Контроль расчетов с подотчетными лицами

          Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.08.2005 № 903 “О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.12.2007) определило источники финансирования заграничных командировок государственных служащих соответствующего уровня и порядок отчетности по таким служебным командировкам.

           Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2006 №721 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь” увеличены устанавливаемые законодательством нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) в иностранной валюте: для руководителей государственных делегаций - 100%; для руководителей правительственных и парламентских делегаций - на 80%; для членов государственных делегаций - на 60%; для членов правительственных и парламентских делегаций - на 50%. В этом же постановлении закреплены некоторые особенности возмещения командировочных расходов (по проживанию и проезду) участникам данных делегаций.

           Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 09.04.2007 № 451 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу работников Национальной государственной телерадиокомпании” кроме возмещения в соответствии с законодательством расходов установлены дополнительные компенсационные выплаты при служебных командировках за границу, если дополнительные расходы осуществлены с разрешения или ведома нанимателя, а именно: по оплате взносов за участие в выставках, международных форумах, симпозиумах и семинарах, включая аккредитацию и стоимость билетов; оплате за получения разрешения на проведение съемок в музеях и закрытых для съемок местах; аренде автомобилей; приобретению горюче-смазочных материалов, парковке, мойке арендованных автомобилей; эвакуации арендованных автомобилей в случае их аварии и технической неисправности; оплате дорожных сборов за арендованные автомобили; оплате факсимильной и спутниковой связи; ремонту оборудования, теле- и радиоаппаратуры. Вышеуказанные компенсационные выплаты производятся при условии представления работником документов (в оригинале), подтверждающих осуществленные расходы.

           Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 29.02.2008). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

           Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

           Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.11.2008) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

           Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь.

           Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим.

           По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.

          Также данный перечень нормативных и законодательных актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных документов, так как расчеты с подотчетными лицами имеют место во всех сферах деятельности.[4, c. 24]

 

 

 

          2 ЗАДАЧИ КОНТРОЛЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПООТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ПРОВЕРКИ, РАЗРАБОТКА ПЛАНА И ПРОГРАММЫ ПРОВЕРКИ, ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

           2.1. Задачи контроля хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

 

           В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

           Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по учету зарубежных командировок.

           Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

- приобретение запасных  частей, материалов, топлива за наличный  расчет, канцелярских товаров, оплата  почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- возмещение командировочных  расходов в пределах Республики  Беларусь, а также при служебных  командировках за границу;

- представительских расходов.

            Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

            Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

            В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки - сплошной или выборочный.

            При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

- соблюдение действующего  порядка выдачи в подотчет  наличных денежных средств;

- наличие случаев выдачи  в подотчет сумм лицам, не  состоящим в списочном составе  организации, и выдачи авансов  без представления отчета по  ранее выданным суммам;

- соблюдение установленных  норм возмещения командировочных  расходов;

- своевременность представления  авансовых отчетов и возврата  неиспользованных сумм:

- наличие случаев возврата  подотчетных сумм без их использования  и возможного скрытого авансирования  подотчетных лиц, наличие случаев  передачи подотчетных сумм от  одного лица другому;

- порядок погашения оправдательных  документов, приложенных к авансовым  отчетам, с целью предотвращения  их повторного использования;

- полноту оприходования  товарно-материальных ценностей,  приобретенных за счет подотчетных  сумм;

- правильность отражения  расчетов с подотчетными суммами  в аналитическом и синтетическом  учете.

           При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.

           Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

           Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

           Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

           Таким образом, отметим, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами.[5, c. 37]

         Каждая хозяйственная операция на предприятии требует надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         2.2. Источники информации по проведению проверки

 

         Источниками информации в ходе проверки являются:

- бухгалтерская отчетность:

- бухгалтерский баланс (форма  №1);

- отчет о движении денежных  средств (форма №4);

- приложение к бухгалтерскому  балансу (форма №5).

- статистическая отчетность:

- Отчет о состоянии  расчетов (форма 12-ф (расчеты)).

- регистры бухгалтерского  учета:

- Главная книга:

- журнал-ордер №7.

- документы:

- приказы и распоряжения  руководителя организации;

- авансовые отчеты с  приложенными к ним оправдательными  документами об использовании  подотчетных сумм;

- отчеты кассира с приложенными  приходными и расходными кассовыми  документами;

- задание на командировку;

- журнал учета работников, выбывающих в командировки;

- перечень лиц, которым  может выдаваться аванс в подотчет  на хозяйственные и представительские  расходы и сроки отчета по  таким суммам;

- данные аналитического  и синтетического учета по  счету 71 «Расчеты с подотчетными  лицами».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

 

          2.3. Разработка плана и программы проверки, организация внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

 

         Планирование - это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

         Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами: