Организация бухгалтерского учета в системе автоматизированной обработки данных

ХИМКИНСКИЙ ФИЛИАЛ

АВТОНОМНОЙ НЕКОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЦЕНТРОСОЮЗА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ»

 

 

Кафедра бухгалтерского учета

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По бухгалтерскому финансовому учету

 

Организация бухгалтерского учета в системе автоматизированной обработки данных.

 

 

Студентки 4 курса группы ЗБУ-401

Форма обучения: заочная

Специальности 080109 «Бухгалтерский учет анализ и аудит» Пустовойтенко Оксаны

 

Научный руководитель

Соловьева В.А.

Химки, 2013

Содержание

 

Введение 3

Глава 1. Автоматизированные системы бухгалтерского учета 5

1.1. Этапы развития  автоматизированного учета 5

1.2. Автоматизация управления предприятием 8

3. Информационное обеспечение компьютерной обработки

данных бухгалтерского учёта 13

Глава 2. Характеристика программного обеспечения 20

Заключение 36

Список литературы 38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Бухгалтерский учет - неотъемлемая часть управленческого учета и имеет вековую историю. Потребность в учете затрат и калькулировании себестоимости продукции возникла в период зарождения и расцвета мануфактурного производства.

Основной целью бухгалтерского учета является формирование качественной (полной, достоверной) и своевременной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для обоснования и принятия управленческих решений на различных уровнях, а так же для успешного развития предприятия в рыночной экономике.

Если когда-то основным инструментом аналитика и бухгалтера был калькулятор, то теперь практически ни одно предприятие не может обойтись без компьютера. С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых работников, компьютер стал главным помощником менеджера и финансового директора.

Разумеется, для раскрытия  всех потенциальных возможностей, которые  несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий  поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих  работу управленческого звена компании.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных  операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые в компьютерной среде проще.

Рынок бухгалтерских  программ в нашей стране на сегодняшний день развит и продолжает стремительно развиваться. Если в 90-х годах срок цикл программного обеспечения был равен 5-7 годам, то на сегодняшний день обновление программного обеспечения происходит значительно чаще (1-2 года).

Все эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет, формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.

В данной работе мы рассмотрим программы для ведения бухгалтерского учета как малого  и среднего бизнеса, так и для крупных предприятий. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Автоматизированные системы бухгалтерского учета

1.1. Этапы развития  автоматизированного учета

Для развития фирмы необходимо создать определенную структуру, чтобы упорядочить ее деятельность. Какую-то структуру, вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обучения персонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постоянно переписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, поневоле будут адаптироваться к существующей системе. Такой взгляд на автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.

Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Далее приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

•    Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.
•    Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.
•    Компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля над использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
•    Потенциальные возможности уменьшения появления ошибок и неточностей в бухгалтерских документах.
•    Возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
•    Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Необходимость компьютеризации  бухгалтерского учёта, внешнего и внутреннего  аудита вызвана многими обстоятельствами.

Важнейшими из них  являются:

• Общий технический прогресс, повсеместное внедрение автоматизации технологических процессов во всех отраслях экономики и сферах бизнеса.

Обработка учётной информации и её использование не могут стоять в стороне от этого и становятся составной частью всеобщего процесса автоматизации, в том числе и  сфере управления предприятием;

• Возрастание объёма информации, который увеличивается в геометрической прогрессии по отношению к росту производства и сбыта;
• Появление мощных технических средств – компьютеров, современных программных продуктов, позволяющих воспринять и переработать огромные массивы учётных данных с высокой степенью оперативности и широкими возможностями представления и восприятия;
• Рост значения быстроты и правильности принимаемых решений по управлению, от которых иногда зависит судьба бизнеса, усложнение задач экономического управления предприятием.

Компьютеризация бухгалтерского учёта тесно связана с вышеназванными причинами, позволяющими на этом пути выделить два этапа – механизированный и автоматизированный.

Первый этап (50-60-е гг.) характеризуется использованием электронно-механических перфорационных машин, организацией машиносчётных станций на крупных предприятиях, где основную роль играла комплексная механизированная обработка учётных записей таблично-перфокарточной системы счетоводства на базе типовых программ.

Переход ко второму  этапу – автоматизированному (с начала 70-х гг.) – был вызван появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики.

Развитие архитектуры  ЭВМ и их операционных систем создало  предпосылки для взаимодействия пользователя с программой. Получив результаты расчётов. Он оперативно принимал решения о дальнейшей работе с программой.

Появление в начале 80-х  гг. ПЭВМ, обладающих высоким быстродействием, большой ёмкостью оперативной и  внешней памяти на жёстком магнитном  диске, широким выбором внешних устройств ввода-вывода информации, ориентированных на выполнение функций формирования первичных документов и учётных регистров, позволило по-новому подойти к вопросам организации машинной обработки бухгалтерских задач. Начинается переход от централизованной обработки бухгалтерской информации на вычислительных центрах предприятий к децентрализованной, предусматривающей установку ПЭВМ на рабочем месте бухгалтера, создаются автоматизированные рабочие места (АРМ).

Важнейшим преимуществом  АРМ является возможность использования компьютеров на малых и средних предприятиях. Это обеспечивает доступ небольших предприятий к электронной технике, что полностью исключалось при централизованной обработке информации. В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учётных задач на автоматизированных местах бухгалтеров и передачи полученных результатов на компьютер более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учёта и отчётности.

 

2. Автоматизация управления предприятием

Управление предприятием в современных условиях определяется как изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Система управления предприятием находится в постоянной взаимосвязи  с внешней средой. Взаимосвязь  осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи передаёт цель функционирования, различны её команды управления от системы более высокого уровня к системам низового звена. А по потокам обратной связи – все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса.

Управленческая информация способствует регулированию процессов  производства, распределения, обмена и  потребления материальных благ. Важнейшей  её составляющей является экономическая  информация, которая отражает производственно-финансовую деятельность любых экономических объектов с помощью системы натуральных стоимостных показателей. Во всех случаях при этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения для её обработки вычислительной техники.

На крупном предприятии  объём информации, необходимой для  принятия управленческих решений, весьма велик, и многие параметры при  этом являются взаимозависимыми. На современном  этапе невозможно правильно и эффективно руководить предприятием, основываясь исключительно на профессиональной интуиции. В быстрорастущей организации прибыль увеличивается буквально в геометрической прогрессии. Причем неэффективное управление обходится дороже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначительные, на первый взгляд, потери из-за нерационального управления умножаются на огромные финансовые и товарные обороты.

Для современных систем управления крупным и средним  предприятием характерно внедрение комплексных систем автоматизации, или корпоративных систем.

Комплексная система  автоматизации управления предприятием – это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию обо  всех бизнес-процессах предприятия (в том числе территориально распределённого и имеющего сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный экономический цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

Бухгалтерская информационная система в комплексной системе  автоматизации исполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной системы предприятия. Комплексные системы автоматизации чаще внедряются на средних и крупных предприятиях.

На VI Международном конкурсе (1998) программного обеспечения в области бухгалтерского учёта и финансов впервые как отдельный класс рассматривались корпоративные системы.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции  управления на всех уровнях управления предприятием. Корпоративная информационная система является многопользовательской  и функционирует в распределённой вычислительной сети. Внедрение такой системы под силу только крупному предприятию.

Компьютерные информационные системы крупных и средних  предприятий представляют собой  сложную систему, включающую совокупность методических материалов, прикладных и программных средств, регламентирующих информационно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивающих комплексное приложение средств вычислительной техники на всех стадиях технологической схемы управления: регистрация учетной информации, обработка и анализ, формирование аналитической и статистической отчетности. Компьютерные системы имеют разветвленную функциональную структуру, интегрированную в единую систему расчетов и управления и ориентированную на многопользовательский режим работы.

В результате работы всех пользователей системы происходит накопление информационной базы предприятия  о ходе выполнения конкретных хозяйственных  операций, относящихся к различным  направлениям деятельности.

На крупных и средних  предприятиях обработка учетной информации с помощью бухгалтерской информационной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленческому учету. На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

Автоматизированное  рабочее место в системах бухгалтерского учета – это совокупность методических, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя и позволяющих оперативно реагировать на его информационные и вычислительные запросы.

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация. Накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия. Полученные на каждом участке результирующие данные поступают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учета.