Бухгалтерский управленческий учет на стадии снабжения

     - финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;

     - наличие резервных мощностей; 

     - сроки выполнения экстренных  заказов; 

     - организация управлением качеством; 

     - удаленность поставщика от потребителя. 

     В результате анализа потенциальных  поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводиться работа по заключению договорных отношений.

     Реализация  данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться  оформлением договорных отношений, то есть заключение контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные  связи, рационализация которых также  является задачей логистики.

     Договор включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки  материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.

     Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

     Существенной  частью заготовительной деятельности является экономические расчеты, так  как необходимо точно знать, во что  обходятся те или иные работы и  решения. При этом определяют следующие  виды затрат:

     - на выполнение заказа по основным  видам материальных ресурсов;

     - на транспортировку, экспедирование  и страхование; 

     - на грузопереработку;

     - по контролю за соблюдением  условий договора поставки;

     - на приемку и проверку материальных  ресурсов;

     - на поиск информации о потенциальных  поставщиках. [1, с.68-69] 

2. Служба закупок на предприятии 

     В соответствии с концепцией логистики  в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

     Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

     — что закупить;

     — сколько закупить;

     — у кого закупить;

     — на каких условиях закупить.

     Кроме того, необходимо выполнить работы:

     — заключить договор;

     — проконтролировать исполнение договора;

     — организовать доставку;

     — организовать складирование.

     Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей  природе. В России их решение осложнено тем, что  в недавнем прошлом предприятия  эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

     Рассмотрим  два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

     В приложении 1 представлен вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим,    задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по  производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

     Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

     Другой вариант, представленный в приложении 2, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому  снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда. [1, с. 73-77] 

 

2. Методологические  основы организации  планирования снабжения
1. Анализ, определение потребности и расчёты количества, заказываемых материалов 

     В процессе планирования закупок необходимо определить:

     — какие материалы требуются;

     — количество материалов, которые понадобятся  для производства продукта;

     — время, когда они понадобятся;

     — возможности поставщиков, у которых  могут быть куплены товары;

     — требуемые площади ваших складских помещений;

     — издержки на закупки;

     — возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

     Существует  множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

     Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.

     Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

     Брутто-потребность  переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

     — наличный запас;

     — плюс уже заказанные материалы и  уже запланированное собственное производство;

     — минус уже предназначенный для  предыдущей серии продукции заказ.

     На  основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время  с момента подачи заказа до момента  поставки продукта.

     Преимущество  применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

     Если  спрос потребителей колеблется, следует  пользоваться методом сглаживания таких колебаний.

     Применение  этого метода целесообразно в  случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

     Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде  и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

     Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + ах (фактическое потребление в предшествующем периоде - прогноз на предшествующий период).

     Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

     В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах:

       — детерминированный; 

     — стохастический;

     — эвристический.

     Первый  используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй — когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

     Все рассмотренные методы определения  количества, времени и периодичности  закупок имеют свои достоинства  и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг  или определении потребностей в материалах. Выбор зависит от:

     — профиля фирмы;

     — возможностей заказчика;

     — типа изделий;

     — наличия и вида складов;

     — системы контроля за состоянием запасов. [2, с. 116-118] 

     

2. Определение метода закупок

     Выбор метода закупок зависит от сложности  конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов. Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки;
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

     У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Наиболее часто используемые методы:

     1. Закупка товара одной партией

     Метод предполагает поставку товаров большой  партией за один раз (оптовые закупки).

     Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

     Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.              

     2. Регулярные закупки мелкими партиями.  В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

     Преимущества  таковы: ускоряется оборачиваемость  капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских  помещений; сокращаются затраты  на документирование поставки, поскольку  оформляется только заказ на всю поставку.

     Недостатки: вероятность заказа избыточного  количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

     3. Ежедневные (ежемесячные) закупки  по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

• полный перечень товаров;
• количество товара, имеющегося на складе;
• требуемое количество товаров.

     Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

     4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
• оплачивается только поставленное количество товара;
• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.