Бухгалтерский управленческий учет на стадии снабжения

     Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

     5. Закупка товара с немедленной  сдачей.

     Сфера применения этого метода — покупка  нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

         Товар заказывается тогда, когда  он требуется, и вывозится со  складов поставщиков.

     Недостаток  этого метода — в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов  и множеством поставщиков. [3. c. 68] 

     

3. Документальное  оформление закупок 

     В условиях рыночной экономики использование  большинством фирм сложившихся ранее  документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) во многих случаях  уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить:

     1. Название документа

     В целях выделения бланка заказа среди  других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

     2. Порядковый номер

     Порядковый  номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

     3. Название и адрес компании

     Эти сведения информируют поставщика о  том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

     4. Ответственность за заказ

     В бланке заказа укажите должностное  лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

     5. Дату, наименование и адрес поставщика

     6. Сроки поставки и количество  поставляемых товаров

     7. Описание товаров

     Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

       8. Адрес поставки

     В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

       9. Цену

     В бланке заказа должна быть проставлена  цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

     10. Расчетный счет

     Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

     Зарубежные  фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

     Экземпляр 1 (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает  поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

     Экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и  является основанием для оплаты счета.

     Экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел  материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

     Экземпляр 4 (зеленый) — оставляется для  контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

     После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

     В зависимости от особенностей фирмы  количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок. [4, с. 56-59]

     Схема документооборота представлена в приложении 3.  

     

4. Определение и выбор поставщика

     Для поиска поставщиков используется стандартная  схема, состоящая из четырех этапов:

     1 этап — поиск потенциальных  поставщиков. 

     Для поиска потенциальных поставщиков  используется следующий механизм действий:

• проведение конкурсов (тендеров);
• изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);
• посещение ярмарок, выставок;
• личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные обзвоны, деловые встречи).

     Конкурсные  торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы  на большую денежную сумму или  наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик  получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель  решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая  наилучшего поставщика. Проведение тендера  осуществляется по следующей схеме:

• формирование условий тендера;
• разработка и публикация тендерной документации;
• рекламная кампания;
• проверка оценочной квалификации участников тендера;
• проведение анализа тендерных предложений;
• определение победителя тендера.

     По  итогам первого этапа формируется  список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

     2 этап — проверка поставщиков. 

     Одним из условий долгосрочной работы с  новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать вашим долгосрочным поставщиком, становиться вашим  партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:

• личная встреча с руководством компании;
• финансовая отчетность поставщика;
• местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации;
• информационные агентства;
• государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

     В большинстве своем отечественные  предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

     3 этап — анализ потенциальных  поставщиков. 

     Получив список потенциальных поставщиков  после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании  различных критериев, позволяющих  осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может  быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных  поставщиков является ценой и  качеством продукции, а также  надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.

     К другим критериям относятся следующие:

• финансовое положение поставщика;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие резервных мощностей;
• повышение качества выпускаемой продукции;
• удаленность поставщика от потребителя;
• организация управления качеством у поставщика;
• способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;
• профессиональный уровень персонала;
• текучесть кадров и др.

     В результате проведенного анализа потенциальных  поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

     4 этап — оценка надежности поставщика.

     По  результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для  этого разрабатывается специальная  шкала оценки, позволяющая насчитать  рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

     Закупаемые  товары, сырье и комплектующие  изделия, как правило неравнозначны  с точки зрения целей производственного  или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного  процесса (равно как и дефицит  некоторых товаров в торговле — к резкому падению прибыли  торгового предприятия). Главным  критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

     Алгоритм  определения надежности поставок:

• Сопоставление даты поставки плановой и фактической.
• Определение времени опоздания.
• Сопоставление объемов поставки: планового и фактического.
• Выявление случаев недопоставки продукции.
• Определение объема недопоставки продукции 
• Определение условного опоздания в случае недопоставки 
• Определение общей величины опозданий 
• Определение количества случаев отказа.
• Определение общей величины отказов
• Определение интенсивности отказов 
• Определение коэффициента готовности поставок 

     Чем выше коэффициент надежности снабжения, тем надежнее снабжение.

     Если  закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного  или торгового процесса, то при  выборе их поставщика главным критерием  будут служить затраты на приобретение и доставку. [5]

     Получение и оценка предложений

     Процедура получения и оценки предложений  от потенциальных поставщиков может  быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

     1. Конкурсные торги.

     2. Письменные переговоры между  поставщиком и потребителем. Конкурсные  торги (тендеры) — распространенная  форма поиска потенциальных поставщиков.  Конкурсные торги проводят в  случае, если предполагается закупить  сырье, материалы, комплектующие  на большую денежную сумму  или предполагается наладить  долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

         Проведение тендера включает  следующие этапы:

     1. Реклама.

     2. Разработка тендерной документации.

     3. Публикация тендерной документации.

     4. Приемка и вскрытие тендерных  предложений.