Облік грошових коштів у касі підприємства

Відповідно до Постанова  Правління НБУ від 09.02.2005 року № 32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку» [12] встановлено граничну суму готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами у розмірі 10000 (десять тисяч) гривень.

Інвентаризація каси проводиться на підставі

Отже, ознайомившись з  нормативною базою, щодо веденням касових операцій можна стверджувати, що контроль за проведенням касових операцій здійснюється на належному рівні.  Законодавством передбачені майже всі спірні ситуації, які можуть виникати при проведенні касових розрахунків[7].

 

РОЗДІЛ 2

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ  КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

2.1 Організація роботи каси та порядок документального оформлення касових операцій

Під час здійснення операцій двері  до приміщення каси мають бути замкнуті з середини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Вся готівка на підприємствах  має зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках – у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира.

Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.

Керівник підприємства зобов’язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забезпечити в  ній належне зберігання грошей.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

При необхідності суб’єкти підприємницької діяльності одержують  готівку з власних рахунків у  банку в межах наявних на них  коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки.

Підприємства і організації складають касові заявки, в яких повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки, однак не допускає видачі грошей на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Підприємства та індивідуальні  підприємці мають право здійснювати  розрахунки між собою, а також  з фізичними особами як у готівковій, так і у безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою між суб’єктами підприємницької  діяльності протягом одного дня не повинна перевищувати 3000 грн.

Здійснення готівкових розрахунків  обов’язково має бути підтверджено відповідним обліково-розрахунковим  документом (податкова накладна, рахунок-фактура, товарний чек, акт виконаних робіт  тощо).

Касові операції, як вже зазначалося вище, оформляються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою з НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності: КО-1 “Прибутковий касовий ордер ”; КО-2 “Видатковий касовий ордер ”; КО-3, 3а “Журнал реєстрацій прибуткових та видаткових касових документів ”; КО-4 “Касова книга ”;  КО-5 “Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей ”.

Касові ордери – це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки  в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира[11].

Документообіг касових операцій можна  представити у вигляді схеми(Рис. 2.1).

Рис. 2.1. Схема документообігу касових операцій

Підприємства й індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки з споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних контрольно-касових апаратів  (ЕККА), повинні обов’язково видавати споживачеві касовий чек, як документ, що підтверджує оприбуткування готівки. Готівкові розрахунки з покупцями і замовниками через ЕККА здійснюються, як правило, в операційних касах. Електронні контрольно-касові апарати і товарно-касові книги не застосовуються при проведенні розрахунків у касах на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформленням прибуткових ордерів з виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.  

Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продуктів, товарів, робіт та послуг під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії, коли видача касового чека неможлива. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир).

Отримання грошей з банку  здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому  чеку, виписаному на її ім’я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім’я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень в чеках не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім’я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки[13].

Витрачання готівки  з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерах документах – заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов’язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир вимагає пред’явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника.

На операцію по здачі  грошей до банку касир, крім видаткового  касового ордеру, також оформлює об’яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об’ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) – передається касиру, третя (ордер) – повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата  допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться  касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначення строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов’язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові  касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрацій побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково- платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.  

  Всі факти надходження і  вибуття готівки на підприємстві  відображаються в касовій книзі[19,c. 200].

Касова книга – обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, що має  касу, веде тільки одну касову книгу  в національній валюті, яка повинна  бути пронумерованою, прошнурованою  і опечатаною сургучною або мастичною  печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу.

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Записи в касовій  книзі здійснюються у двох примірниках  через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює[23, c.176].

Записи в касовій  книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими  касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) – віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) – залишається в касі підприємства (інкасатор розписується в цьому примірнику ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Найважливіші вимоги до правильного оформлення й обліку касових операцій[26, c. 104]:

1. Негайне записування кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі; здача касиром під розписку до бухгалтерії касових документів.
2. Виписування бухгалтерією на кожну касову операцію прибуткових і видаткових касових ордерів, додержання послідовності нумерації і реєстрації цих коштів у реєстрі до передачі їх для виконання касиру.
3. Погашення касиром спеціальним штампом касових документів, аби запобігти зловживанню цими документами, зокрема повторному їх використанню.
4. Установлення наказом осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і недопустимість виконання касових операцій на не підписаних документах.

З метою контролю не рідше одного разу на місяць потрібно перевіряти готівку в касі, складати акт.

Касова книга є реєстром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію; при здачі таких документів до бухгалтерського архіву  в архівній книзі роблять позначку про прийняття “Касових документів ”.

2.2 Cинтетичний та аналітичний  облік  касових операцій

 

Рахунок 30 “Каса” призначений  для узагальнення інформації про  наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

Рахунок 30 активний, балансовий, призначений для обліку господарських  засобів підприємства, має такі субрахунки:

301 “Каса в національній  валюті”;

302 “Каса в іноземній  валюті”.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки “Операційна каса в національній валюті” та “Операційна каса в іноземній валюті”.

Аналітичний облік може вестися за центрами відповідальності: за кожною операційною касою чи касиром, а також за видами валют.

Синтетичний облік по рахунку 30 “Каса” ведеться в Журналі-ордері №1 та Відомості №1.1.

Записи на рахунку 30 «Каса» здійснюють на основі перевірених відривних  аркушів касової книги і доданих  до них документів на загальні суми за день (або за кілька днів). На цьому рахунку не можна робити жодних бухгалтерських проведень, якщо вони не відображають касових операцій (сторнувань тощо). Усі бухгалтерські проведення мають точно відповідати записам касової книги. Це неодмінна умова для забезпечення готівки.

На рахунку “Каса” у дебеті записують операції надходження  грошей до каси, а у кредиті –  їх вибуття; сальдо може бути тільки дебетове, що відображає залишок грошей у касі.

За дебетом рахунок “Каса” кореспондує  з рахунками “Рахунки в банках”, “Доходи”, “Розрахунки з підзвітними особами”, “Розрахунки з різними дебіторами” тощо.

Записи на кредиті рахунка “Каса”здійснюють в кореспонденції з дебетом рахунків “Розрахунки з оплати праці”; “Розрахунки  з підзвітними особами” (видача підзвітних сум); “Рахунки в банку”; “Загальновиробничі витрати”; “Адміністративні витрати”; “Витрати на збут”; “Розрахунки з різними дебіторами”; “Розрахунки зі страхування” тощо. Бухгалтерські проведення по касовим операціям розглянуті нижче( Табл. 2.1).

В Балансі (ф. № 1) залишки по рахунках 30, 33 відображаються разом із залишками по рахунку 31 "Рахунки в банках" та субрахунку 351 "Еквіваленти грошових коштів", рахунку 35 "Поточні фінансові інвестиції¹' в статті балансу 1165 окремо в національній та в іноземній валюті. В кінці року підприємство складає Звіт про рух грошових коштів (ф. № 3), який призначений для відображення руху грошових потоків в розрізі надходжень та виплат в рамках операційної,інвестиційної та фінансової діяльності.