Облік грошових коштів у касі підприємства

 Таблиця 2.1

Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку касових операцій

Зміст господарських  операцій	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Отримання розмінної  готівки з головної каси в операційну	3011	301
Надходження готівки  з банку	30	31
Погашення готівкою короткостроковий вексель	30	34
Погашення дебіторської заборгованості покупцем продукції, товарів, робіт, послуг	30	36
Отримані кошти:            від винних осіб за завдані  збитки            від підзвітних осіб (залишок  авансу)	30 30, 331	375 372
Отриманобезповоротну фінансову допомогу	30	425
Перепродані власні акції	30	45
Отримано цільове фінансування	30	48
Повернено зайво видану заробітну плату	30	66
Одержана виручка при  роздрібній торгівлі	30	70
Отримано дохід від  реалізації необоротніх активів	30	742
Отримано надзвичайні  доходи	30	75
Отримано кошти за надані послуги	30	703/2
Передано готівку на рахунок  в банку	31	30
Передано готівку інкасатору, відправлено через поштове відділення для наступного зарахування на рахунок  банку	333	30
Зарахування готівки, внесеної інкасатором, відправленої через поштове відділення, на рахунок банку	31	333
Видано готівку під  звіт	372	30
Погашено заборгованість перед:         Пенсійним фондом;        фондом  соціального страхування;        фондом  безробіття;        фондом  страхування від нещасних                         випадків.	651 652 653 654	30 30 30 30
Виплачено заробітню  плату	66	30
Виплачені девіденди	671	30

Готівковий оборот іноземної  валюти на території України регламентується  Постановою №119 «Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України» від 30.05.2007р. № 200 .

До каси іноземна валюта може надходити з валютного рахунку у банку, від покупців в оплату проданого товару (виконаних робіт, наданих послуг) підприємством, від підзвітних осіб як залишок не використаного авансу. З каси валюта може вноситись до банку – на валютний рахунок, видаватись у підзвіт для покриття витрат на відрядження за кордон або, у випадках, дозволених законодавством, стороннім організаціям в оплату їх продукції (послуг)[16, c.405].

Оцінка операцій по надходженню (вибуттю) валюти здійснюється за офіційним валютним (обмінним курсом) Національного банку  України, що діє на дату оприбуткування (видатку) валюти.

 Документальне оформлення  обліку цих операцій аналогічне обліку української валюти в касі. Для кожного найменування іноземної валюти відкривається окрема касова книга.

Аналітичний облік руху іноземної валюти в касі підприємства здійснюється по кожному найменуванню валюти.

Синтетичний облік  ведеться по рахунку “Каса” в розрізі субрахунків, відкритих по найменуваннях іноземної валюти. Відхилення, які пов’язані зі зміною курсу іноземної валюти, відображаються на рахунку в кореспонденції з рахунком “Фінансові результати ”. Оформити курсові відхилення можна бухгалтерськими довідками. 

2.3. Інвентаризація грошових коштів у касі підприємства.

 

Контроль за додержанням  касової дисципліни можна поділити на внутрішній та зовнішній.

Внутрішній контроль здійснюється спеціальною інвентаризаційною комісією, призначеною наказом керівника. Раптова ревізія каси на підприємстві  проводиться на підставі наказу керівника. Ревізія каси перш за все передбачає інвентаризацію наявності грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства. Інвентаризація проводиться за обов’язкової участі касира.

Перед інвентаризацією  касир зобов’язаний скласти звіт за документами за поточний день і  дати розписку, де вказано що гроші, які надійшли в касу, оприбутковані і відповідно відображені як у прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені інвентаризаційній комісії. Даний звіт подається в бухгалтерію[13].

Подальшою процедурою є  перерахунок готівки. Його спочатку проводить касир, а потім член інвентаризаційної комісії. Як правило вся готівка в касі перераховується покупюрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні). В такому випадку перевіряючий перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії їх відмічає окремим рядком. Окремим рядком в акті вказується також кількість та сума наявних в касі грошових документів, до яких відносяться поштові марки, марки державного мита, цінні папери за їх номінальною вартістю.

Визначена в процесі  інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів відображається в спеціальному документі форми  №-інв.-15 “Акт інвентаризації грошових коштів ”. В цій формі вказується результат інвентаризації: недостача (списується на матеріально відповідальну особу) або надлишок (який зараховується в дохід підприємства). На кожен випадок відхилення касир зобов’язаний дати пояснення про його причини.

Перевірки касової дисципліни здійснюється також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, Міністерство внутрішніх справ та фінансові органи.

У випадку відсутності  касира з поважних причин (хвороби), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості. Особливу увагу перевіряючи органи приділяють перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 10000 євро) розмірах знятих підприємцями зі свого рахунку.

Контролюючі органи здійснюють інвентаризацію готівкових коштів підприємства, результати якої відображають в Акті, який складається в трьох примірниках (1-й – залишається на підприємстві, 2-й – у перевіряючої організації, 3-й – скеровується до відповідної податкової служби).

Під час перевірок з’ясовують те, як підприємство дотримується ліміту каси. Для цього порівнюються записи про фактичні залишки готівки в касі за касовою книгою з установленим банком підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється виявлено перевищення ліміту каси, то визначають, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

За потреби поглибленої  перевірки повного оприбуткування в касу готівкових коштів, одержаних  з різних джерел можуть аналізуватися  також обороти за дебетом рахунка 30 “Каса” порівняно з оборотами  за кредитом кожного кореспондуючого рахунку з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та даними документів які підтверджують фактичне одержання підприємством певних сум готівки у відповідні строки[19, c.123].

При перевірці цільового  витрачання готівкових коштів, одержаних підприємством в установі банку, використовується банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, книга обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначанням. Крім того, можуть також використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо. Перевірці підлягають обороти за кредитом 30 “Каса”.

За результатами перевірки  бухгалтер повинен зробити відповідні проведення   (Таб. 2.2)

Таблиця 2.2.

Кореспонденція бухгалтерських рахунків за результатами інвентаризації каси

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
	Дебет	Кредит
Виявлено надлишки грошових коштів в результаті інвентаризації	30 «Каса»	719 «Інші доходи від  операційної діяльності»
Відображено суму нестачі  грошових коштів у касі, яку не відшкодовує  матеріально відповідальна особа	947 «Нестачі і витрати  від псування цінностей»	30 «Каса»
Відображено суму, яка  підлягає відшкодуванню винною особою	375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»	30 «Каса»
Внесено до каси суму недостачі  грошових коштів матеріально відповідальною особою	30 «Каса»	375 «Розрахунки за відшкодуванням  завданих збитків»

 

Крім того, для контролю за правдоподібністю готівкових операцій підприємства контролюючі органи можуть застосовувати відповідні зустрічні документальні перевірки, що здійснюються безпосередньо на підприємствах-покупцях та постачальниках, шляхом залучення відповідних первинних документів та взаємного звіряння касових документів. Якщо під час перевірки  виявлено порушення то застосовуються відповідні санкції(Таб.2.3).

Таблиця 2.3.

Санкції за порушення  касової дисципліни

Вид порушення	Санкція
Перевищення встановлених лімітів залишку готівки в  касах	Штраф у двократному  розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день
Неоприбуткування (неповне  оприбуткування) у касах готівки	Штраф у п’ятикратному  розмірі неоприбуткованої суми
Витрачання готівки  з виручки, отриманої від реалізації продукції (робіт, послуг), на виплату заробітної плати	Штраф у розмірі здійснених виплат
Перевищення встановлених строків використання виданої під  звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів	Штраф у розмірі 25% з  виданих під звіт сум
Проведення готівкових розрахунків без подання платіжного документа (товарного або касового чека, квитанція до прибуткового ордера, іншого документа), який би підтверджував  сплату покупцям готівкових коштів	Штраф у розмірі сплачених  коштів
Використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням	Штраф у розмірі витраченої готівки

 

2.4. Напрямки удосконалення обліку касових операцій

Найбільш ефективним шляхом вдосконалення  обліку, а  також  якісного і всебічного документування господарських операцій у касі на підприємствах є комплексна комп’ютеризація облікового процесу.

На сьогоднішній день облік фінансово-розрахункових операцій є  частково автоматизованим і включає наступні етапи облікового процесу: облік грошових коштів у касі підприємства; облік грошових коштів на рахунках у банку.  В зв’язку з цим, враховуючи проблему повної автоматизації обліку операцій з грошовими коштами зазначимо, що до складу системи автоматизованої обробки завдань фінансово-розрахункових операцій повинна належати база даних, програмні засоби, що забезпечують доступ до необхідних даних й управління ними, а також програмне забезпечення для рішення комплексу задач й засоби спілкування користувачів з системою у вигляді відповідного інтерфейсу[33].

 Не так давно з’явилися бухгалтерські комп’ютерні програми, але сучасний бухгалтер уже не мислить своєї роботи без них. Та технічний прогрес, як то кажуть, не стоїть на місці, і зараз користувачам запропоновано автоматизувати ведення касової книги та інших форм, які й досі заповнюють за старим звичаєм.

Наприклад , програма 1С:Бухгалтерія 8, 1С:Управління торговим підприємством 8, 1С:Управління виробничим підприємством дозволяють формувати, роздруковувати такі форми:

––Касову книгу ф. КО-4 (дод. 5 до Положення № 637);

––Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів ф. КО-3 (дод. 4 до Положення № 637);

––Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів ф. КО-3а (дод. 4 до Положення № 637);

––Книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей ф. КО-5 (дод. 6 до Положення № 637).

У звіті «Касова  книга» для журналів КО-3, КО-3а, а також касової книги КО-4 є, крім того, можливість роздрукувати титульну сторінку.

Незважаючи на те, що на підприємствах  істотних недоліків щодо ведення касових операцій немає я пропоную внести зміни до Журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та Заявки на переказ готівкових коштів. Я пропонуємо для вдосконалення обліку доопрацювати ці документи шляхом внесення в них додаткових колонок, де буде розташована інформація про нарахований податок на додану вартість.

В формі журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових  ордерів ця колонка повинна бути розташована після колонки інше, це дозволить контролювати правильне  нарахування податку на додану вартість по документам, які реєструються по касі та дозволить шляхом підведення підсумків в журналі реєстрації провести звірку з журналом-ордером №1 та Відомістю 1.1.