Контроль расчетов с подотчетными лицами

• первый знак – номер нарушения по классификации нарушений;
• второй знак – номер разновидности нарушения;
• третий знак – порядковый номер контрольной процедуры для выявления данного нарушения.

          Таков подход к разработке положений методики проведения проверок с участием ассистента. Разработка практических методик для проверки каждого раздела и объекта учета – дело весьма трудоемкое. В данной работе по описанной выше схеме будет в качестве примера разобрана методика проверки учета расчетов с подотчетными лицами.

          Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны :

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РБ и за границу;
• представительские расходы.

          Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

          Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

          

 

 

 

 

 

 

 

 

           3.2.    Документальное оформление проведения проверки. Хозяйственная ситуация

 

          Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета .

           Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

          Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчете о движении денежных средств (форма № 4);
• главной книге;
• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

          Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом :

1. Нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм:

1.1. Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы; 

1.2. Выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 

1.3. Выдача  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся в срок по ранее  полученным авансам; 

1.4. Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы;

1.5. Списание  подотчетных сумм за счет чистой  прибыли предприятия. 

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов:

2.1. Отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;

2.2. Отсутствие  командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке;

2.3. Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

2.4. Отсутствие  приказов (распоряжений) об оплате  суточных сверх установленных  норм;

2.5. Отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и  сверх норм.

3. Нарушения  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов:

3.1. Нарушение  порядка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

3.2. Некорректное  выделение налога на добавленную  стоимость в суммах командировочных  расходов.

4. Нарушения  при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами:

4.1. Выделение  сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет  в розничной торговой сети;

4.2. Списание  на затраты сумм налога на  добавленную стоимость от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  через подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.

5. Нарушения  порядка учета представительских  расходов:

5.1. Несоответствие  фактического размера представительских  расходов утвержденной смете; 

5.2. Отсутствие  аналитического учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.

6. Нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами 

6.1. Некорректное  составление бухгалтерских проводок  по операциям расчетов с подотчетными  лицами;

6.2. Неправильное  выведение остатков на конец  отчетного периода; 

6.3. Несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере № 7 “Расчеты  с подотчетными лицами” или  других регистрах. 

          Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

         Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.[7, c. 43]

          Рассмотрим методику проведения аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «Траш» и ОАО «Предприятие».

          Разберем хозяйственную ситуацию на предприятии ОАО «Траш». Аудиторская организация должна разработать и документально оформить общую стратегию аудита, которая будет определять его объем, сроки проведения и направления работы, а также содержать указания по разработке детального плана аудита.

После определения общей  стратегии аудита аудиторская организация  должна разработать и документально  оформить план аудита. План аудита представлен  в таблице 1.

 

 

 

 

Таблица 1. Общий план аудита денежных средств на расчетном счете

Аудируемое лицо		Открытое акционерное общество «Траш»
Период аудита		1 квартал 2012 года
Количество человеко-часов		32
Руководитель аудиторской группы		Жиманова Н.Е.
Состав аудиторской группы		Иванова А.В.
Планируемый аудиторский риск		Средний
№	Планируемые виды работ	Срок проведения	Исполнитель	Примечание
1.	Предварительное ознакомление с учреждением, проверка правовой основы деятельности юридического лица.	05.04.12	Иванова А.В.	выборочно
2.	Оценка общего состояния бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности.	07.04.12.	Иванова А.В.	выборочно
3.	Аудит операций по учету денежных средств на расчетном  счете организации.	08.04.12.	Иванова А.В.	выборочно

 

После составления  общего плана аудита составляем программу  аудита, она представлена в таблице 2.

 

Таблица 2 Программа аудита денежных средств  на расчетном счете организации

Проверяемая организация	Открытое акционерное общество «Траш»
Период аудита	1 квартал 2012 года
Количество человеко-часов	32
Руководитель аудиторской группы	Жиманова Н.Е.
Состав аудиторской группы	Иванова А.В.
Планируемый аудиторский риск	Средний

 

№	Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнители	Источник информации
1.	Предварительное ознакомление с учреждением, проверка правовой основы деятельности юридического лица.	05.04.12	Иванова А.В.	Устав предприятия, свидетельство о внесении в Единый государственный реестр, Свидетельство  о постановке на учет в налоговом  органе, лицензии, статистические данные
2.	Оценка общего состояния бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности. - проверка правильности  отражения отдельных хозяйственных  операций в бухгалтерском учете.	07.04.12.	Иванова А.В.	Обороты Главной книги по счетам бухгалтерского учета предприятия за 1 квартал 2012 г., бухгалтерский баланс предприятия  за 1 квартал 2012 г.
3.	Аудит операций по расчетам с подотчетными лицами: - проверка тождественности  показателей первичных учетных  документов регистрам бухгалтерского  учета	08.04.12.	Иванова А.В.	Оборотно-сальдовая ведомость, главная  книга по счетам 71 "Расчеты с подотчетными  лицами " за 1 квартал 2012 г., авнсовые  отчеты и др. первичные учетные  документы за 1 квартал 2012 г.

 

Источники информации: оборотно-сальдовая ведомость  по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"(Приложение 1), журнал –ордер по счету 71 (Приложение 2), карточка счета (Приложение 3), анализ счета (Приложение 4), главная книга (Приложение 5).