Инвентаризация имущества и обязательств: порядок проведения и отражения в учете

        по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими, их заменяющими документами;

        по отгруженным - копиями предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей);

        по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;

        по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

Инвентаризация материально-производственных запасов проводится путем осмотра каждого предмета. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Для учета фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям организации инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись, используется инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями  по месту их нахождения.

Данные формы № ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма №  ИНВ-3). Она применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4) используется при оформлении инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей. При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, используется инвентаризационная опись формы № ИНВ-5. Для описи товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, используется акт инвентаризации (форма ИНВ-6).

Акт инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (формы № ИНВ-8, ИНВ-9) применяется при инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий их них во всех местах хранения и непосредственно в производстве.

Особенности инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней определены инструкцией о порядке учета и хранении драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них,  и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации от 29 августа 2001 г. № 68н,  и инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей Государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации 13 апреля 1992 г. № 326.

Номенклатура изделий и полуфабрикатов из драгоценных металлов, драгоценных камней и природных алмазов и последовательность расположения их устанавливается в зависимости от наличия ассортимента изделий и полуфабрикатов в организациях.

Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) применяется для оформления данных  инвентаризации основных средств.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

        наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

        наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

        наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Если обнаружены расхождения и неточности в регистрах бухгалтерского учета или технической документации, необходимо внести соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют  или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации, инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляются отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или аренду.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр описи высылают в адрес арендодателя.

В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам.

По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

При инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок  и других объектов основных средств составляется акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10). Она заполняется на основании проверки состояния работ. В случае выявления необоснованного перерасхода выявляются его причины и производятся соответствующие исправления в бухгалтерском учете.

Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма № ИНВ-1а)  применяется для оформления данных инвентаризации нематериальных активов, поступивших для применения в организацию. Порядок отнесения объектов к нематериальным активам и их состав регулируются законодательными и другими нормативными актами.

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

        наличие документов, подтверждающих права организации на его применение;

        правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Инвентаризационная опись подписывается ответственными лицами и лицом, ответственным за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы.

При выявлении нематериальных активов, не отраженных в бухгалтерском учете, комиссия должно включать их в инвентаризационную опись.

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

 правильность оформления ценных бумаг;

 реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

 сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

 своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам .

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средства в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк - депозитарий - специализированное хранилище ценных бумаг), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации,  с данными выписок этих специальных организаций.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений с учетными данными.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

На последней странице формы перед подписью председателя  комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным письмом Банки России от 04 октября 1993 г. № 18.

При подсчете фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и т.д.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в пути, производится путем сверки числящихся сумм на счета бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках  на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счета по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками. Депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по оплаченным товарам, находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.