Методика аудита по расчетам с подотчетными лицами

     Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным  бухгалтером.

     Главный бухгалтер назначается и освобождается  от должности руководителем и  подчиняется непосредственно директору ООО «ТРК «Евразия».

     Главный бухгалтер действует на основании  Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

     Главный бухгалтер руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в  установленном порядке, и несет  ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения  бухгалтерского учета.

     Нами, а именно ИП «Курпилянская» была проведена аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности ООО «ТРК «Евразия» за период с 01.11.09 по 30.11.09г

     Аудиторская проверка планировалась и проводилась  таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская  отчетность не содержит существенных искажений.

     В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен был убедиться  в следующем (задачи проверки):

1. соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;
2. правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям;
3. правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;
4. правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

     1. Проверка аудитором соответствия  выдачи денежных сумм под отчет  установленным правилам

     Организация ООО «ТРК «Евразия» может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Аудитором было установлено что размер денежной суммы и срок, на который она выдается, определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче).

     На ООО «ТРК «Евразия не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

     Аудитором были проверены следующие источники  информации:

     ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с Подотчетными лицами»;

     приказы о выдаче денег под отчет, о  направлении в командировку (форма  Т-9), заявления о выдаче денег  под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

     Аудиторские процедуры, которые были применены  в ходе проверки: просмотр и сравнение  документов, опрос.

     Также аудитор проверил источники информации на характерные для них ошибки, а именно:

1. выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
2. выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее по лученные суммы;
3. выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;
4. систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

     2. Правильность оформления, своевременность  представления авансовых отчетов,  соответствие приложенных к ним  документов нормативным требованиям

     Работники ООО «ТРК «Евразия, получившие денежные суммы под отчет на хозяйственные расходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из междугородней командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.

     В ходе проверки аудитор выявил, что  отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм был совершен путем составления авансового отчета установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет был подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным  бухгалтером) и утвержден руководителем  организации. К авансовому отчету приложены  первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции  к приходным ордерам, проездные  билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы были установленной  формы, и имели все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо.

     Источники информации, которые были проверены  аудитором: авансовый отчет (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.

     Аудиторская процедура аудитора: просмотр документов.

     Также аудитор проверил наличие характерных  ошибок, а именно:

1. списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформленным;
2. списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;-
3. списание подотчетных сумм по первичным документам, выпи санным на другое лицо.

     3. Правильность оформления командировочных  документов и возмещения командировочных  расходов

     Аудитор установил, что направление организацией ООО «ТРК «Евразия своего работника в служебную командировку оформлено командировочным удостоверением установленной формы (командировочное удостоверение может не выписываться при однодневных командировках и при командировках за границу). Командируемому работнику выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, которую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Центральным банком РФ).

     Командировочные расходы ООО «ТРК «Евразия», подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:

1. расходы по проезду;
2. расходы по найму жилого помещения;
3. суточные;
4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.

     Аудитором также проверены порядок и  размеры возмещения командировочных  расходов, которые определены локальным  нормативным актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных расходов ООО «ТРК «Евразия» не менее норм, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

     При заграничных командировках на ООО «ТРК «Евразия» остаток неиспользованного аванса должен быть возвращен работником в кассу организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

     Аудитором были проверены следующие источники информации:       авансовый отчет (форма АО-1) с приложенным к нему командировочным удостоверением (форма Т-10) и иными подтверждающими документами;

     служебное задание на командирование и отчет  об его выполнении (форма Т-10 А);

     локальный нормативный акт (положения, приказы), устанавливающий порядок и размер возмещения командировочных расходов.

     Аудиторские процедуры, проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

     Также аудитор проверил документы на характерные  для них ошибки:

1. отсутствие командировочных удостоверений;
2. отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «прибыл» – «убыл»;
3. несоответствие маршрута командирования, длительности, сроков пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
4. возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа);

     5. правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

     В ходе проверки аудитором установлено  что, аналитический учет расчетов с  подотчетными лицами ведется на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет.

     Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный  срок списываются со счета 71 списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом). Источники информации проверенные аудитором:

1. карточка и ведомость аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
2. бухгалтерская отчетность.

     Аудиторские процедуры проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов.

     Аудитором установлено, что в бухгалтерском  учете ООО «ТРК «Евразия» для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

     На  данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     Также аудитором было установлено, что  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится  в журнале ордере одна строка и  по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на этой же строке. В то же время журнал-ордер  №7 сохраняет шахматную форму  записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. На оборотной  стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные  командировки за отчетный месяц с  начала года, что необходимо для  составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Бухгалтер ООО «ТРК «Евразия» выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а «подотчетник» ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник ООО «ТРК «Евразия» составил авансовый отчет.