Компьютеризация бухгалтерского учета

       КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ – проникновение вычислительной техники и компьютерных технологий в различные сферы человеческой жизнедеятельности. Начало этого процесса можно отнести к 40-м гг. XX в., когда в СССР и США были созданы компьютеры для моделирования процессов цепной реакции ядерного деления.  Компьютерные системы бухгалтерского учета  прошли большой исторический путь становления и развития. Рынок компьютерных систем   бухгалтерского  учета начал формироваться с конца 80-х годов[22].              

        Сегодня существует большое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета: от средств автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до полнофункциональных компьютерных систем бухгалтерского учета в составе информационных средств предприятия.

Задачи  компьютеризации  бухгалтерского учета:

• обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности;
• получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на её основе необходимых управленческих решений;
• интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
• получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;
• автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета;

          Бухгалтерский учет в России начинает постепенно отвечать требованиям международных стандартов, что влечет за собой появление новых знаний у бухгалтера, который перестает быть узким специалистом. Возрастают требования к объективной оценке финансового положения своего предприятия, а отсюда повышаются требования к квалификации бухгалтера, способного осуществить финансовую стратегию предприятия. Значительно расширяется круг его деятельности. На современном этапе экономического развития бухгалтер в равной мере должен владеть методами оперативного, бухгалтерского учета и финансового анализа. В новом качестве он может быть назван «финансовым менеджером», «бухгалтером-аналитиком». Овладение новыми методами работы немыслимо без использования вычислительной техники, освобождающей от рутинной счетной работы. Бухгалтер непосредственно участвует в вычислительном процессе и несет за него полную ответственность. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышению оперативности и достоверности учетных данных[21, стр. 6-7].  

    2.3. Организация компьютерных систем в бухгалтерском учете 

       В современных автоматизированных информационных системах (АИС) используются персональные компьютеры (ПК). Они установлены на рабочих местах пользователя и осуществляют децентрализованную обработку экономических задач.

        Объединение ПК в локальную вычислительную сеть (ЛВС) в пределах организации обеспечивает полную автоматизацию функций управления. Автоматизированные рабочие места (АРМ) - элемент новой информационной технологии, которая обеспечивает эффективную организацию труда специалистов.

      АРМ бухгалтера — это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного персонала. За бухгалтером остается лишь небольшая часть ручных операций и принятие управленческих решений. К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное и технологическое обеспечения. Каждый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (программы, база данных), записанных на жестком диске, дискетах, CD-ROM[21, стр. 12-13].

       Создание АРМ бухгалтера основано на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, компьютеризации основных учетных функций, безбумажной технологии ведения бухгалтерского учета, рациональном объединении распределенной, децентрализованной и централизованной систем обработки учетной информации.

Классификация АРМ представлена на рисунке 2.1. 

Рис. 2.1 Классификация АРМ 

           Многочисленные публикации по вопросам создания АРМ для обработки учетной информации дают возможность классифицировать их по уровню управления:

• АРМ высших руководителей, включая главного бухгалтера, а также руководителей среднего и нижнего уровней управления;
• АРМ специалистов (АРМ бухгалтера и экономиста; нормировщика, диспетчера, инженера, технолога и др.);
• АРМ технических исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца, оператора и др.)[9].

             Применение современных персональных компьютеров позволяет организовать децентрализованную систему обработки учетных данных и осуществить интеграцию информационной базы данных для отражения хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета.       Важнейшим преимуществом является возможность использования ПК на малых и средних предприятиях. При децентрализованной обработке отдельных учетные задачи решаются на конкретных специализированных АРМ, а затем данные с этих АРМ передаются на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Такая организация обработки приводит к сокращению сроков обработки, повышает оперативность и достоверность учетных данных. АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осуществлять поиск информации. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения в учете. В то же время применение ПК изменяет методы формирования первичной учетной документации. Осуществляется переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы — автоматизации первичного учета. Создана новая диалоговая форма автоматизированной формы учета. Она позволяет организовать информационно-справочное обслуживание путем получения информации, хранящейся в базе данных ПК. Это обеспечивает оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Так, бухгалтер может получить на любую дату оборотно-сальдовый баланс, просмотреть состояние проводок в журнале хозяйственных операций по какому-либо признаку (дате, поставщику и т.д.).

         Кроме того, сеть АРМ позволяет  производить комплексную интегрированную  обработку всех учетных задач,  а также интеграцию с другими  функциями управления[21, стр.8-9].

        При применении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим образом:

• основной обязанностью бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке, становится обработка локальной информации на относительно небольшой информационной базе;
• или информация поступает в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;
• обработка документов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок;
• обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ней в системе[9].

    2.4. Основные современные бухгалтерские программы 

       Можно выделить несколько классификационных признаков пакетов бухгалтерского учета. Основным классификационным признаком является ориентация на размер предприятия и состав выполняемых функций. По этому признаку выделяют 4 группы пакетов:

• мини-бухгалтерии;
• интегрированные системы;
• комплексы АРМ;
• корпоративные системы.

       Мини-бухгалтерии предназначены для автоматизации учета на малых предприятиях, не имеющих на балансе большого числа объектов, не обладающих товарными запасами широкой номенклатуры, с числом бухгалтеров 1–2 человека. Основой всех пакетов является отражение финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок в едином журнале операций без выделения отдельных участков учета. На основании этих проводок получают всевозможные регистры и отчеты. Натуральный учет в таких программах обычно не ведется. Сюда можно отнести базовые версии программ «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо-Бухгалтер», «БухСофт» и некоторые другие, но возможности версий ПРОФ этих программ гораздо шире.

       В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование многоуровневых субсчетов. Несколько по-другому ведется аналитический учет в «1С: Бухгалтерии». Здесь наряду с тремя уровнями субсчетов, используются так называемые «субконто» - виды объектов аналитического учета. Субконто «привязываются» к различным счетам и субсчетам. Например, к субсчету 10.1 привязаны субконто «Материалы» и «Места хранения», а к счету 43 субконто «Номенклатура» и «Места хранения»[11]. Такая организация позволяет вести многомерный учет, то есть подводить итоги и по синтетическим счетам и по каждому субконто.

        Интегрированные системы выполняются в виде одного модуля. Они используются на малых и средних предприятиях, иногда на крупных. По сравнению с мини-бухгалтериями они обладают большей глубиной аналитического учета и развитыми функциями натурально-стоимостного и инвентарного учета. Интегрированные системы поставляются и в сетевом варианте, но на каждый компьютер устанавливается вся система. Для того чтобы отразить специфику различных участков учета в проводки включается различная дополнительная информация, необходимая для организации развитого аналитического учета. Так, например, в системах «Парус», «1С: Предприятие» базовым элементом является не сама проводка, а запись о хозяйственной операции, которая может содержать не одну, а несколько проводок.

        Классическими представителями этой группы программ являются программы фирмы «Парус». По функциональным возможностям к этому классу можно отнести ПРОФ-версии бухгалтерских конструкторов "1С: Предприятие", "Инфо-Бухгалтер", "Турбо-Бухгалтер" (фирма ДИЦ).

         Комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) ориентированы на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами явно разделены. В такие комплексы входят отдельные АРМ по участкам учета (основные средства, зарплата, товарно-материальные ценности, финансовые результаты и т. п.). Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты, а по мере необходимости докупать и другие модули. Здесь нет единой модели представления данных: на каждом АРМ реализованы специфические функции обработки первичных документов и выдачи отчетных форм.     Системы данного типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой бухгалтерии. Данные с отдельных АРМ передаются на АРМ сводного учета по сети.

     Здесь можно привести примеры таких  систем, как БЭСТ (фирма "Интеллект-Сервис"), "ФинЭко" (фирма "Авер"), «Бухгалтерия-супер» (фирма «Инфин») фирма «КомТех» (фирма «Бухгалтерия Комтех»), примерами отечественных систем подобного класса являются "Галактика", "Флагман" (фирма "Инфософт"), NS2000 (фирма "Никос-Софт"), «Парус 8 on Oracle» (корпорации «Парус»).

       Цены комплексов АРМ выше, чем цены интегрированных систем. Однако функции конкретных разделов учета реализованы более наглядно, ведется развернутый аналитический учет по всем участкам. Это позволяет осуществлять комплексную автоматизацию бухгалтерского учета.

       Корпоративные системы предусматривают организацию сложной многоуровневой ЛВС с распределенной базой данных и установку АРМ в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информацией. Системы отличаются высокой стоимостью (до миллиона долларов) и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Внедрение систем производится консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ» на базе типового ядра.

       Из зарубежных разработок получили всемирную известность корпоративные системы R/3, Scala, R/Style, Concorde XAL, AXAPTA.

       Особое место занимают инструментальные системы или бухгалтерские конструкторы. По функциональным возможностям они относятся к интегрированным системам, но пользователь инструментальных систем может самостоятельно описывать расчетные алгоритмы, макеты ввода документов, правила построения отчетов на специальном входном языке. Огромное количество бухгалтерий пользуются программами “1С: Бухгалтерия”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо-Бухгалтер”. Эти программы столь популярны, во-первых, благодаря невысокой цене, во-вторых, простоте освоения и использования базовых возможностей программ. В течение последних нескольких лет самым покупаемым классом бухгалтерских программ является класс интегрированных инструментальных систем, включающих мощные средства макропрограммирования. Ежемесячно продается такое количество копий всех разновидностей “1С: Предприятия”, которое превосходит 2-3-летний тираж многих других программных продуктов для бухгалтерии.

      Базовые возможности этих программ хотя и невелики, но позволяют сразу же приступить к работе без чтения документации и подготовительных работ. И, наконец, популярность обусловлена наличием у них развитых средств настройки, которые позволяют самим пользователям или дилерам фирм приспосабливать их к нуждам конкретных бухгалтерий.

       Цены на инструментальные системы невысоки, но следует учесть, что деления по участкам учета в этих программах нет. Все данные вводятся в общую книгу учета хозяйственных операций. Для учета специфики документооборота бухгалтерии надо настроить программу самостоятельно или оплатить дополнительные услуги дилеру[21, стр. 10-11].

    По  результатам опроса, проведенного на сайте www.klerk.ru, наиболее популярной программой для бухгалтерского учета является «1С:Бухгалтерия». Рейтинг бухгалтерских программ по результатам данного опроса представлен на рисунке 2.2[14].