Методика аудита по расчетам с подотчетными лицами

     При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц  к авансовому отчету должны быть приложены  платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

     В процессе документальной проверки авансовых  отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника  в командировку по форме  №Т-9 и командировочного удостоверения  по форме Т – 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

     Важным  внутренним первичным документом является служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении по форме №Т-10 а. Этот документ применяется для оформления и  учета служебного задания для  направления в командировку, а  также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник, и подтверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в  кадровую службу  для издания  приказа (распоряжения) о направлении  в командировку по форме №Т-9. Лицом  прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной  работе, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и представляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10)  и авансовым отчетом.

       Особую важность имеет форма  № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении»  с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

       Проверяется наличие оправдательных  документов, подтверждающих командировочные  расхода ( счет, счет –фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

     Согласно  постановлению Госкомстата РФ от 5.01.04. г. № ! « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

• приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т – 9а;
• командировочным удостоверением № Т – 10;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т -10 а;

     По  прибытии из командировки отчет о  выполнении служебного задания согласовывается  с руководителем структурного подразделения  организации и представляется в  бухгалтерию вместе с командировочным  удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет  о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной  командировкой считается поездка  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы.

     Бухгалтеру  следует обратить внимание  на оформление  служебного задания и отчета  о его выполнении в качестве приложения к авансовому  отчету. Отсутствие задания может явиться основанием для того, чтоб признать командировочные  расходы экономически неоправданным. 

     Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина,  дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче – смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

     Обращается  внимание на правомерность  на оформление представительских расходов.

       Представительские расходы могут  быть признаны оправданными, если  имеются в наличии: приказ руководителя  о представительских расходах, перечень  участников мероприятия, программа  мероприятия, авансовый отчет  с прилагаемыми товарными и  кассовыми чеками, закупочным актом   и др. Представительские расходы  должны быть обоснованы сметой  затрат с учетом нормативного  значения, принимаемого для целей  бухгалтерского и налогового  учета. При этом к представительским  расходам можно отнести следующие  затраты:

• По проведению официального приема
• По транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;
• По буфетному обслуживанию лиц участвующих  во встрече во время переговоров;
• По оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

Проверка  расчетов наличными  денежными средствами.

     При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными  денежными средствами, осуществляемых  от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками  или другими кредиторами , но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

     Проверка  организации синтетического и аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами.

     Проверка  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются  записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных  лиц и в оборотной ведомости  или журнале-ордере.

     Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

    Аудиторская проверка заканчивается оформлением  двух итоговых документов — акта аудиторской  проверки бухгалтерского учета и  достоверности отчетности и аудиторского заключения.

      В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

      Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием  которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих  лиц, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством (выявление  хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых  передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр  остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

      После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство  предприятия, рассматривают высказанные  при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт  соответствующие коррективы и подписывают  его.

      Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

      Возможны  четыре вида аудиторских заключений:

• заключение без замечаний (безоговорочное заключение);
• заключение с замечаниями (заключение с оговорками);
• отрицательное заключение;
• заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

      Первый  вид заключения аудиторами дается в  том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво  и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение  маловероятно и, скорее всего, имеет  место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие  исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена  недостаточно профессионально или  недобросовестно.

      Заключение  с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

      Отрицательное заключение дается в случае выявления  серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

      Четвертый вариант завершения аудиторской  проверки возможен, если аудиторам  не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния  бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены  прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую  организацию.

     2.3 Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРК «Евразия».

    Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «ТРК «Евразия» осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

    Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые  отчеты, заявление на выдачу денег  из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими  разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей  и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые  отчеты с документами по другим разделам учета.

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами ООО «ТРК «Евразия», являются:

1. авансовые отчеты;
2. журнал регистрации авансовых отчетов;
3. приказы о направлении сотрудников в командировку;
4. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
5. приказы об утверждении смет представительских расходов.

     Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение  в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

6. Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;
7. Баланс организации, строки 240, 625.
8. отчет о движении денежных средств (форма №4);
9. журнал – ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.