Контроль расчетов с подотчетными лицами

           ВВЕДЕНИЕ

           В Республике Беларусь аудиторская деятельность - явление достаточно новое, обусловленное переходом к рыночной экономике. В начале 90-х годов, когда по мере акционирования предприятий сократилась сфера государственного контроля и ведомственные ревизионные службы прекратили свое существование, начался процесс массового создания аудиторских фирм.

           Аудит - это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке фактов, касающихся функционирования и положения экономического объекта (самостоятельного хозяйственного подразделения) или касающихся информации о таком положении и функционировании, и осуществляемый компетентным независимым лицом, которое, исходя из установленных критериев, выносит заключение о качественной стороне этого функционирования. Главная цель аудита состоит в определении достоверности и правильности финансовой отчетности субъекта проверки, а также контроле за соблюдением клиентом законов и норм хозяйственного права и налогового законодательства.

Потребность в услугах  аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно  занимается управлением предприятием (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства  как потребителя информации о  результатах деятельности предприятий.

           Независимое подтверждение информации о результатах деятельности предприятий и соблюдение ими законодательства необходимо государству для принятия решений в области экономики и налогообложения.

Бюджетные организации являются важными субъектами производственных отношений при любой модели государственного устройства. Они призвано обеспечивать удовлетворение целого ряда общественно  значимых потребностей, таких как  образование, здравоохранение, научные  исследования, социальная защита, культура, государственное управление и д.р.

В процессе функционирования каждого предприятия возникают  вопросы, связанные с расчётами  с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки. 
Статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. 
           Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по Беларуси, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

           Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

           Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Отсюда ещё одна цель работы - осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы.

           В условиях перехода к системе рыночного хозяйствования в соответствии с изменениями в экономическом и социальном развитии страны, существенно меняется и политика в области расчетов с подотчетными лицами, социальной поддержки и защиты работников.

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей  с целью ускорения расчетов и  снижения издержек, связанных с оформлением  безналичных операций.

           Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.

           Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Данный вид расчетных операций остается весьма актуальным как для работников бухгалтерии, так и для самих подотчетных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

           Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

           Цель данной работы - изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие.

           Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

           Слово «ревизия» происходит от латинского слова revision, что означает «пересмотр». Ревизия - это система мер по осуществлению документальной и фактической проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий за определённый период с целью установления законности, достоверности и экономической целесообразности произведённых хозяйственных операций.

           В теории и практике контрольно-ревизионной деятельности различают несколько видов ревизий, которые принято классифицировать по определённым признакам.

           В зависимости от органов, которые осуществляют ревизии, их делят на вневедомственные, ведомственные, внутрихозяйственные и смешанные.

           Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия. [1, c. 26]

           Предмет исследования - определение стадий, этапов и методик проведения ревизии операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

            Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

           Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения ревизии расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов.

           Объектом исследования данной работы является процесс проведения ревизии на предприятии в современных условиях.

           Цель: рассмотреть ревизию расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

          Задачи: Ревизия командировочных, хозяйственных, представительских расходов.

           1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.АННОТИРОВАННЫЙ ОБЗОР ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ И НОРМАТИВНОЙ БАЗЫ ПО ТЕМЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

           1.1.Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами

           Подотчётными лицами называются штатные работники хозяйствующего субъекта, получающие наличные деньги из кассы авансом для их использования в интересах организации. Расчёты с подотчётными лицами возникают, в основном:

• по командировочным расходам,
• по хозяйственным расходам.

          Подотчётные суммы могут выдаваться сотрудникам по приказу или распоряжению руководителя предприятия в определённых целях и на определённый срок. По факту использования подотчётной суммы по назначению, подотчётное лицо составляет первичный документ — авансовый отчёт, к которому прикладывает документы, подтверждающие расход.

           При ревизии расчётов по командировочным расходам целесообразно убедиться в выполнении следующих правил:

1. Продолжительность командировки не превышает срока, указанного в приказе на командирование; а также законодательно установленного максимального срока командировки, расходы на которую могут быть отнесены на себестоимость.
2. Если пункт командировки расположен так, что по условиям транспортного сообщения работник может ежедневно возвращаться домой — оплата суточных и найма жилого помещения не производится.
3. В служебную командировку могут направляться только штатные работники предприятия (исключая работающих по договору подряда).
4. Для командировки работнику выдаётся командировочное удостоверение и издаётся приказ о его командировке. На их основании работник может получить аванс на командировочные расходы.
5. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении записями отправляющей и принимающей стороны о днях выбытия и прибытия в каждый пункт. Записи заверяются печатью.
6. По возвращении из командировки работник обязан в трёхдневный срок представить на утверждение руководителю предприятия авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и оправдательных документов.

          В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения и его бронированию;
• по проезду к месту командировки и обратно на воздушном, железнодорожном, водном или автомобильном транспорте (кроме такси);
• по бронированию авиабилетов, обязательному страхованию пассажиров, сборам за предварительную оплату билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями, проезду в аэропорт, провозу багажа;
• суточные за время нахождения в командировке, включая полностью сутки отъезда и сутки приезда.

           При выдаче денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы организация обязана:

1. Определить сумму подотчётных средств, цель и срок, на который она выдаётся.
2. Получить от подотчётного лица отчёт о расходах не позднее трёх рабочих дней по истечению срока аванса.
3. Выдавать денежные средства работнику под отчёт только при условии сдачи им отчёта по ранее выданному авансу.
4. Запретить передачу подотчётных денежных средств от одного лица другому. [2, c. 89]

          В организации должен быть утверждённый руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчёт наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Наиболее  часто встречаются следующие  нарушения:

• выдача денег под отчёт лицам, не являющимся постоянными работниками организации,
• выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
• выдача денег под отчёт лицам, не указанным в утверждённом списке авансодержателей.

           Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы.

          Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.