без полной замены БД).