Инвентаризация МПЗ и отражение её результатов в учёте

Плановые инвентаризации основных средств не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет.

Годовая инвентаризация проводится перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Она является наиболее продолжительной  и трудоемкой, так как проверяется  все имущество организации. Для  облегчения проведения годовой инвентаризации отдельные виды имущества разрешается  инвентаризовать раньше, но с определенными  условиями: основные средства инвентаризуют  не ранее 1 ноября, вложения во внеоборотные активы – не ранее 1 декабря, товары, готовую продукцию, производственные запасы – не ранее 1 октября и.т.д. 

Повторная инвентаризация может проводиться  после любой уже проведенной  инвентаризации. Причина повторной  проверки – сомнения в качестве проведенной инвентаризации.

Контрольно - перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Ее цель – оперативный контроль за проходящей (текущей) инвентаризацией. Она должна охватывать не менее 10% проверенных материальных ресурсов или обязательств. При выявлении расхождений в результатах руководитель организации должен потребовать письменные объяснения от лиц, которые проводили инвентаризацию ранее, а также и от материально ответственных лиц. В случае обнаружения фактов приписок и других злоупотреблений руководитель распускает инвентаризационную комиссию и решает вопрос о привлечении виновных к ответственности. После этого назначается новая комиссия.

Таким образом, своевременное и качественное проведение инвентаризации товарно-материальных запасов обеспечивает достоверность  учетных данных фактического наличия  МПЗ, их состояния и сохранности, а также правильность отнесения их стоимости на расходы предприятия.

Последствия влияния результатов инвентаризации ТМЗ на показатели деятельности предприятия  определяются следующим. В результате инвентаризации товарно-материальных запасов выявляется недостача или  излишки некоторых товаров. Это  позволяет правильно скорректировать  наличие остатков товаров. При помощи инвентаризации организация осуществляет полный и точный контроль за наличием товарно-материальных запасов, а также правильность их отражения по данным бухгалтерского учета. Инвентаризация выявляет малоходовые, неполноценные, залежавшиеся и совершенно не пригодные для использования товара, а также товары устаревших фасонов и моделей, товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, что очень важно для разработки мер по ликвидации сверхнормативных товарных запасов. Инвентаризация выявляет правильность и условия хранения товарно-материальных запасов, а также происходит проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за ценностями.

Также во время  инвентаризации выявляется честность  и надежность материально-ответственных  лиц. Их ответственность к подходу  хранения и учета товарно-материальных запасов.

 

 

2. Порядок и организация проведения инвентаризации МПЗ в организации.

2.1. Порядок проведения инвентаризации МПЗ

Порядок проведения инвентаризации и отражение  в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина  РФ от 13.06.1995 года №49 «Об утверждении  методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается  конкретное содержание, объем, порядок  и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После  подписания руководителем приказ вручается  председателю инвентаризационной комиссии.

Данный  приказ регистрируют в Журнале учета  и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До  проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить  следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории  организации, оборудованы ли помещения  пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и  правильно ли оформлены договоры  о полной индивидуальной или  бригадной материальной ответственности  с работниками, которым переданы  ценности для сохранения и  использования;

3) соответствуют ли должности материально  ответственных лиц утвержденному  перечню должностей и работ,  замещаемых и выполняемых работниками,  с которыми организацией могут  заключаться письменные договоры  о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным  лицам условия для обеспечения  сохранности материальных ценностей,  имеются ли закрываемые складские  помещения, шкафы, сейфы, емкости  для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения  материальных ценностей необходимыми  измерительными приборами;

6) существует ли контроль над  порядком вывоза ценностей из  организации и выдачей доверенностей  на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные  ценности, принадлежащие третьим  лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя  постоянно действующая комиссия  для проверки сохранности материальных  ценностей.

Руководитель  организации должен обеспечить условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и  структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее  двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально  ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием  сроков заполнения.

Материально ответственное лицо перед проведением  инвентаризации должно подготовить  все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные  документы.

Комиссия  проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

- опломбирует помещения, в которых  находятся материальные ценности;

- проверяет весы, мерную тару;

- получает от материально ответственных  лиц отчет с документами, подтверждающими  движение товарно-материальных ценностей,  а также расписку в том, что  к началу проведения инвентаризации  все расходные и приходные  документы на товарно-материальные  ценности сданы в бухгалтерию  и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность,  оприходованы, а выбывшие списаны  в расход.

После осуществления всех необходимых  подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и др.) эти ценности показаны.

 

 

 

2.1.  Документальное оформление инвентаризации основных средств и ее результатов.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов  в бухгалтерском учете организации  применяются типовые унифицированные  формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 года №88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Формы инвентаризационных описей и актов  инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88, в частности:

Наименование документа	Номер формы
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ -3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное  хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ -6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	ИНВ-8
Инвентаризационная опись драгоценных  металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий  из них	ИНВ-9

 

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений фактических  данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость  «Сличительная ведомость результатов  инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце  отчетного года результаты всех проведенных  инвентаризаций обобщаются в ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26).

До  составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу  товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе  другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в  пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с  их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Сличительные  ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.

На  ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная  комиссия обязана выявить причины  недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утверждаемым руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1) излишек имущества приходуется  по рыночной стоимости имущества на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации- на увеличение финансирования (фондов);

2) недостача имущества и его  порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).

 

 

3. Отражение результатов инвентаризации ПМЗ средств в учете.

 

3.1. Выявление результатов инвентаризации  собственных ТМЗ и отражение их в учете.

Результаты  инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить, причины, по которым необходимо внести уточняющие записи в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения  в учете результатов инвентаризации.